In Autostrade per l’Italia si viaggia molto. Già, perché la società detenuta al 100% dalla holding di partecipazioni Atlantia non realizza e gestisce le autostrade e i connessi servizi di mobilità solamente
in Italia, ma è molto attiva anche all’estero: progetti di sviluppo per la mobilità in Polonia, Cile, Stati Uniti, Austria e Regno Unito. A gestire e coordinare le trasferte di manager e dipendenti di tutte le società del gruppo, presso la direzione generale di Roma, è Emanuela Scimonelli, travel manager alle dipendenze dei Servizi Generali. Diplomata presso un liceo linguistico, Scimonelli è in Autostrade per l’Italia da tredici anni. «Sono il punto di riferimento per tutte le problematiche aziendali relative ai viaggi d’affari. Ho il compito di far rispettare la travel policy, fornendo però un servizio personalizzato per ogni missione e per ogni viaggiatore. Inoltre, mi occupo di verificare le performance dei fornitori e di migliorare i processi e i servizi relativi alle trasferte per aiutare i dipendenti a viaggiare in modo comodo, riducendo al contempo le spese di viaggio».
Il budget che la società ha destinato alle trasferte è di circa 2 milioni di euro. Negli anni questa voce di spesa è costantemente aumentata fino a toccare il suo apice nel 2007. Nel 2008, invece, è iniziata una fase calante che sta proseguendo anche nel 2009.
Autostrade per l’Italia è legata con un contratto annuale di transaction fee all’agenzia Ameropa, una
partner con cui collabora ormai da diversi anni. «L’agenzia svolge attività di tipo operativo quali l’emissione della biglietteria, gli annullamenti delle prenotazioni, i rimborsi e la produzione di report periodici, ma ci supporta anche nel raggiungimento dei nostri obiettivi di saving, affiancandoci nella negoziazione delle tariffe corporate».
La travel policy dell’azienda, datata 2004, è attualmente in fase di revisione. «Attualmente iviaggi in aereo sono consentiti solo per tratte superiori ai 300 chilometri. I viaggi a breve e medio raggio, inferiori alle sei ore, sono effettuati in classe economy; per quelli a lungo raggio, di durata superiore alle sei ore, è consentito l’uso della classe business».
Ma quale iter viene seguito per l’organizzazione di una trasferta? «L’acquisto dei biglietti di viaggio e le prenotazioni alberghiere devono essere effettuati tramite l’ufficio Servizi Viaggi, gestito da me. Le richieste sono formulate direttamente dagli interessati o tramite le segreterie compilando l’apposito modulo “Richiesta acquisto di biglietti viaggio”. La richiesta, che può essere effettuata solo a fronte di una preventiva autorizzazione alla trasferta, deve essere consegnata a Servizi Viaggi entro e non oltre le ore 12 del giorno precedente al viaggio. Ricevuto il modulo, mi spetta il compito di trasmettere la richiesta all’agenzia partner, specificando la società del gruppo alla quale addebitare i costi. Poi mi occupo di prenotare l’albergo, scegliendo tra quelli convenzionati o, qualora non vi siano camere disponibili, cercandone un altro di pari categoria o in località limitrofe; infine provvedo, ove richiesto, al noleggio giornaliero dell’auto tramite le agenzie convenzionate».
Successivamente Scimonelli si accerta che quanto consegnato dall’incaricato dell’agenzia (titolo di viaggio, voucher ecc.) corrisponda alla richiesta, verificando l’esatta attribuzione del costo, consegna al dipendente i ticket aerei e gli comunica gli estremi della prenotazione alberghiera o del noleggio auto. In occasione delle trasferte, la maggior parte dei dipendenti ricorre agli anticipi di cassa. «Esclusivamente i dirigenti sono in possesso di una carta di credito aziendale. A questo proposito, è imminente l’introduzione di una Carta Corporate CB con Membership Rewards di American Express». I processi di rendicontazione delle spese di viaggio, infine, vengono gestiti tramite il tool Sap.
Le nostre schede
Azienda: Autostrade per l’Italia Spa
Sede in Italia: Roma
Riferimento in azienda: Emanuela Scimonelli
Per contattarla: tel. 06/43631
Inquadramento nell’organigramma: travel manager alle dipendenze dei Servizi Generali
Budget di spese di viaggio per il 2009: 2 milioni di euro
Agenzia di viaggi partner: Ameropa
Tipo di contratto con l’agenzia: transaction fee
Durata del contratto: annuale
Accordi diretti con i fornitori: convenzioni con strutture alberghiere
Utilizzo di voli low cost: no
Carte di credito utilizzate: carta di credito aziendale esclusivamente per i dirigenti. È imminente l’introduzione di una Carta Corporate CB con Membership Rewards di American Express.
Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 3, aprile 2009
