Come scritto in vari articoli dedicati su queste pagine e spiegato a MissionForum, nel corso del 2025, a più riprese, in Italia sono state modificate le regole per la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto.
E’ stata introdotta la necessità di pagare tali spese con strumenti tracciati (es. bonifico o carte elettroniche di pagamento) per assicurare la non imponibilità in capo al dipendente che ha effettuato la trasferta, nonché per assicurare la deduzione in capo all’impresa e al lavoratore autonomo.
A fine anno, in vista del 2026, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato chiarimenti sul tema, attraverso la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Ecco a seguire una sintesi dei principali.
Trasferte nel Comune
Per le trasferte dei dipendenti che avvengono nel territorio comunale, l’Agenzia delle Entrate commenta una modifica recata dal D.Lgs. n. 192/2024: dal 2025, le «indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito». Questa formulazione prevede che non sia da tassare in capo al dipendente, oltre al rimborso dei biglietti di trasporto di un vettore pubblico (ad esempio i biglietti della metropolitana o la ricevuta del taxi), anche l’eventuale rimborso per l’utilizzo dell’auto propria, calcolato sulla base delle tariffe ACI. In precedenza, il rimborso chilometrico per le trasferte nel Comune doveva essere tassato in capo al dipendente.
Pedaggi e parcheggi in trasferta
L’Agenzia delle Entrate indica che non concorrono a formare reddito, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di pedaggio debitamente documentate, sostenute in trasferta (sia all’interno sia al di fuori del comune). Analogamente non concorrono, in quanto spese di viaggio, i rimborsi delle spese di parcheggio comprovate da documenti giustificativi che identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.
Obbligo di tracciabilità delle spese
L’Agenzia delle Entrate ritiene che la condizione di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, mediante taxi e NCC, richiesta ai fini della non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi erogati al dipendente, debba sussistere sia con riferimento alle trasferte o missioni all’interno del Comune, sia per quelle effettuate fuori dal territorio comunale (sede di lavoro).
Imposta di soggiorno
Rientra nell’obbligo di pagamento tracciato anche il rimborso erogato al dipendente per il pagamento dell’imposta di soggiorno in trasferta, in quanto connessa all’alloggio.
Spese di viaggio non soggette a obbligo di tracciatura
L’Agenzia delle Entrate precisa che i rimborsi delle spese per viaggi e trasporti diversi da quelli effettuati mediante taxi e NCC (quali, ad esempio, biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei, navi) non richiedono il pagamento tracciato. Non vi sono obblighi neppure per il pagamento dei rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica, per costi sostenuti e imputabili all’utilizzo del mezzo proprio in trasferta.
Modalità di pagamento spese trasferta e rappresentanza
Si considera tracciato il pagamento con versamento bancario o postale, nonché gli altri strumenti previsti dall’art. 23, D.Lgs. n. 241/1997. A titolo esemplificativo, un mezzo di pagamento tracciabile può essere dimostrato mediante prova della transazione (ovvero ricevuta della carta, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto, ecc.). L’estratto conto, in particolare, costituisce una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, opzionale, residuale e non aggiuntiva, che il soggetto che sostiene la spesa può utilizzare nel caso non abbia altre prove. Sono ammessi anche i pagamenti tramite smartphone.
Trasferte all’estero
Il D.L. n. 84/2025 ha limitato l’obbligo di pagamento tracciato alle sole trasferte nel territorio dello Stato. Ai fini della non concorrenza alla formazione del reddito dei rimborsi per le spese sostenute all’estero, in occasione delle trasferte, non è richiesta l’ulteriore condizione dei mezzi di pagamento tracciabile.
Trasferta per lavoro autonomo
La disciplina delle trasferte nel lavoro autonomo, modificata con decorrenza 2025 (D.Lgs. n. 192/2024) è stata corretta in più parti nell’ultimo anno.
Dal 2025 il reddito di lavoro autonomo è caratterizzato dalla onnicomprensività, ossia ogni provento incassato costituisce reddito. È prevista una specifica deroga: i rimborsi delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono alla formazione del reddito. A fronte di tale detassazione del rimborso, il relativo costo sostenuto non risulta deducibile.
Il pagamento deve essere tracciato: qualora le spese del lavoratore autonomo, nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, non siano state pagate mediante strumenti tracciabili, i rimborsi relativi concorrono al reddito.
È previsto inoltre che, qualora il committente non rimborsi il professionista per le spese riaddebitate, queste diventino deducibili per il professionista; tale diritto alla deduzione esiste però unicamente per le spese di trasferta che siano pagate con strumenti tracciati.
Date di decorrenza del pagamento tracciato
L’Agenzia delle Entrate puntualizza la decorrenza dell’obbligo di pagamento tracciato.
Decorrenza dal 1.1.2025: spese riaddebitate al committente.
Decorrenza dal 18.6.2025: spese sostenute dal professionista nell’ambito dell’attività professionale; spese sostenute quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi; spese sostenute quale datore di lavoro per le trasferte o missioni dei lavoratori dipendenti.
Imprese
L’obbligo di pagamento tracciato riguarda anche la deducibilità delle spese sostenute dalle imprese. Tale obbligo riguarda prima di tutto la deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici relativi alle stesse spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti ai lavoratori autonomi.
La norma decorre dal 2025, ma L’Agenzia delle Entrate chiarisce che non sono soggetti i rimborsi avvenuti per spese sostenute nel 2024. L’Agenzia ricorda che tale obbligo si aggiunge agli altri riguardanti le trasferte dei dipendenti; in particolare, occorre rispettare i limiti quantitativi per le spese di trasferta.
L’obbligo di pagamento tracciato per le imprese rileva in tutte le ipotesi in cui, nel territorio dello Stato, le stesse risultino sostenute dalle imprese o siano l’oggetto di un rimborso analitico (a un dipendente ovvero ad un professionista incaricato di svolgere un determinato lavoro).
Amministratori
L’obbligo di pagamento tracciato riguarda le spese sostenute per le trasferte degli amministratori, sia che questi conseguano reddito di lavoro dipendente o assimilato (amministratore-dipendente o amministratore-collaboratore), ovvero qualora questi conseguano redditi diversi da quello dipendente (ad esempio amministratore-professionista).
Spese di rappresentanza
Si ricorda, infine, che l’obbligo di pagamento tracciato riguarda anche le spese di rappresentanza (ossia le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza, in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa, ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore).
A differenza delle spese di trasferta, le spese di rappresentanza sono vincolate al pagamento tracciato tanto che la spesa venga sostenuta in Italia, quanto che la spesa venga sostenuta all’estero.
Si ricorda che le spese di pubblicità e sponsorizzazione non sono considerate spese di rappresentanza, quindi non sono subordinate all’obbligo di pagamento tracciato.
