“Di poco ma in negativo” sono queste le prole con cui si è aperta la presentazione dell’Osservatorio Business Travel 2025, ricerca compiuta dal Politecnico di Milano sul settore dei viaggi d’affari.
Lo studio, realizzato insieme al Dipartimento di Scienze Aziendali dell’Università di Bologna, è stato presentato durante il Travel Innnvoation Day, evento nato nel 2014 per monitorare l’evoluzione del turismo e ampliato nel 2019 con un focus strutturato sul business travel.
L’Osservatorio fotografa oggi un comparto che cambia lentamente nei numeri ma molto velocemente nella sostanza, prendendo in considerazione quattro cluster principali: l’analisi del 2025 e le previsioni del marcato a breve termine, il ruolo della digitalizzazione nei processi di gestione dei viaggi d’affari, l’importanza dei dati e dell’intelligenza artificiale e l’evoluzione e il gap sul Duty of Care.
Un mercato in lieve contrazione, ma ricco di movimenti sottili
La prima parte della presentazione è stata dedicata al quadro generale del business travel, che nel 2025 registra un leggero arretramento: circa mezzo milione di viaggi in meno, pari a un -2%. Una frenata attribuita soprattutto al contesto macroeconomico e geopolitico, con il commercio globale sostanzialmente fermo e una serie di tensioni e protezionismi che incidono sul movimento delle persone e delle merci.
La debolezza riguarda soprattutto l’Europa, che perde circa il 4% dei viaggi, mentre l’Italia mostra una maggiore resilienza con un calo più contenuto sul fronte domestico, appena dell’1%. Gli intercontinentali arretrano del 2%, una flessione attenuata dalla temporanea vivacità generata dai dazi americani.
Anche i settori produttivi si muovono a velocità diverse. Il terziario arretra di circa il 2%, mentre l’industria resta quasi stabile, con la sola eccezione positiva del comparto farmaceutico. Sul mercato interno si segnalano invece segnali di vitalità per manifattura e costruzioni, sostenute dagli incentivi alla transizione tecnologica.
I trasporti mostrano un quadro molto sfaccettato: l’aereo è l’unica modalità in crescita, con un aumento dell’1% dei viaggi grazie a un’offerta più ampia e attenta alle fasce business, mentre treno e auto segnano il passo, rispettivamente con un -4% e un -2%, complice la diffusione del lavoro ibrido che riduce le trasferte brevi.
Anche la spesa complessiva subisce una contrazione, nell’ordine del 3%, soprattutto per effetto della riduzione delle trasferte internazionali e del calo delle quotazioni petrolifere. Al contrario, la spesa sul domestico risulta in lieve aumento per via dell’alta domanda sui voli nazionali. Nonostante lo scenario non brillante, i travel manager guardano con maggiore ottimismo al 2026: più della metà prevede infatti un incremento della spesa, con uno scenario mediano assestato attorno al +3%.
Digitalizzazione: un processo ormai strutturale
Dopo la fotografia del mercato, il focus dell’evento si è spostato sulla trasformazione digitale, una delle direttrici più dinamiche del business travel. Oggi la quasi totalità delle aziende affida la gestione dei viaggi a figure professionali interne o a una Travel Management Company, e circa una su due collabora stabilmente con un’agenzia. Rimane tuttavia un 29% che lascia ampia autonomia ai dipendenti, segnale che la maturità digitale del settore è ancora piuttosto disomogenea.
La qualità del servizio e dell’assistenza continua a essere il primo criterio di scelta delle TMC, insieme alla capacità di produrre report personalizzati e di supportare l’azienda nell’elaborazione dei dati. Restano invece ancora poco diffusi gli approcci ESG: solo un quinto delle imprese ha già definito una green travel policy formale.
Il processo di digitalizzazione appare comunque in progressivo consolidamento, con molte aziende che hanno ormai informatizzato le fasi di richiesta, autorizzazione e rendicontazione del viaggio. Gli strumenti di self booking continuano a diffondersi, sia quelli forniti dalle agenzie sia quelli sviluppati internamente, anche se la loro efficacia dipende ancora molto dalla facilità d’uso. Quando l’esperienza non è intuitiva, i dipendenti tendono a non utilizzarli pienamente, avvicinandosi più alle logiche consumer che a quelle dei processi corporate.
Il capitolo dei pagamenti è quello in cui la spinta digitale appare più matura. L’88% delle aziende utilizza ormai solo strumenti elettronici, privilegiando carte fisiche e soprattutto virtuali, mentre wallet e soluzioni come PayPal restano marginali.
Data strategy e intelligenza artificiale: dalla sperimentazione alla strutturazione
La terza sezione del convegno ha approfondito il ruolo crescente dei dati e delle tecnologie di intelligenza artificiale. Più della metà delle aziende sfrutta già strumenti di analisi, soprattutto per calcolare le emissioni, definire i budget e aggiornare la travel policy. Cresce quindi l’idea di un business travel sempre più governato dai numeri, necessari per negoziare le tariffe, selezionare i fornitori, monitorare performance e costi.
Permangono però diversi ostacoli strutturali: la qualità dei dati non è sempre adeguata, mancano standard condivisi per integrarli tra loro e spesso le imprese non dispongono di personale formato per interpretarli correttamente.
In questo quadro l’adozione dell’intelligenza artificiale, soprattutto generativa, è ancora limitata: solo il 22% delle aziende ha iniziato a utilizzarla, e principalmente per compiti di analisi, reportistica e audit.
Le principali barriere restano la carenza di competenze, le complessità normative sulla privacy e un’infrastruttura tecnologica non sempre all’altezza. Non sorprende quindi che molte imprese stiano guardando con interesse a startup e partner specializzati.
Bleisure e sicurezza: tra nuovi comportamenti e vecchie responsabilità
Nell’ultima parte della giornata l’attenzione si è spostata sui comportamenti dei viaggiatori e sulle responsabilità delle aziende in tema di sicurezza. Il fenomeno del bleisure, cioè la combinazione di lavoro e tempo libero, è ormai ampiamente accettato: sei aziende su dieci lo consentono e una su quattro ha già predisposto una policy ad hoc. Crescono anche pratiche come l’holiday working e il work from anywhere, segno di un equilibrio tra vita privata e professionale che si sta ridefinendo.
Molto meno avanzata è invece la consapevolezza sul duty of care, ovvero l’obbligo legale di un’organizzazione di proteggere la sicurezza, la salute (fisica e mentale) e il benessere dei propri dipendenti.
Nonostante le leggi siano chiare, una parte significativa delle aziende ammette di non conoscere appieno la normativa e solo il 45% di quelle informate ha una travel policy strutturata. Un dato rilevante, perché la responsabilità verso i dipendenti in trasferta resta in capo al datore di lavoro, anche quando si trovano all’estero.
Le soluzioni per la tutela del viaggiatore stanno comunque crescendo: app di tracciamento, servizi di assistenza 24 ore su 24, coperture per spese mediche e infortuni. Tuttavia, solo una minoranza estende questi servizi anche ai viaggi personali, nonostante la crescente ibridazione tra trasferte professionali e spostamenti privati.
