La crescente applicazione delle transazioni elettroniche e gli ottimi risultati ottenuti, sia in termini negoziali che di processo, hanno generato un acceso dibattito circa la fattibilità di estendere lo strumento in ambito flotte aziendali. Si tratta, per certi versi, di una discussione in parte superata: numerose aziende italiane, infatti, hanno già optato per l’astaon line da tempo, dichiarando inoltre di avere beneficiato di ottimi risultati complessivi. Tuttavia, gli interrogativi di molti e lo scetticismo di alcuni sono parimenti un fatto che merita approfondimento. In primo luogo le aziende con flotta si possono nettamente dividere tra favorevoli alle aste e contrarie. Da un lato, chi ha scelto di utilizzare le aste ha ottenuto grandi risultati e non sembra nemmeno considerare l’ipotesi di ritornare sui propri passi; dall’altro lato chi non ha mai utilizzato questi strumenti sembra restio anche solo ad approfondire il tema. In secondo luogo la tipologia delle argomentazioni: in prevalenza non un confronto tecnico, ma piuttosto una sorta di posizione filosofica. E cioè, non tanto l’individuazione e la disamina dei pro e dei contro, quanto una generica e astratta elencazione del perché le aste funzionano o non funzionano. Da ultimo, gli attori coinvolti nel dibattito: è forse il punto più interessante e certamente chiarisce e influenza notevolmente i due precedenti. Il fornitore di flotte aziendali, come per esempio il noleggiatore, esprime naturalmente un giudizio negativo sulla negoziazione elettronicaperché innesca una forte componente concorrenziale che causa una diminuzione nel canone e una perdita secca di marginalità. L’argomentazione più frequentemente utilizzata si riassume con il seguente slogan: il servizio di noleggio non è una commodity. I partner del noleggiatore (OEM e concessionario) sono ugualmente non favorevoli. L’argomentazione non può essere la medesima perché per loro l’auto è una commodity, normalmente prevalgono motivazioni riconducibili a un generico tema di servizio che, secondo la loro tesi, mal si concilierebbe con lo strumento della negoziazione. Ci sono poi i consulenti: laddove la flotta è di una certa dimensione, è frequente vedere un loro coinvolgimento nella scelta se utilizzare o meno un’asta elettronica di acquisto. La reazione è diversa in funzione della tipologia di consulente: nel caso di una società di fleet management è più probabile riscontrare un giudizio non favorevole a causa del timore di una riduzione degli incarichi (quanto meno la parte di supporto legata all’acquisizione) e di una disintermediazione (quanto meno in termini di conoscenza dei player e di re lazione con gli stessi); nel caso di una società di consulenza direzionale è più frequente riscontrare apertura e un invito all’azienda cliente a valutare le potenzialità offerte dalle negoziazioni elettroniche. I fornitori di servizi di e-procurement, invece, sono ovviamente favorevoli e non solo allo scopo di promuovere i loro servizi. Infatti, quella delle flotte aziendali è una delle categorie più “liquide”: questa denominazione sta a indicare che la categoria è molto conosciuta (e si registra la presenza, nell’organizzazione del marketplace on line, di professionisti competenti che ne conoscono le logiche di acquisto) e mappata (ci sono capitolati già disponibili, con relativi SLA – Service Level Agreement). Soprattutto, si effettuano regolarmente attività di RFx (Request for Information e Request for Quotation) o di negoziazione. In questo contesto, dunque, il fleet manager riceve una serie variegata di stimoli discordanti. Per posizionare correttamente questi spunti è necessario analizzare in modo approfondito le due correnti di pensiero e comprenderne le ragioni attraverso una disamina delle principali argomentazioni utilizzate, focalizzandosi sui diversi aspetti rilevanti per un fleet manager in fase di acquisizione: tempi, presidio processo, trasparenza, aspetti economici e così via.
Soluzioni on line applicate alle flotte aziendali
Esiste un’ampia letteratura, di buona qualità e disponibile anche su web, che analizza vantaggi e benefici ottenibili dalle negoziazioni elettroniche, elencando numerose società che hanno da tempo optato per questo strumento di procurement. I diversi attori che prendono parte a questo business model (fornitore di servizi on line, società che acquista, consulenti e in alcuni casi anche i fornitori più evoluti che hanno istituito un vero e proprio canale di vendita ad hoc) concordano sulle enormi potenzialità e sulle possibilità reali di raggiungere una classica situazione win-win, laddove l’efficienza del processo, la riduzione delle tempistica e la canalizzazione dei volumi rappresentano un vantaggio per tutti i diversi player.
È possibile, in particolare, individuare quattro categorie di vantaggi che le società acquirenti dichiarano di perseguire. Il punto più interessante (e meno considerato in letteratura) è accompagnare l’elenco degli stessi con una breve disamina circa la loro applicabilità e “replicabilità” in ambito di fotte aziendali.
a) Vantaggi di processo: strutturazione dell’intero processo negoziale e maggiore grado di presidio. Tanto le RFx quanto la negoziazione in senso stretto consentono di supportare in modo ottimale tutte le fasi di individuazione del fornitore, scouting e trattativa commerciale connesse a un servizio in cui vi sono numerosi elementi che contribuiscono alla configurazione del prezzo (i modelli in car policy, i servizi richiesti, i diversi livelli di servizio) e un gran numero di combinazioni possibili. Quali i vantaggi? I template di offerta utilizzati richiedono una esplicitazione chiara e puntuale dei servizi richiesti e dei relativi SLA associati; inoltre i potenziali fornitori potranno dare informazioni e soprattutto quotazioni solo e soltanto per la combinazione ottimale definita dalla società. Le varie informazioni e quotazioni sottoposte saranno quindi conservate in un repository informativo strutturato, sicuro e disponibile per eventuali controlli futuri.
b) Riduzione delle tempistiche. In considerazione della rilevanza della spesa (quella collegata alla flotta aziendale e alla mobilità è quasi sempre fra le principali categorie di acquisti indiretti), del turnover aziendale fisiologico e delle revisioni di car policy, il fleet manager è spesso costretto a operare in condizioni di urgenza. L’intero processo di negoziazione elettronica è scandito in fasi che hanno tempistiche predefinite che devono essere necessariamente rispettate dal fornitore, pena l’esclusione.
c) Aumento concorrenzialità e saving. La configurazione strutturale del comparto industriale delle flotte aziendali è uno degli elementi maggiormente abilitanti l’applicabilità e l’efficacia degli strumenti di e-procurement: pluralità di fornitori, assenza di asimmetrie informative rilevanti (sia sul bene finale, l’auto, sia sulle caratteristiche dei servizi), ampia disponibilità del bene/servizio, presenza di meccanismi concorrenziali spinti. Assistere in diretta a una negoziazione elettronica è un evento istruttivo e sorprendente: in un intervallo di tempo molto contenuto (una negoziazione dinamica dura alcune decine di minuti), la società cliente può arrivare a ricevere oltre 50 offerte economiche provenienti dai quattro/sei fornitori qualificati e ogni offerta, per essere sottoposta, deve essere necessariamente inferiore alla precedente. Una tale dinamica competitiva non potrebbe in alcun modo essere replicata in una negoziazione tradizionale.
d) Trasparenza. Talvolta ignorata o sottovalutata, la trasparenza degli eventi, delle informazioni richieste e ricevute, e delle quotazioni economiche è uno degli elementi di maggiore rilievo. In un contesto negoziale tradizionale, per evitare un confronto diretto e spesso sfavorevole di canoni di noleggio, alcuni fornitori a volte provano a costruire un mix prodotto/servizio parzialmente divergente da quello richiesto cercando di ottenere un recupero indiretto di competitività. La negoziazione elettronica inibisce questo rischio: ogni quotazione si deve riferire solo alla combinazione prodotti/servizi richiesti dalla società. Il fleet manager ottiene in questo modo il classico confronto “mele con mele”. Risultano inoltre trasparente il flusso degli eventi e la relativa tempistica: dati e documenti rimangono “agli atti” in un repository documentale accessibile anche per eventuali verifiche successive da società di revisione, per internal auditing e ai sensi del decreto lgs. 231.
Rischi della negoziazione on line
Le argomentazioni di chi manifesta scetticismo, o più sovente avversità, verso il connubio tra negoziazioni elettroniche e flotte aziendali possono essere sintetizzate in tre punti principali:
a) Il noleggio a lungo termine non è una commodity. Siamo tutti d’accordo, e quindi? Ogni giorno si realizzano con successo decine di negoziazioni elettroniche su beni e servizi estremamente complessi, da sofisticati server IT a servizi di manutenzione di impianti industriali e di business center passando per operazioni di ristrutturazione “chiavi in mano” di filiali di banca fino a contratti di facility management che prevedono livelli di servizio puntuali e SLAstringenti. Ogni bene e servizio che può essere identificabile e le cui caratteristiche possono essere descritte in un capitolato con relativi SLA si presta potenzialmente a essere negoziato attraverso un marketplace on line.
b) Il prezzo non è tutto. Altre volte espresso nella variante “il prezzo non è un parametro sufficiente per le flotte aziendali”.
Di nuovo verrebbe la tentazione di citare i numerosi beni e servizi di grande complessità che sono negoziati con successo ormai da anni. Ma esiste la possibilità anche di aggiungere altro. La “negoziazione parametrica” si basa sull’identificazione da parte della società acquirente di un set di parametri di servizio ritenuti importanti: i prezzi espressi da ogni fornitore contribuiranno a determinare la graduatoria finale, che potrà anche essere la risultante di un mix tra la componente economica (per esempio 70% del punteggio finale) e la componente servizi/SLA (per esempio 30% del punteggio finale). È importante “pesare” la valutazione economica attraverso un fattore correttivo predefinito e invariante frutto, per esempio, dell’esperienza pregressa con alcuni fornitori.
c) Passare da una negoziazione tradizionale a una negoziazione elettronica significa “cannibalizzare la relazione personale”, che ha un ruolo rilevante in ambito flotte aziendali. A scanso di equivoci, il valore e il ruolo di un incontro personale e dei relativi approfondimenti non vengono messi in discussione. Anzi, tutte le aziende che da anni utilizzano con successo la negoziazione elettronica mantengono comunque aperta una linea di comunicazione costante e continuano a incontrare regolarmente i loro fornitori “migrati” in modalità e-procurement. Anche se meno frequentemente (e ciò è indubbiamente un vantaggio in considerazione dello scarso tempo disponibile). Tanto la disamina dei vantaggi offerti quanto la rimozione dei presunti svantaggi o rischi sembrano convergere nella stessa direzione: gli strumenti di e-procurement offrono numerose opportunità alle aziende e sono privi di rischi reali. Questo non significa che l’on line sia una scelta sempre vincente. In linea di principio la negoziazione elettronica è e rimane uno strumento performante in ogni contesto. Tuttavia vi sono alcuni elementi o circostanze che possono limitarne fortemente l’efficacia o renderne impossibile l’applicazione. Alcuni esempi: meccanismi di reciprocità legati ad altri beni/servizi, accordi preferenziali con costruttori (a loro volta legati ad alcuni noleggiatori), servizio di prossimità (per esempio importanti service point che garantiscono ottimi livelli di servizio), elevati costi di uscita (è il caso di flotte importanti, singolo fornitore, con rapporto pluriennale e meccanismi funzionanti), limitata propensione del vertice aziendale, accordi internazionali di fornitura e altre circostanze ancora. Nel processo di valutazione di queste opportunità, prima di formulare giudizi frettolosi e imprecisi, il suggerimento forte è quello di investire qualche ora di tempo con chi può condividere un’esperienza reale. Due opzioni: una società che da anni utilizza questi strumenti oppure un fornitore di servizi di e-procurement. Cosa chiedere? L’illustrazione esaustiva e dettagliata dell’intero processo negoziale, i template utilizzati e la tempistica delle varie fasi. Indipendentemente dalla decisione finale, sarà un’occasione professionale stimolante che potrà offrire nuove spunti e nuove prospettive di visuale.
