La discussione attorno alla griglia di auto presente in car policy e, in particolare, su quanto essa debba essere ampia è uno dei temi di confronto più importanti tra fleet manager. In poche parole, si tratta di definire quali e quanti modelli di auto debbano essere previsti e autorizzati dalla car policy: si parla, in questi casi, di “griglia” poiché l’elenco dei modelli è spesso raffigurato come una matrice che pone in relazione i differenti segmenti di veicoli presenti sul mercato (in particolare quelli di alta gamma, come medie e grandi berline, station wagon, grandi e medie monovolume e Suv) con le categorie di utilizzatori, solitamente identificati tramite l’inquadramento organizzativo o contrattuale aziendale. La griglia, quindi, stabilisce chi ha diritto a cosa in termini di benefit auto e per questo costituisce il vero e proprio cuore pulsante della car policy, sempre soggetto a fibrillazioni causate da questo e quell’interesse del management o dei gruppi di utilizzatori
Due approcci differenti alla griglia
L’approccio alla griglia di modelli viene di solito guidato da due filosofie diametralmente opposte: identificare una lista specifica e limitata di marche e modelli consentiti (policy“chiusa”), oppure stabilire un importo per ciascuna categoria di utilizzatori, lasciando la scelta al driver e accettando qualsiasi modello rispetti il massimale (policy“aperta”), magari escludendo solo i modelli che non rispettino le caratteristiche di sobrietà, rappresentanza e facilità di rassegnazione (in caso di dimissioni) previste dalle politiche dell’azienda.
Quale filosofia gestionale è la migliore? È perfino banale affermare che la policy chiusa consente una serie di ottimizzazioni ed economie: tutti gli esperti di mercato che si sono cimentati sull’argomento sono assolutamente concordi nel consigliare all’azienda di adottare sempre una policy chiusa, scegliendo accuratamente i modelli sulla base del costo e delle emissioni. Nonostante ciò, molte aziende continuano a mantenere policy aperte, ovvero a fissare un importo di budget per ciascun utilizzatore, lasciano allo stesso la scelta del veicolo. Allora queste aziende stanno sbagliando? Non stanno cogliendo delle possibilità di risparmio, magari per scarsa conoscenza o a causa di scelte irrazionali del management?
Per rispondere a queste domande, è necessario analizzare in modo approfondito le due scuole di pensiero e comprenderne le ragioni, attraverso una disamina dei rispettivi vantaggi e svantaggi, non solo in termini di costo di acquisizione dei veicoli, ma anche in termini di costi organizzativi.
La policy chiusa: i vantaggi…
Esiste una vasta letteratura che elenca e analizza i molti vantaggi di una policy a griglia chiusa: non c’è fornitore o consulente che non la consigli e procurandosi gli atti dei più importanti convegni di settore degli ultimi anni sarà facile mettere insieme un piccolo trattato a favore di questa filosofia gestionale.
In effetti la lista delle opportunità offerta da una policy limitata nel numero dei costruttori e dei modelli è piuttosto nutrita, ma i principali vantaggi derivano da possibili risparmi di acquisizione. Eccoli sintetizzati per punti.
a) Accordi con i costruttori. Va da sé che concentrare la scelta dei modelli su poche case permette al fleet manager di offrire ai costruttori significativi pacchetti di veicoli da acquisire direttamente o, più spesso, attraverso la formula del noleggio a lungo termine (Nlt) e gli consente di negoziare sconti o rebate (che sono la stessa cosa, ma vengono versati dal costruttore all’azienda acquirente, di solito a fine anno e a fronte del raggiungimento di determinati volumi d’acquisto).
b) Accordi con i concessionari, nel caso di acquisto diretto da parte dell’azienda, che possono prevedere sconti o altre agevolazioni, specie se si tratta di rivenditori localizzati nei pressi dell’azienda acquirente.
c) Massimizzazione del risultato economico attraverso una scelta di modelli più convenienti a parità di caratteristiche e di notorietà del marchio. Questo sistema d’acquisto, in caso di acquisizione in Nlt, è stato definito anche “cherry picking” e consiste nel scegliere i modelli solo dopo aver ricevuto le offerte, orientandosi tra i più convenienti offerti da ciascun Nlt e componendo una serie di “accoppiate” tra modello e fornitore. Viene stabilito, per esempio, che l’auto di segmento B in policy sarà un determinato modello che verrà noleggiato dal tale fornitore e così via per tutti gli altri segmenti. In questo caso i modelli da includere in policy non vengono scelti prima della gara tra fornitori, ma solo successivamente dopo averne confrontato i costi all’interno di un’ampia rosa che viene quotata dai Nlt.
La limitazione dei modelli in policy appare particolarmente indicata per i veicoli di servizio, per i quali le considerazioni di efficienza e risparmio sono assolutamente predominanti.
Spesso, però, la policy chiusa viene adottata anche per le auto di benefit e a fronte di considerazioni che orientano l’azienda a limitare il numero dei Nlt fino a giungere alla monofornitura, con un solo noleggiatore autorizzato in policy. Dal punto di vista dell’efficienza organizzativa il risultato è sicuramente ottimale; inoltre, alcuni fleet manager interpellati sull’argomento hanno sottolineato come la presenza di un solo Nlt e di un solo costruttore “generalista” faciliti una più rapida introduzione di una policy ecologica, basata su downsizing, riduzione delle emissioni e alimentazioni alternative.
Queste considerazioni, tuttavia, sembrano trovare validità solo nel breve termine, mentre a lungo andare una policy chiusa (a maggior ragione se basata su un solo Nlt e un solo costruttore) può creare problemi e inefficienze.
… e gli svantaggi
La manutenzione di un numero limitato di modelli può diventare estremamente difficile anche solo pochi mesi dopo la sua definizione a causa di una serie di fatti che accadono normalmente nel mercato dell’auto.
a) L’uscita di produzione, temporanea o definitiva, di alcuni dei modelli presenti in policy, implica la necessità della scelta di modelli alternativi (magari senza andare in gara a causa dell’urgenza) e comunque l’istituzione di un meccanismo continuo di verifica dei modelli in policy, che preveda la raccolta di offerte almeno ogni sei mesi, al massimo 12.
b) L’uscita di nuovi modelli, particolarmente interessanti sia per i driver che per l’azienda, costringe il fleet manager a gestire continue richieste di ampliamento della griglia, nonché a valutare tutte le più importanti uscite di nuove vetture sul mercato, informandosi sulle loro caratteristiche e richiedendone le quotazioni ai Nlt, che in molti casi può significare rivolgersi al Nlt attuale e sottoscrivere la sua offerta senza gara (sempre per i soliti problemi d’urgenza o di mancanza di tempo).
c) La policy chiusa è più rigida perché ogni cambiamento deve essere effettuato solo attraverso una modifica ufficiale della car policy e sottoposto, quindi, all’approvazione della direzione, che spesso significa tempi lunghi e discussioni altrettanto lunghe.
Accade anche che la scelta dei costruttori da cui rifornirsi non sia basata sul rapporto tra qualità e prezzo, ma sui reciproci rapporti di fornitura e clientela: in pratica, vengono scelti solo i costruttori che sono clienti, oppure alcuni costruttori-clienti riescono ad “imporre” all’azienda la loro presenza nella car policy. Questi condizionamenti di business possono vanificare i vantaggi di una policy chiusa.
Ma sono soprattutto le considerazioni attorno alle auto di benefit e alla loro funzione aziendale quelle più ostili alla policy chiusa. In molte aziende la presenza della flotta ha principalmente lo scopo di fornire, di fatto, un’integrazione di stipendio ai dipendenti, secondo gli usi del mercato, in particolare in determinati settori. Risulta allora chiaro che le auto, lungi dall’essere un asset aziendale da ottimizzare, costituiscono di fatto una voce di retribuzione e in questa dimensione assumono il significato di strumento per attirare e trattenere i migliori professionisti. In quest’ottica appare del tutto sensato, una volta assegnato il budget per la gestione della flotta, spenderlo tutto per cercare di eguagliare la concorrenza “sul mercato del lavoro” o per creare un vantaggio competitivo nei confronti dei diretti concorrenti.
La policy aperta
Fissare un importo per ciascuna categoria di utilizzatore e lasciare al driver la scelta del veicolo può quindi essere una filosofia gestionale quasi obbligata in alcuni settori in cui la concorrenza per accaparrarsi le risorse migliori è spietata. Questo approccio, inoltre, può consentire ugualmente di cogliere una serie di vantaggi anche di ordine economico come quelli indicati di seguito.
a) Minori costi di manutenzione delle griglie: saranno i driver che, sulla base dell’importo stabilito dall’azienda come tetto e dell’offerta del Nlt, decreteranno il successo di questo o quel modello. Oltre a ciò, l’introduzione di un modello in questa o quella fascia è automatica e basata sul canone, non il risultato di valutazioni e discussioni, spesso estenuanti, con la direzione aziendale.
b) È più facile confrontare i canoni e i costi offerti dall’attuale noleggiatore con gli altri Nlt, basta richiedere delle offerte comparative. Nel caso di policy chiusa, invece, spesso i canoni sono il frutto finale non solo di scelte di cherry picking, ma anche di successivi accordi con Nlt e costruttori che possono stravolgere il quadro iniziale delle offerte e rendere difficile la comparabilità nel tempo con il resto del mercato.
c) La policy aperta offre più possibilità di scelta ai driver “di buona volontà”, ovvero desiderosi di contribuire all’ecologia adottando modelli ibridi, a metano o a gpl, cioè motorizzazioni che è più difficile introdurre in una policy chiusa nella quale il numero di modelli è limitato e, pertanto, deve riflettere le necessità e i gusti della maggioranza dei driver, se non si vuole correre il rischio di effetti negativi in termini di percezione del benefit.
d) In generale, una policy basata sul budget è più flessibile: permette, per esempio, d’introdurre regole che consentano al driver di scegliere un’auto di livello maggiore pagando personalmente la differenza di canone. Gli adattamenti in corso d’opera sono più semplici e rapidi, non necessitando di un’approvazione specifica. Infine i modelli ecologici possono venire subito resi disponibili ai driver, nel momento in cui vengono messi in commercio e quotati dal Nlt, senza la necessità di stringere accordi e di adempiere a formalità.
E una terza opzione?
È chiaro che questo tipo di approccio presenta anche alcuni svantaggi, in particolare non garantisce il maggior risparmio nel breve periodo. Occorre sottolineare come la comunicazione di un budget di riferimento permetta ai driver di scegliere una combinazione di modelli (e accessori) che gli consentono di massimizzare il proprio benefit, esaurendo l’intero budget a disposizione. Inoltre, con questo sistema la scelta dei modelli su cui puntare viene di fatto lasciata al Nlt, che, attraverso la determinazione del canone, decide quali modelli “spingere” e quali no e questo è valido soprattutto per le vetture di cui verrà richiesta la quotazione dopo la gara: è questo forse l’aspetto di maggior inefficienza di questa filosofia di gestione della policy, la necessità di richiedere continue quotazioni al Nlt a seguito delle più svariate esigenze degli utilizzatori, che possono arrivare a richiedere la quotazione di centinaia di modelli e allestimenti diversi all’anno.
Rapporto difficile con i costruttori
Un altro problema della policy aperta è il difficile rapporto che si crea con i costruttori: non essendo il fleet manager in grado di prevedere le quantità d’acquisto per modelli e marche, ben difficilmente potrà ottenere dalle case sconti significativi, mentre questo vantaggio è uno dei punti qualificanti della policy chiusa.
A questo punto, viene naturale chiedersi se sia possibile poter beneficiare di parte dei vantaggi dei due approcci, evitando di soffrirne gli svantaggi. La risposta, a parere di chi scrive, è sicuramente affermativa: esistono diversi accorgimenti per mitigare gli svantaggi di una car policy aperta, cogliendo parte dei vantaggi di quella chiusa e cioè:
a) Non rendere noto l’importo del budget al driver: invitarlo a fare la propria scelta, magari fornendo una griglia di riferimento con quattro o cinque modelli tra i più richiesti per la sua categoria e, una volta ottenuta la quotazione dal Nlt, comunicargli soltanto se i modelli da lui richiesti rientrano o meno nella sua categoria. Al limite si può rendere noto il differenziale in termini economici se il driver manifesta l’intenzione di pagare personalmente la differenza e se, ovviamente, tale pratica è permessa dalla car policy.
b) Escludere comunque dal budget per l’utilizzatore tutti gli accessori a pagamento non inclusi nella lista di quelli obbligatori. Questo costringerà l’utilizzatore a scegliere eventualmente modelli o allestimenti full-optional inclusi nel tetto della sua categoria, quindi meno costosi.
Attraverso questi due accorgimenti, è possibile guadagnare alcuni significativi risparmi tra il limite di budget e il canone effettivamente pagato. È possibile, inoltre, limitare i costi amministrativi e di struttura fissando un numero massimo di modelli e allestimenti quotabili per utilizzatore, per esempio tre, in modo che questi concentri immediatamente la sua attenzione sulle auto che lo interessano effettivamente e non costringa, invece, l’ufficio di gestione della flotta e il Nlt a produrre offerte inutili, magari richieste solo per curiosità.
Infine, l’istituzione di rapporti diretti con i costruttori può portare a significativi risparmi: prospettare a una casa automobilistica la possibilità di acquisire una quota significativa di una flotta importante, attraverso l’introduzione di sconti che riducano il canone di Nlt, può costituire la chiave di volta per sostenere una policy aperta, nella quale però viene introdotto un elemento che spinge i driver ad orientarsi su pochi modelli, permettendo al fleet manager di ottenere un significativo livello di saving.
