Il rimborso spese forfettario è una delle modalità più semplici ed efficienti per gestire le trasferte. Si basa sull’erogazione di un importo fisso giornaliero, senza obbligo di raccogliere e archiviare i giustificativi di ogni singola spesa.
Questa formula è vantaggiosa rispetto al rimborso analitico e al rimborso misto, perché consente di semplificare i processi amministrativi, ridurre la burocrazia e garantire maggiore rapidità nei rimborsi.
Cos’è il rimborso spese forfettario?
Con il rimborso forfettario trasferte, il lavoratore riceve un’indennità giornaliera stabilita dal datore di lavoro o dal CCNL, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute per vitto e alloggio.
Differenza tra rimborso forfettario e spese documentate
Spese documentate → il dipendente deve presentare ricevute e giustificativi.
Spese forfettarie → viene erogato un importo fisso giornaliero, senza documentazione.
Normativa di riferimento
Il TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) stabilisce i limiti di esenzione fiscale:
- fino a 46,48 € al giorno per trasferte in Italia
- fino a 77,47 € al giorno per trasferte all’estero
Questi importi sono esenti da IRPEF e contributi.
Novità fiscali 2025
Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi analitici sono deducibili solo se pagati con strumenti tracciabili.
Il rimborso forfettario non subisce questa limitazione, restando una soluzione più semplice e sicura.
Vantaggi e limiti del rimborso forfettario
Vantaggi
- Semplificazione amministrativa
- Rapidità nei rimborsi
- Budget trasferte chiaro e prevedibile
Limiti
- Copertura ridotta rispetto alle spese reali
- Non include i trasporti
- Possibili contestazioni fiscali se usato impropriamente
Rimborso spese forfettario per professionisti
Il rimborso forfettario non riguarda solo i dipendenti. Anche i liberi professionisti che sostengono spese per conto dei clienti possono adottare questa modalità.
Le somme ricevute a titolo di rimborso spese concorrono alla formazione del reddito, salvo che siano anticipate in nome e per conto del cliente con fattura intestata a quest’ultimo.
Nel regime forfettario, i rimborsi percepiti dal professionista sono generalmente imponibili, salvo rimborsi spese “fuori campo IVA” correttamente documentati.
Rimborso spese forfettario per amministratori
Gli amministratori di società possono ricevere rimborsi spese forfettari. In questo caso:
- valgono i limiti di esenzione previsti dal TUIR (46,48 € Italia, 77,47 € estero)
- se superano tali soglie, gli importi eccedenti diventano reddito imponibile ai fini IRPEF
- è fondamentale che le spese siano collegate a missioni o trasferte reali e documentate con ordine di incarico
Rimborso spese forfettario: fa reddito?
Dipende dalla categoria:
- Dipendenti → non fa reddito entro i limiti esenti.
- Amministratori e collaboratori → valgono le stesse soglie esenti del TUIR.
- Professionisti in regime ordinario o forfettario → di norma fa reddito, salvo anticipazioni in nome e per conto del cliente.
Rimborso spese e regime forfettario
Chi opera in regime forfettario deve prestare attenzione:
- i rimborsi percepiti dai clienti si considerano compensi e concorrono alla base imponibile;
- fanno eccezione le spese anticipate “in nome e per conto” del cliente, documentate con fattura intestata direttamente a lui;
- l’Agenzia delle Entrate ribadisce che i rimborsi spese non documentati rientrano sempre nel reddito del professionista.
Fac simile rimborso spese forfettario
Un fac simile di nota spese forfettaria deve contenere:
- dati del lavoratore/professionista
- data e luogo della trasferta
- motivo dell’incarico
- importo giornaliero corrisposto
- eventuali spese escluse (trasporti)
Un modello semplice può essere predisposto dall’azienda e allegato all’ordine di missione.
FAQ rapide
Il rimborso forfettario è deducibile per l’azienda? → sì, entro i limiti TUIR.
Il rimborso spese nel regime forfettario è imponibile? → sì, salvo anticipazioni documentate.
Gli amministratori possono riceverlo? → sì, ma con gli stessi limiti fiscali dei dipendenti.
Serve documentazione? → per i rimborsi forfettari no, ma è necessario registrare luogo e motivo della trasferta.
