Con la Legge di Bilancio 2025, come risaputo, sono state introdotte nuove regole per la deducibilità delle spese di trasferta e di rappresentanza. Con l’approvazione della proposta di legge, a partire dal 1° gennaio 2025, è stato introdotto, ai fini della deducibilità, l’obbligo di tracciabilità di tutti i pagamenti relativi ai rimborsi spesa dei dipendenti: nello specifico, tutte le spese di vitto (pranzi, cene, bevande, ecc.), alloggio, viaggio e trasporto (non di linea, es. taxi) dovranno essere effettuate esclusivamente tramite strumenti di pagamento tracciabili come bancomat, carte di credito, carte prepagate, bonifici bancari ecc.
Saranno quindi esclusi i pagamenti in contanti. La misura si inserisce in un più ampio piano di digitalizzazione dei processi aziendali, che punta a rendere le imprese italiane più efficienti e garantire maggiore trasparenza e sicurezza, contrastando allo stesso tempo eventuali abusi o irregolarità fiscali. L’impatto che la normativa ha avuto, e sta avendo, nelle aziende può trasformarsi in un’opportunità per migliorare i processi, dotandosi di software e piattaforme digitali per gestire i rimborsi in modo tracciabile nel rispetto della nuova normativa. In ogni caso le attività di controllo delle note spese devono adeguarsi e tenere conto delle nuove regole per poter produrre dati corretti da passare a payroll e contabilità.
In questo contesto normativo in evoluzione, la tecnologia, come detto, ha un ruolo cruciale: strumenti come OCR (Optical Character Recognition) e Intelligenza Artificiale diventano infatti fondamentali per ottimizzare la rendicontazione delle note spese. Zucchetti da tempo investe sull’integrazione di queste tecnologie e prevedendo anche l’impatto della normativa ha ulteriormente potenziato il software di gestione trasferte e note spese ZTravel.
Basterà scattare una foto al giustificativo di spesa e la soluzione recupererà dati come importo, data, valuta, fornitore, tipologia di spesa, tipo di documento e presenza di ospiti o colleghi. In ottica di facilitare il rispetto della nuova normativa vengono recuperate anche le informazioni utili a definire la metodologia di pagamento (contanti, bancomat, carta di credito) e, quindi, a evidenziare la tracciabilità o meno di una spesa.
I benefici per le aziende sono facilmente individuabili: velocità di compilazione, digitalizzazione totale delle spese, facilità di controllo e riduzione di effort sia per il personale viaggiante che per il back-office amministrativo.
