Quando il ritmo delle attività lavorative diventa troppo frenetico, trovare il tempo per selezionare tutti gli scontrini e le fatture – facendo attenzione a non perderli da qualche parte – può risultare complicato soprattutto se si viaggia per lavoro e si deve tenere conto di ogni spesa.

E quanto messo in campo da Sap Concur punta proprio a facilitare le cose attraverso l’Intelligenza Artificiale di una app, che viene in aiuto dei professionisti per rendere più semplice, immediato e automatico il processo di gestione delle note spese. Con questa soluzione, il business traveler può leggere scontrini, fatture e ricevute attraverso il proprio smartphone e compilare in autonomia la nota spese da presentare in azienda senza perdere tempo e senza il rischio di sbagliare.  Del resto una ricerca di mercato effettuata da IDC mostra che le applicazioni T&E (Travel&Expense) sono sempre più diffuse nel mondo aziendale. L’obiettivo è semplice ma estremamente importante: combinare in un unico sistema politiche aziendali e note spese, sia per ridurre frodi sia per eliminare gli eventuali errori. La ricerca evidenzia che tra il 2016 e il 2021 gli investimenti aziendali nel settore dell’innovazione tecnologica potrebbero quintuplicare.

SAP Concur permette poi ad aziende di tutte le dimensioni ed in ogni fase della loro vita di andare oltre la semplice automazione, verso una soluzione di gestione delle spese completamente connessa che comprende viaggi, note, compliance e rischi. Il tutto con quei pochi “click” sul proprio smartphone e senza la fastidiosa presenza di pezzi di carta.

Funzionamento

Al lato pratico, la app Concur permette di svolgere numerose funzioni, qui riepilogate:

  • permette di prenotare direttamente un servizio come un volo, un hotel o un’auto a noleggio . Tramite il pulsante “Cerca” è possibile trovare la soluzione più adatta tramite smartphone, tablet o PC
  • una volta selezionato il servizio di cui si necessita, è possibile visualizzarlo su una mappa interattiva in modo da assicurarsi che si trovi nella zona di interesse
  • dopo ogni acquisto è possibile fare una foto allo scontrino e assegnarlo a una delle diverse tipologie di spesa esistenti nell’app, velocizzando e semplificando un processo che spesso presenta numerose criticità
  • in questo modo i dipendenti potranno gestire le loro note spese più efficacemente e le aziende avranno meno difficoltà a raccogliere i dati

In aggiunta, il sistema messo in campo da SAP Concur contiene anche un catalogo virtuale con differenti soluzioni di viaggio, con tariffe contrattate e pubbliche, report per consentire ai responsabili di bilancio di prendere al meglio le decisioni attraverso informazioni dettagliate sulle spese di viaggio, l’app mobile per semplificare la pianificazione dei viaggi, la gestione degli itinerari e la compilazione delle note spese e le ricevute elettroniche: per queste ultime, basta fare una foto alle ricevute e assegnarle alle tipologia di spesa esistenti. Tali ricevute possono essere invitare in maniera automatica anche dai fornitori direttamente a Concur Expense. Con Uber, l’automatismo è ancora più rapido: una volta terminata la corsa, la ricevuta ottenuta dal cliente viene automaticamente caricata nella nota spese da SAP Concur. Lo stesso può avvenire per pagamenti effettuati in ristoranti o altre spese di lavoro.

L’innovazione di SAP Concur è guidata dai suoi stessi client, che nel mondo sono più di 45 milioni. Attraverso di loro, è possibile capire direttamente come utilizzano i diversi prodotti in modo da poter creare gli strumenti per consentire loro di viaggiare come più ritengono opportune, dando nello stesso tempo alle aziende il totale controllo delle spese.

Dato che la tecnologia sta avanzando più veloce che mai, un’azienda deve essere pronta a trarne vantaggio calvacando l’onda e, in certi casi, anticipandola. E SAP Concur risponde a questa esigenza offrendo alle imprese ciò di cui hanno bisogno, addirittura prima che sappiano di averne necessità, facendo così risparmiare tempo ed evitando l’insorgere di problemi.

SAP Concur continua, inoltre, a spingere i suoi partner a inventare idee sempre nuove, che mantengano i clienti al passo con la tecnologia dando loro le ultime opportunità in fatto di “gestione” e a scoprire i trend che li aiutino a stare al passo con le loro spesePer stare al passo con le crescenti esigenze del business globale dei viaggi, quindi, SAP Concur offre un ecosistema globale in cui i processi di viaggio e di spesa possono essere automatizzati e interconnessi tra loro. I business globali sono spesso complicati e confusionari: in ogni momento ci sono limitazioni dovute alla necessità di rimanere conformi alle policy e di aderire a regolamenti aziendali. Senza contare che ogni mercato è diverso, sia come leggi sia come procedure. “In SAP Concur, ci concentriamo su questi dettagli in modo che non sia il professionista stesso a doverlo fare” spiega Massimo Tripodi, Country Manager di SAP Concur Italia. “Il Duty of Care nei confronti dei dipendenti è più importante che mai per le aziende di ogni dimensione. E SAP Concur ha creato gli strumenti per localizzare e comunicare rapidamente con i dipendenti su tutto, da un ritardo del volo ad un’evacuazione di emergenza”.