Ne abbiamo parlato anche all’ultimo MissionForum di marzo 2025, in quanto novità dell’anno nella fiscalità del Business Travel: le spese dei dipendenti, come pasti o spostamenti durante le attività di lavoro in trasferta, sono deducibili solo se tracciabili.
Solo pagamenti digitali per le spese di trasferta, in Italia
Pagamenti digitali obbligatori, quindi? Sì, niente contante ma, ….Dipende. Nel senso che il decreto correttivo appena approvato in giugno, limita la nuova regola, non sempre gradita a tutti per banali motivi di uso e abitudini.
L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta infatti, pur ufficialmente introdotto con la legge di Bilancio per scoraggiare uso di contanti e possibili truffe o evasioni fiscali, aveva sollevato alcuni dubbi, ora sciolti con l’ultimo DL di giugno 2025 (retroattivo da 1 gennaio 2025): la tracciabilità è richiesta solo per le trasferte effettuate in territorio italiano (combattendo quindi l’evasione locale) e non all’estero.
Quali spese vanno tracciate, per la deducibilità
Ricordiamo sinteticamente le categorie di spesa di viaggio lavorativo, i cui pagamenti devono essere tracciati (doppia ricevuta, locale e di sistema elettronico pagamento) per essere deducibili: spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi non di linea.
Sono invece di base già escluse dall’obbligo le spese dei mezzi pubblici (treni, autobus, metro, aerei), se si dispone di un biglietto intestato al lavoratore.
Spese deducibili e rimborsi per lavoratori autonomi
Gli autonomi in regime fiscale ordinario, da quest’anno vedono anche loro le proprie spese di trasferta deducibili solo se effettuate con strumenti tracciabili.
Un principio che si applica anche ai rimborsi chilometrici. Novità poi per le spese di rappresentanza degli autonomi: deducibili solo se pagate in forma tracciata.
Nulla cambia per chi applica i rimborsi forfettari: deducibili nei limiti previsti dal TUIR: 46,48 euro al giorno per trasferte Italia e 77,47 euro al giorno per l’estero (ridotti se il rimborso forfettario è combinato a rimborsi analitici di vitto o alloggio).
Alcune delle novità però si applicano alle spese sostenute dal 18 giugno, trattandosi di fattispecie non trattate dalla legge di Bilancio. In particolare la cosiddetta estensione anche alle spese sostenute da imprenditori individuali, soci di società di persone o dagli amministratori di impresa, così come ai costi sostenuti in proprio da un professionista, anche quali spese di rappresentanza.
Le nuove regole in sintesi: imprese, dipendenti, autonomi
Una sintesi delle nuove regole 2025 in vigore in tema di deducibilità spese di trasferta è indicata nel seguente schema, ricordando che gli strumenti tracciabili tipici sono i versamenti su c/c, carte di credito o debito, assegni e app
Spese di trasferta imprese
Sono deducibili solo se con pagamenti tracciabili quando avvenute in Italia -> Da 01/01/2025
Obbligo di tracciabilità esteso -> Da 18/06/2025
Spese di trasferta dipendenti
Sono imponibili le spese non tracciate, sostenute in Italia -> Da 18/06/2025
Spese di trasferta professionisti
Fanno reddito i rimborsi analitici di spese non tracciate, sostenute in Italia (con deducibilità tardiva in caso di mancato pagamento da parte del committente). Sono deducibili in Italia le spese sostenute e tracciate, anche come committenti di altri autonomi e come datore di lavoro per i rimborsi analitici. Sono deducibili le sole spese di rappresentanza pagate con mezzi tracciati. -> Da 18/06/2025
