Il rimborso spese forfettario è una delle modalità più semplici ed efficienti per gestire le trasferte aziendali. Si basa sull’erogazione di un importo fisso giornaliero al dipendente, senza l’obbligo di raccogliere e archiviare i giustificativi di ogni singola spesa.
Questa formula è particolarmente vantaggiosa rispetto al rimborso analitico e al rimborso misto, perché consente alle aziende di semplificare i processi amministrativi, ridurre la burocrazia e garantire maggiore rapidità nei rimborsi.
In questo articolo vediamo cos’è il rimborso forfettario, la normativa di riferimento in Italia, i vantaggi e i limiti, le novità dal 2025 e le best practice per implementarlo in azienda.
Cos’è il rimborso spese forfettario?
Con il rimborso forfettario trasferte, il dipendente riceve un’indennità giornaliera stabilita dal datore di lavoro o dal CCNL, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute per vitto e alloggio.
La caratteristica principale è la semplificazione: non serve presentare scontrini, fatture o ricevute. L’importo viene calcolato a forfait, permettendo alle aziende di standardizzare i costi di trasferta.
Differenza tra rimborso forfettario e spese documentate
- Spese documentate: il dipendente deve presentare ricevute e giustificativi per ottenere il rimborso.
- Spese forfettarie: viene erogato un importo fisso giornaliero, senza necessità di documentazione.
Il rimborso forfettario semplifica il processo amministrativo, ma limita la copertura rispetto alle spese reali sostenute.
Normativa di riferimento
Il TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) disciplina il rimborso spese forfettario in Italia.
Esenzione fiscale per i dipendenti:
- fino a 46,48 € al giorno per trasferte in Italia
- fino a 77,47 € al giorno per trasferte all’estero
Questi importi sono esenti da IRPEF e contributi previdenziali.
Il rimborso forfettario è interamente deducibile, a differenza del rimborso analitico, che dal 2025 richiede tracciabilità dei pagamenti per essere deducibile.
Le spese di trasporto restano escluse e devono essere gestite con rimborso analitico.
Vantaggi del rimborso spese forfettario
- Semplificazione amministrativa: niente scontrini o note spese da archiviare.
- Riduzione del carico burocratico: processi più rapidi e meno errori.
- Maggiore liquidità aziendale: rimborsi immediati senza attese.
- Gestione predittiva dei costi: budget trasferte più chiaro e standardizzato.
- Rapidità di erogazione: l’importo è inserito direttamente in busta paga.
Limiti e svantaggi
- Scarsa flessibilità: non sempre adeguato in località con costi variabili.
- Copertura limitata: riguarda solo vitto e alloggio, non i trasporti.
- Rischio fiscale: un uso improprio può portare a sanzioni e riqualificazioni.
Per ridurre i rischi, è importante indicare sempre luogo e motivo della trasferta (es. sede cliente).
Confronto con il rimborso analitico: novità 2025
Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi analitici sono deducibili solo se effettuati con strumenti tracciabili (carte aziendali, bonifici, pagamenti digitali).
Il rimborso forfettario, invece, non è soggetto a questa regola, risultando ancora più conveniente per le aziende che vogliono snellire i processi.
Come implementare il rimborso spese forfettario
- Definire le policy aziendali: importi giornalieri, criteri di eleggibilità, comunicazione ai dipendenti.
- Aggiornare i sistemi: buste paga integrate e software gestionali come SAP Concur.
- Monitorare e controllare: registrare trasferte, verificare i rimborsi e predisporre documentazione interna (ordine di missione).
Quando conviene il rimborso forfettario?
Il rimborso forfettario è ideale quando:
- le spese di trasferta sono stabili e ricorrenti
- i dipendenti viaggiano spesso per periodi brevi
- si vuole ridurre la burocrazia e semplificare la gestione
I settori più adatti nei quali applicarlo sono i servizi, il commerciale, le aziende con frequenti visite a clienti e fornitori.
Il rimborso spese forfettario è uno strumento efficace per semplificare la gestione delle trasferte, ma richiede policy aziendali chiare.
Con soluzioni integrate come SAP Concur, le aziende possono implementare facilmente questo sistema, automatizzare i processi e gestire le trasferte in maniera rapida, sicura e conforme.
