La circolare 15/E/2025, di recente chiarita, offre a CFO e responsabili amministrativi l’occasione per rivedere le policy interne sulle trasferte, con due obiettivi: allinearsi alla normativa vigente e cogliere le opportunità fiscali disponibili, come la possibilità di rimborsare le spese chilometriche anche per trasferte all’interno del comune.
Aspetti economici e fiscali da considerare
Le scelte aziendali hanno impatto diretto sui costi. Quando un dipendente non può usare strumenti di pagamento tracciabili — richiesti dalla norma per l’esenzione fiscale del rimborso — l’azienda può valutare di erogare l’importo al lordo delle imposte, così che il lavoratore riceva un netto equivalente a quanto effettivamente speso.
Le spese di vitto e alloggio per trasferte fuori comune sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno. Se pagate con strumenti non tracciabili (quando richiesto), diventano completamente indeducibili. Sul fronte IVA, le spese alberghiere e di ristorazione danno diritto alla piena detrazione, a condizione che il costo sia inerente all’attività e che l’azienda sia in possesso di regolare fattura intestata. In mancanza di fattura — scelta possibile per semplicità gestionale — si perde però la detrazione IVA.
Documentazione e tracciabilità
La gestione dei giustificativi è l’aspetto più delicato. Quando il dipendente paga con mezzi propri, deve dimostrare l’utilizzo di strumenti tracciabili: carte di credito, debito o prepagate, oppure app di istituti di moneta elettronica (IMEL) autorizzati. La prova può essere fornita tramite ricevuta della carta, copia di bollettino postale, MAV, pagamento PagoPa o estratto conto (quest’ultimo solo in via residuale, quando non sia possibile produrre altro documento). A tutela della privacy, è sufficiente condividere solo i dati strettamente necessari alla liquidazione, oscurando le informazioni non pertinenti.
La soluzione delle carte aziendali
Un’alternativa efficace è dotare i dipendenti di carte di pagamento aziendali. In questo modo l’azienda ha visibilità diretta sulle transazioni, eliminando la necessità per il lavoratore di produrre ricevute o estratti conto personali e semplificando significativamente la gestione amministrativa.
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