Multinazionale giapponese fondata nel 1781, Takeda ha oggi sedi in 14 Paesi del mondo(Europa, Stati Uniti e Asia) e i suoi prodotti sono commercializzati in oltre 80 nazioni. In Italia è presente dal 1982 con una sede a Roma e uno stabilimento a Cerano, in provincia di Novara, per un totale di 700 dipendenti. Nel 2005 Takeda Italia Farmaceutici ha registrato un fatturato di 200 milioni di euro.
La responsabilità dell’Ufficio Travel – formato da due persone e posizionato all’interno del dipartimento “Scientific Information & Communication Services”– è affidata a Nadia Campanella, che ha alle spalle una consolidata esperienza nell’area Amministrazione del Personale sia in Takeda (dal 1989) sia in altre aziende.
«La necessità di un maggior controllo dei costi di trasferta – spiega Campanella – ha portato alla nascita dell’Ufficio Travel nel 2004. Precedentemente i dipendenti si rivolgevano all’agenzia per le prenotazioni aeree, mentre contattavano direttamente gli alberghi. Era così estremamente difficile consolidare i dati. Da qui la decisione di centralizzare la gestione operativa e strategica del travel, costituendo un ufficio dedicato, e di lanciare una gara per la selezione dell’agenzia di viaggio, che è stata vinta da Carlson Wagonlit Travel».
Oggi le prenotazioni aeree vengono effettuate dall’Ufficio Travel sul portale Cwt Connect, in cui sono caricate le tariffe negoziate e la travel policy aziendale. «All’agenzia demandiamo – sottolinea Campanella – la prenotazione dei voli su itinerari complessi (20-30% sul totale) e il booking alberghiero.
«A parità di numero di biglietti – continua Campanella – tra il 2003 e il 2005 l’average ticket price è sceso da 385 a 275 euro, senza rilevanti modifiche nel mix di destinazioni. Quanto agli hotel, nel 2005 abbiamo ottenuto un saving del 25/30%, concentrando i pernottamenti su alcune strutture selezionate con le quali abbiamo stipulato delle convenzioni». E’ allo studio un progetto di consolidamento dei programmi di viaggio a livello europeo, che coinvolgerà anche Austria, Francia, Germania, Inghilterra e Svizzera.
Da luglio 2005 è affidata all’Ufficio Travel anche la gestione delle note spese – il controllo dei giustificativi viene però effettuato da una società esterna – con l’obiettivo di riorganizzare i processi e tenere monitorati i costi. «In Takeda – dichiara Campanella – riceviamo circa 500/600 richieste di rimborsi ogni mese e nel 2005 il volume è stato pari al 59% del totale delle spese di viaggio. Si tratta quindi di un’area di particolare rilevanza. Dopo un’analisi approfondita del processo attuale e delle sue criticità abbiamo presentato alla Direzione un progetto che mira a snellire i tempi di autorizzazione, controllo e gestione amministrativa delle note spese. Una prima fase – che prenderà il via il 1° aprile 2007 – dovrebbe condurre all’automazione delle note spese attraverso la compilazione online, il controllo automatico con l’obbligo di approvazione solo per spese fuori policy, l’utilizzo da parte di tutti i viaggiatori di carte di credito appoggiate su conto corrente personale, il rimborso tramite bonifico anziché via payroll, nonché la contabilizzazione automatica – e non più manuale – di tutte le voci di spesa.
«Ma l’obiettivo finale che speriamo di raggiungere nel 2008 – conclude Campanella – è l’implementazione di un sistema informatico integrato per la gestione di tutti i processi di travel sia pre-trip (autorizzazione alla trasferta e prenotazione) sia post-trip (rendicontazione delle spese e reportistica)».
Le nostre schede:
Azienda: Takeda Italia Farmaceutici
Sedi in Italia e all’estero: sede principale a Roma, uno stabilimento produttivo a Cerano (No). L’headquarters è a Osaka. Takeda è presente in 14 Paesi tra Europa, Asia e Stati Uniti.
Riferimento in azienda: Nadia Campanella
Per contattarla: tel. 06/50260246 – fax 06/50524599
Inquadramento nell’organigramma: business travel manager. Risponde al direttore Scientific Information & Communication Services Department
Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: transaction fee + saving sharing
Inplant e stp: no
Numero biglietti: circa 1500 biglietti aerei e 350 ferroviari all’anno
Tecnologie a supporto: portale Cwt Connect; software sviluppato da Ipc Informatica e caricato sui pc del personale per la compilazione delle note spese.
Carte di credito utilizzate: carta lodge AirPlus; carte corporate su conto corrente aziendale per un numero ristretto di dipendenti.
Mission N. 8, novembre-dicembre 2006, testo di Sasa Carpaneda
