Limitare il numero di gare per eventi e a 3 il numero di agenzie in gara per un evento. Inoltre, riconoscere un rimborso per la partecipazione alle gare stesse e anticipare tutti i costi necessari alla realizzazione di un evento.
Sono questi i punti cardine del Patto Etico per la Ripartenza che il Club degli Eventi e della Live Communication propone alle aziende.
L’organismo di rappresentanza di 43 agenzie di eventi e comunicazione lancia un appello alle imprese: condividere e rispettare regole comuni ed eque nelle procedure di assegnazione di un “appalto”.
Il patto per far ripartire gli eventi
Ripensare in maniera etica il rapporto tra domanda e offerta è da sempre una priorità. Ma lo è ancora di più oggi, per permettere una reale ripartenza del settore dopo lo stop forzato dovuto alla pandemia.
L’idea del patto nasce, infatti, alla fine del 2020, l’anno che fa registrare al comparto il peggiore bilancio della storia. La perdita media di fatturato è stata del -70,8% fino a un massimo dell’85% per il 40% dei 427 operatori intervistati da Astra Ricerche, nel periodo 15 marzo/15 aprile 2021.
Agenzie di eventi: un valore da riconoscere
«Come sta accadendo in diversi ambiti dei servizi, anche molte realtà del nostro settore non riusciranno a reggere l’impatto e purtroppo scompariranno. Ma quelle che riusciranno a resistere hanno bisogno più che mai di poter contare sulla relazione con interlocutori aziendali consapevoli del valore del lavoro delle agenzie», commenta Marco Jannarelli, presidente di Next Group e portavoce dell’iniziativa.
«Il Patto Etico che proponiamo alla committenza vuole essere un invito a trattare i fornitori, specie in sede di gare d’appalto, con maggiore attenzione e senso etico rispetto al passato. Moltissime aziende già adottano criteri eccellenti nelle procedure, ma il lavoro di sensibilizzazione da fare ancora in questo ambito è enorme».
Il Patto Etico per la Ripartenza: i 6 punti
Ecco i punti che il Club degli Eventi e della Live Communication punta a condividere con il mercato della domanda:
- Limitare le gare, preferendo valutazioni basate su credenziali (case history, workshop, chemistry meeting)
- Predisporre e condividere briefing esaustivi con obiettivi chiari, budget definiti, tempi adeguati al lavoro da svolgere e criteri di valutazione oggettivi, dichiarati in sede di gara
- Limitare il numero delle agenzie chiamate in gara a 3 partecipanti
- Chiedere aggiustamenti e rework alla sola agenzia assegnataria della gara
- Riconoscere un rimborso spese pari all’1% del budget ai partecipanti in gara
- Anticipare alle agenzie incaricate tutti i costi vivi relativi alla realizzazione dell’evento
Gare per eventi: la parola alle aziende
Ma qual è la posizione delle aziende committenti?
Jane Reeve, chief communication officer di Ferrari, argomenta: «Talvolta alcune aziende tendono a sottovalutare l’importanza di partnership strategiche come quelle che si possono instaurare con le agenzie, e non curano la relazione con la necessaria attenzione. È giusto che chi ha maggiori risorse, sensibilità ed esperienza in questo ambito dia l’esempio ascoltando e collaborando per trovare soluzioni soddisfacenti per entrambe le parti».
Continua, entrando nel cuore del tema: «Non capisco perché non sia possibile comunicare il nome delle agenzie che partecipano alle gare. Penso invece che sia un elemento importante. Così facendo le agenzie sanno con chi sono in competizione e lavorano per proporre progetti creativi differenti».
«Parlare di rimborso spese è però difficile. A una gara possono partecipare anche 4 agenzie e per un evento da milioni di euro è chiaro che rimborsare a tutte l’1% diventa una cifra importante. L’alternativa è, di concerto con l’ufficio acquisti, pensare a un gettone di partecipazione. Senza però parlare di percentuali di rimborso».
La campagna di comunicazione in 6 soggetti
Il Patto Etico per la Ripartenza è sostenuto da una campagna di comunicazione su stampa e canali digitali. E’ declinata in 6 soggetti che rappresentano i punti del manifesto.
Tra i pay off troviamo: “Non chiameresti mai 8 barbieri per un taglio di capelli, perché farlo con le agenzie di eventi?“, “Non pagheresti mai il conto del ristorante 7 mesi dopo aver cenato, perché farlo con le agenzie di eventi?” e “Non chiederesti mai la stessa ricetta a 8 chef, perché farlo con le agenzie di eventi?”.
Il Club degli Eventi e della Live Communication aderisce a ItaliaLive: scopri la mission della campagna di informazione che per la prima volta unisce le principali associazioni del settore dei congressi e degli eventi.
