Il 2025 ha segnato una svolta nei viaggi d’affari. Dopo anni di esplorazione, l’intelligenza artificiale è passata dalla teoria alla pratica.
Secondo uno studio condotto da Serko e Sabre, infatti, oltre il 90% dei responsabili dei viaggi aziendali ora la utilizza nei propri programmi. E lo fa con l’obiettivo di risparmiare sui costi, migliorare la qialità del servizio che chi parte e analizzare i dati. Intanto si diffonde anche l’uso dell’intelligenza artificiale generativa. A differenza dell’IA tradizionale – che esegue compiti specifici – l’IA generativa produce output inediti e realistici che imitano la creatività umana.
Nello stesso sondaggio, il 52% ha affermato che l’intelligenza artificiale ha superato le aspettative, mentre il 45% le ha soddisfatte.
Questi numeri confermano ciò che molti avevano già intuito: l’intelligenza artificiale non è più un optional e ha rappresentato una svolta nei viaggi d’affari. Tuttavia, la sua adozione è disomogenea.
—> Leggi dell’intelligenza artificiale di Google per il settore di viaggi
Tendenze della IA: come cambierà i viaggi d’affari
Nonostante l’adozione dell’intelligenza artificiale sia in aumento, la fiducia nel delegare le decisioni rimane bassa. Solo una piccola parte dei viaggiatori attualmente si affida ai sistemi di intelligenza artificiale per effettuare o modificare autonomamente le prenotazioni. Molti la considerano un’assistente, non un’autorità.
Senza contare che molte aziende si trovano ad affrontare anche barriere strutturali. Nello stesso studio di Serko e Sabre, infatti, il 46% degli intervistati ha indicato la complessità tecnologica come il principale ostacolo alla sua adozione. Mentre il 19% ha indicato la mancanza di talenti interni che la sappia applicare e il 14% che ha citato vincoli di budget.
Questi ostacoli evidenziano che l’IA nel settore dei viaggi non è solo una questione tecnica. È anche un problema organizzativo, che richiede allineamento tra ufficio acquisti, IT e travel manager.
Per superare queste barriere, il settore del business travel deve creare trasparenza e progettare automazioni di IA che coinvolgano l’uomo.
I sistemi devono consentire agli utenti “in carne e ossa” di capire perché è stata fatta una raccomandazione, di ignorarla e di spiegare perché non vada bene. Questo tipo di chiarezza crea fiducia ed è essenziale per un’IA che sovintenda alla gestione dell’utilizzo di voli, hotel o noleggio auto.
Svolta nei viaggi d’affari, ‘IA come assistente personale del travel manager, in tutte le modalità
Se nel 2025, la IA era in gran parte un “motore di analisi dietro le quinte” nel 2026 agirà come un assistente personale del travel manager e di chiunque si occupi di trasferte dei dipendenti.
• Per i viaggi via terra – treni, tazi, noleggio auto – l’intelligenza artificiale può scegliere tipologie di veicoli, percorsi e passaggi ottimali. Lo può fare in base al traffico in tempo reale, alle preferenze di chi parte e alle offerte dei fornitori.
• Parlando di viaggi aerei, può ottimizzare le coincidenze, prevedere ritardi e adattare dinamicamente le prenotazioni per ridurre al minimo i problemi.
• In tema di hotel, può conciliare le preferenze, garantire il rispetto delle tariffe negoziate e persino adattare la durata del soggiorno o la selezione delle camere in base all’evoluzione degli itinerari.
Con la IA, la svolta nei viaggi d’affari avviene su 3 livelli. Primo: a livello di travel manager. L’intelligenza artificiale può sintetizzare i dati in tutti e tre i citati settori. Può segnalare anomalie e compilare automaticamente report senza intervento manuale.
Secondo: per chi prenota. In questo caso può suggerire itinerari aderenti alle necessità, contenendo i costi e risultando al tempo stesso soddisfacente per chi parte. Terzo: per i viaggiatori. Può infatti monitorare e adattare proattivamente il viaggio in tempo reale.
Intelligenza artificiale, come integra i sistemi di viaggio
Con la IA, i viaggi via terra, i voli, le prenotazioni alberghiere e i sistemi di gestione delle spese non operano come strumenti scollegati. Lo fanno infatti come un livello di servizio unificato e contestualizzato, alimentato dall’intelligenza artificiale e dall’orchestrazione dei dati.
Secondo gli addetti ai lavori, i travel manager potranno integrare in piattaforme più ampie le trasferte dei collaboratori anziché essere trattati come un prodotto a sé stante. Altri aggiungono che i viaggi aziendali vengono reinventati come un servizio integrato piu che come una serie di prenotazioni transazionali.
Le piattaforme Mobility-as-a-Service (MaaS), che integrano autonoleggio, ride-sharing, trasporto pubblico e altre modalità di trasporto locali, vengono adottate per i viaggi d’affari per fornire itinerari in tempo reale. Oltre a pagamenti unificati e conformità alle policy.
Pertanto:
- La prenotazione di un viaggio non è più un processo suddiviso in più passaggi distinti.
- Il sistema anticipa la migliore combinazione di trasporto via terra o via aerea e hotel.
- Le modifiche si applicano automaticamente a cascata a tutte le modalità in caso di qualunque problema o cancellazione.
- Anche i sistemi di gestione delle spese diventano un’estensione naturale di questo ecosistema, non un processo separato alla fine di un viaggio.
Svolta nei viaggi d’affari, la sifda del 2026 è ampliarne l’impiego
L’intelligenza artificiale può gestire automaticamente prenotazioni e ricevute da più fornitori, rilevare anomalie nei prezzi e precompilare le note spese in tempo reale. Questo fa risparmiare tempo e migliora la gestione delle trasferte da parte della contabilità.
Tutto ciò richiede però sia software intelligenti sia una stretta collaborazione tra i sistemi di compagnie aeree, hotel, altri fornitori di mobilità, TMC e piattaforme di gestione delle spese.
Il 2025 ci ha comunque dato una conferma: l’intelligenza artificiale è ampiamente funzionale ai viaggi d’affari. La sfida del 2026? Integrazione, fiducia e un allargamento della IA in tutti i settori dei viaggi.
Il ruolo della IA nelle trasferte aziendali è spesso descritto come una trasformazione immediata. Ma i primi risultati in tutti i settori mostrano una realtà più sfumata. Diversi studi indicano (per ora) guadagni di produttività inferiori alle aspettative quando l’intelligenza artificiale viene implementata senza la giusta infrastruttura, governance o allineamento del flusso di lavoro. Ciò, però, non ne diminuisce il potenziale. Anzi: sottolinea che l’efficienza non è automatica.
Occorre ricordare che viene applicata in modo errato quando viene sovrapposta a sistemi frammentati. La vera svolta si avrà quando ogni aspetto del business travel sarà orchestrato attraverso dati condivisi e controlli umani. È qui che l’intelligenza artificiale crea valore invece di creare nuovi attriti.
