A uno dei “braindate” del grande evento GBTA+VDR di Amburgo, abbiamo discusso con dei delegati sui problemi di costo nel Business Travel. Stuart “Mobility” Donnelly ha proposto il fantasioso ma espressivo nome, del tavolo di discussione.
Coerente a come è uscito dalle spiegazioni di alcuni travel manager di banche tedesche sulle difficoltà di controllo dei costi, per trasferte internazionali. Soprattutto i trasporti, che coinvolgono aeroporti e logistica in loco.
Ancora oggi, pur con strumenti validi, non è facile avere report completi e il calcolo delle precise emissioni. Serve più controllo e non avere quel piccolo caos che a detta di alcuni, permane. Sebbene ci siano app e tool a disposizione.
Jennifer Pape, di Shell, ha spiegato come per gestire molti programmi di eventi e meeting sia fondamentale il controllo di spesa, ma molto difficile. Negli spostamenti, come per l’uso dei taxi, ma anche per la sicurezza, che varia da Paese a Paese e comporta approcci diversi, sotto un unico programma globale che evidenzia costi spesso inattesi.
«Sfruttiamo TMC e OBT per i nostri eventi ma a seconda della soluzione di traporto usato, soprattutto se aerea, ci troviamo a gestire costi non preventivati. Abbiamo un programma di gestione integrato e compariamo tutto ma non è immediato il risultato, quando gestiamo grandi eventi. Spostare migliaia di persone porta a negoziazioni importanti e il trasporto a terra è il problema maggiore per centrare i target, accontentando tutte le persone. Elemento negativo per i costi, sono poi le inefficienze nei driver e le scelte non ottimali per chi si muove molto, in sequenza, secondo tragitti che scopriamo non essere i migliori».
C’è sempre molto da fare, quindi e la tecnologia, cavallo di battaglia per Donnelly, propone tool per gestire il viaggio con aiuti e supporti nelle opzioni diverse sotto a un controllo centrale.
«Centralizzare i trasporti è fondamentale, ma anche essere flessibili e questo comporta costi da misurare. C’è poi la questione della personalizzazione del viaggio, secondo scelte di trasporto e condizioni che capitano. Con la AI cerchiamo tool capaci di aggiornare live le situazioni. La differenza tra continenti porta delle variabili: noleggiare un’auto quando si arriva in Europa per un americano è diverso che a casa propria. Lo sforzo è migliorare tool online o da app per trovare sempre le opzioni tipiche di ogni destinazione. Per taxi e navette, con il Gps si tracciano i tempi e i percorsi e possiamo dare degli alert, se ci sono inefficienze da parte dell’operatore. Anche per le prenotazioni, una nuova gestione digitalizzata può valutare le opzioni e aiutare a scegliere».
Fabian Schulz, di Roundtrip, ha ricordato come oggi in Germania sia cresciuta la sensibilità ai costi per i viaggiatori e si persegua costantemente.
