Gestire un parco auto aziendale non significa solo assicurarsi che i veicoli siano disponibili e
funzionanti: una delle sfide più sottovalutate, ma allo stesso tempo più complesse, è la gestione
delle fatture.
Carburante, manutenzione, leasing, assicurazioni, pedaggi e multe generano un flusso continuo di documenti contabili che, se non gestiti correttamente, possono rallentare l’intera macchina amministrativa di un’impresa.
Le aziende con flotte anche di piccole dimensioni si trovano ogni mese a dover verificare decine,
se non centinaia, di fatture. Il controllo incrociato tra i servizi realmente erogati (come il chilometraggio, gli interventi di officina o le spese per il carburante) e quanto riportato nei documenti fiscali richiede tempo, attenzione e spesso l’intervento di più reparti: amministrazione, logistica e risorse umane.
In questo scenario si inserisce ZCarFleet, il software Zucchetti dedicato alla gestione del parco auto aziendale, attraverso la funzionalità di certificazione delle fatture: uno strumento che consente di verificare in modo automatizzato la correttezza formale e la coerenza contrattuale delle spese registrate, semplificando il passaggio dei dati verso i sistemi di contabilità aziendale.
Questa funzione si rivela particolarmente utile per la gestione dei fornitori di noleggio a lungo termine, attività per cui è necessario tenere sotto controllo voci come:
canoni di noleggio e canoni accessori relativi ai servizi aggiuntivi
eventuali note di credito
addebiti extra per sforamenti chilometrici rispetto ai limiti contrattuali
Il processo si articola in quattro fasi principali:
1. Importazione dei dati da fonti esterne
2. Controllo automatico delle fatture, confrontando gli importi con quelli presenti all'interno
della piattaforma
3. Invio in contabilità, con possibilità di separare le fatture relative ai canoni da quelle per
costi extra
4. Registrazione e pagamenti: il processo si completa grazie a un flusso di ritorno con i dati
forniti dal sistema contabile.
Questa gestione automatizza l’iter di contabilità, permettendo l’importazione automatica delle fatture e riducendo così sia il tempo per l’inserimento manuale dei dati che gli eventuali errori di imputazione. Inoltre, essa consente una riconciliazione rapida delle spese, che vengono confrontate in tempo reale con i dati operativi come chilometri, consumi e manutenzioni. La tracciabilità è totale, poiché ogni spesa può essere attribuita a uno specifico veicolo o driver.
Questo sistema permette anche un significativo risparmio di tempo, riducendo l’impegno nella gestione documentale e liberando risorse per attività più strategiche. Infine, si ottiene un controllo puntuale dei costi, monitorando ogni voce di spesa e facilitando la negoziazione di condizioni migliori con fornitori e noleggiatori.
