Il controllo delle note spese aziendali è un aspetto cruciale, ma spesso complesso, nella gestione di un’impresa.
Questi costi, magari dovuti a un viaggio di lavoro, si presentano in diverse forme e devono essere registrati con precisione e tempestività. Questo perché una corretta gestione permette ai manager di avere a disposizione le informazioni necessarie per prendere scelte strategiche in tempo reale riguardo a finanze, budget e priorità aziendali.
Oggi, le imprese si rivolgono sempre più alla tecnologia per semplificare, velocizzare e migliorare la gestione delle spese.
Avere un sistema efficace per gestirle è il modo migliore per monitorare i costi aziendali. Si tratta di un processo che offre maggiore controllo e, in un contesto di business sempre più competitivo, diventa indispensabile.
Il motivo principale è che, senza una visione chiara dei costi, della loro distribuzione e delle tendenze ad esse associate, non si avrà la giusta visibilità.
Senza questa consapevolezza, sarà difficile comprendere la situazione finanziaria della propria azienda e si avranno informazioni incomplete quando si dovranno prendere decisioni strategiche.
Al contrario, avere a disposizione un insieme di spese ben definito ti permetterà di prendere decisioni informate su dove investire o dove ridurre i costi.
Note spese aziendali, 6 motivi per cui conviene monitorarle
Ecco alcuni dei principali vantaggi derivanti da un monitoraggio accurato delle note spese aziendali:
- Registrazioni finanziarie solide. Avere registrazioni precise è essenziale per eventuali audit esterni della propria azienda e per affrontare eventuali controlli fiscali.
- Migliori opportunità di finanziamento. Se si stanno cercando prestiti da banche o investitori, sarà necessario presentare una panoramica chiara della propria situazione finanziaria. Registrare con precisione le spese è cruciale per ottenere finanziamenti.
- Chiarezza finanziaria. Un sistema di monitoraggio preciso permette di avere una visione trasparente e chiara di come vengano gestiti i soldi aziendali e su cosa occorra fare per migliorare la posizione finanziaria.
- Pianificazione finanziaria più precisa. Un buon sistema di monitoraggio delle spese consente di analizzare, pianificare e proiettare la situazione finanziaria futura. Disporre di report e strumenti che evidenziano le tendenze aiuta a prendere decisioni tempestive e a pianificare con maggiore sicurezza.
- Vantaggi fiscali. Molte spese aziendali sono deducibili, il che consente di ridurre il reddito imponibile. Monitorando attentamente le spese, si può abbassare il carico fiscale e avere più liquidità per le operazioni quotidiane.
- Individuazione delle frodi. Le frodi finanziarie possono danneggiare gravemente un’azienda. Con un controllo preciso delle note spese e report costanti, sarai in grado di individuare facilmente eventuali irregolarità e intervenire tempestivamente prima che possano compromettere l’attività.
Registrazione delle note spese aziendali, le buone pratiche
Per gestire correttamente le note spese aziendali, occorre seguire queste buone pratiche.
Primo: aprire un conto bancario aziendale. È infatti fondamentale separare le note spese personali da quelle dell’impresa. Utilizzarlo facilita il monitoraggio delle note spese e il pagamento delle fatture, evitando di confondere finanze personali e professionali.
Inoltre, avere un conto dedicato esclusivamente alle operazioni aziendali è importante anche per la protezione legale. Mescolando le finanze, i tribunali potrebbero considerare i beni personali come soggetti a pignoramento in caso di contenzioso.
Secondo: scegliere il software contabile più adatto, che aiuti a mantenere precisi e aggiornati i bilanci.
I software di contabilità automatizzati permettono di inserire rapidamente le fatture, riconciliare i conti e generare report dettagliati, fornendo una panoramica completa delle note spese aziendali.
Terzo: gestiscire correttamente le ricevute. Tenere traccia delle ricevute è essenziale per una gestione precisa delle note spese. Consente di confrontare gli importi spesi, verificare a chi sono stati pagati e, se necessario, confermare le spese durante un audit.
L’utilizzo di strumenti digitali di gestione delle note spese, come software e app, semplifica la registrazione e la conservazione delle ricevute. Conviene cercare soluzioni che permettano di scansionare le ricevute, generare report e conservare copie digitali.
Quarto: integrare i propri sistemi. Integrare i sistemi finanziari aziendali aumenta l’efficienza e la produttività. Collegare i sistemi di contabilità e gestione delle note spese con quelli bancari e finanziari rende più semplice completare le transazioni, dal pagamento delle fatture all’elaborazione degli stipendi.
Quinto: stabilire chiari indicatori di performance dopo aver scelto il sistema per gestire le note spese. Avere obiettivi ben definiti aiuta a monitorare i progressi, prendere decisioni informate e correggere la rotta quando necessario.
Strategie per rilevare le frodi
Le frodi sulle note spese possono manifestarsi in vari modi. Riconoscerle e prevenirle è una parte fondamentale di una solida strategia finanziaria.
I principali tipi di frode sulle note spese includono:
- Spese false. Queste includono la richiesta di rimborso per pasti gratuiti, la presentazione di articoli non acquistati o la creazione di ricevute false da sottoporre per il rimborso.
- Doppia fatturazione. Avviene quando lo stesso scontrino o fattura viene presentato più volte per ottenere il rimborso.
- Spese personali. Un dipendente potrebbe cercare di ingannare l’azienda presentando come spese aziendali quelle di carattere personale.
- Rimborso per articoli resi. Si verifica quando un dipendente acquista un articolo, lo restituisce per un rimborso e poi lo presenta comunque in nota spese.
- Spese gonfiate. I dipendenti possono sovrastimare il costo di un prodotto, dichiarare una ricevuta mancante e chiedere un rimborso per un importo maggiore.
Come prevenire le frodi
- Avere una policy chiara e ben definita sulle note spese aziendali, che specifichi cosa può e cosa non può essere rimborsato.
- Esaminare attentamente tutte le note spese e segnare quelle sospette per ulteriori verifiche.
- Controllare con attenzione le richieste di rimborso per pasti e regali destinati ai clienti.
- Verificare discrepanze nelle date e negli orari riportati nelle richieste di rimborso.
- Implementare un metodo rigoroso per verificare e approvare le note spese dei dipendenti.
- Utilizzare carte di credito aziendali per le transazioni aziendali.
- Confrontare le note spese tra i diversi dipartimenti per individuare eventuali anomalie.
—> Leggi di Nexi e delle carte di credito aziendali
Tecnologia e gestione delle note spese aziendali
La tecnologia sta cambiando radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le note spese. Gli strumenti di automazione aziendale che sfruttano l’intelligenza artificiale e il machine learning accelerano i processi di approvazione e verifica delle note spese.
L’adozione della tecnologia può semplificare notevolmente le operazioni aziendali, come ben sa SAP Concur il cuo core business è proprio fornire soluzioni per la gestione delle note spese.
