Nell’universo degli eventi, ogni dettaglio contribuisce a costruire valore, identità ed esperienza. Tra questi, la location è spesso sottovalutata, eppure rappresenta uno degli elementi più strategici. Non è solo uno spazio da riempire né un semplice contenitore neutro: una location è un vero e proprio medium narrativo, un interprete silenzioso che può amplificare o indebolire il messaggio dell’evento.
Oggi più che mai, in un contesto in cui i brand devono distinguersi, emozionare e raccontare storie autentiche, la scelta della location giusta diventa la prima decisione comunicativa fondamentale. La location non ospita soltanto l’evento: lo racconta. Ogni spazio parla, trasmette un tono, evoca immagini e sensazioni. Selezionare una location significa scegliere un pezzo importante di storytelling.
Un antico palazzo storico, per esempio, non comunica la stessa cosa di un loft industriale, così come una sala museale non evoca le stesse emozioni di un hub tecnologico immersivo. La location contribuisce a raccontare l’evento ancor prima che inizi: è il primo touchpoint dell’esperienza, perché comunica i valori del brand, anticipa i contenuti e crea un’atmosfera emotiva che prepara il pubblico a partecipare. Non è un elemento accessorio, ma parte integrante del racconto.
Il luogo è il primo messaggio che il partecipante riceve: la sua atmosfera, l’estetica, la cura dei dettagli e la funzionalità degli spazi. È ciò che accende l’aspettativa, orienta lo stato d’animo e predispone alla partecipazione attiva. Una location coerente con gli obiettivi dell’evento genera maggiore engagement, interazioni autentiche, un’esperienza memorabile e una narrazione più forte e riconoscibile.
La domanda chiave è: cosa deve ricordare il partecipante? La location deve essere parte centrale della risposta.
Come scegliere la location: criteri strategici e narrativi
Allineamento con lo storytelling
Prima di valutare spazi, metri quadri o dotazioni tecniche, è fondamentale chiedersi: qual è la storia che vogliamo raccontare con questo evento? La location deve essere coerente con il concept narrativo e con gli obiettivi: innovazione, heritage, sostenibilità, esclusività, creatività, convivialità… ogni valore trova il suo spazio ideale.
Coerenza con il brand
L’identità del brand — visiva, culturale, valoriale — deve riflettersi nell’ambiente scelto. Una location coerente rafforza il posizionamento, facilita gli allestimenti e integra in modo naturale tutto ciò che si vuole comunicare.
I requirement da considerare per una scelta ottimale:
- Capacità e modularità. La location deve accogliere il numero previsto di partecipanti e offrire spazi flessibili: plenarie, sale breakout, aree networking, zone espositive o riservate.
- Accessibilità e logistica. Un luogo difficile da raggiungere compromette l’esperienza. È importante considerare parcheggi, collegamenti con i trasporti pubblici, accessibilità per persone con disabilità e la funzionalità dei flussi interni.
- Dotazioni tecnologiche. La tecnologia è il motore dell’interazione. Audio/video di qualità, connessione stabile, schermi, illuminazione modulabile e possibilità di streaming o videoregistrazione sono indispensabili per supportare lo storytelling.
- Servizi integrati. Location con servizi interni efficienti — catering, personale dedicato, sicurezza, assistenza tecnica, aree backstage — semplificano la produzione e migliorano il funzionamento dell’evento.
- Sostenibilità. Sempre più centrale: scelte green, certificazioni ambientali e gestione responsabile dei materiali rafforzano la reputazione aziendale e rendono l’evento più contemporaneo e responsabile.
- Budget e valore esperienziale. Il prezzo va valutato in relazione al valore che la location genera. Una sede più costosa, ma coerente, distintiva e performante, può offrire un impatto comunicativo decisamente superiore.
L’ultimo passo, che fa la differenza, è il sopralluogo. Nessuna brochure o sito web può sostituire l’esperienza diretta degli spazi. Durante il sopralluogo si percepisce l’energia del luogo, si immagina l’allestimento, si testano acustica, luci e flussi, valutando se la location “parla la stessa lingua” del concept dell’evento.
Location più utilizzate in Italia nel 2024 e 2025 per eventi: evidenze e trend
Per comprendere meglio il panorama delle location in Italia nel 2025, è utile fare riferimento a ricerche e report recenti. Secondo ENIT, molte delle location più utilizzate si concentrano nelle grandi città: Milano, Torino, Bologna, Firenze, Roma e Napoli sono tra i comuni con il maggior numero di sedi per congressi ed eventi, consolidando così la loro posizione nel mercato MICE italiano.
Il Nord Italia si conferma il cuore degli eventi congressuali, con il 57,7% degli eventi del 2024 svolti in questa area, come evidenziato da ADC Group. Tuttavia, secondo un report di BusinessMobility e GuidaViaggi, il sistema MICE italiano è policentrico, senza una singola città dominante, ma con diverse capitali emergenti o consolidate.
Di conseguenza, la scelta della location dipende non solo dalla singola venue, ma anche dal “mercato città” e dalla logistica più vantaggiosa per i partecipanti.
Dal report OICE e dalle analisi di Federcongressi & ASERI emergono i seguenti dati sulle tipologie di sedi più utilizzate:
- Gli alberghi con sale meeting continuano a dominare, ospitando il 76,8% degli eventi nel 2024.
- I centri congressuali dedicati sono relativamente pochi, con 77 attivi su scala nazionale secondo OICE 2025.
- Le sedi fieristico-congressuali (fiere e spazi congressi combinati) sono 48.
- Le dimore storiche non alberghiere (ville, palazzi, castelli) rappresentano una presenza significativa, con circa 458 sedi censite.
- Gli spazi non convenzionali (teatri, cinema, auditori, spazi alternativi) coprono il 17,7% degli eventi nel 2024.
Sulla base di questi dati, pur senza una classifica venue per venue, possiamo dedurre che gli Alberghi con sale meeting rimangono il cuore dell’industria MICE italiana, con molte aziende che prediligono location classiche e flessibili, con alloggio integrato.
I Centri congressuali specializzati pur essendo pochi, sono fondamentali per eventi di grande taglio o con plenarie e infrastrutture dedicate, diventando “golden pick” per eventi corporate ad alto impatto.
Gli Spazi non convenzionali e le dimore storiche (ville, palazzi) rappresentano una nicchia importante, ideale per eventi premium, incentive o ritiri aziendali, unendo esperienza emozionale e professionalità, a dimostrazione che le aziende cercano location più creative e simboliche per eventi esperienziali.
Policentrismo MICE: oltre a Milano e Roma, città come Bologna, Firenze, Torino e Napoli stanno rafforzando la loro posizione nel panorama MICE. La scelta della location dipende quindi non solo dalla singola venue, ma anche dal “mercato città” e dalla logistica più vantaggiosa per i partecipanti.
Nel mercato italiano delle location per eventi, tradizione e innovazione si intrecciano in un panorama ricco e dinamico. Non basta scegliere una semplice venue: bisogna puntare a un contesto urbano e logistico strategico che amplifichi il valore dell’evento. La location deve trasformarsi in un vero e proprio partner narrativo, capace di esaltare contenuti, brand ed emozioni. Investire con consapevolezza nella scelta della location non è solo un dettaglio, ma la mossa decisiva per creare eventi autentici, coinvolgenti e memorabili che lasciano un segno indelebile nel pubblico.
Mai lasciarsi sfuggire questa opportunità: fare della location il cuore pulsante della propria comunicazione!
