Istruzioni per una Rfq

Il contratto di noleggio a lungo termine è la forma di approvvigionamento delle auto aziendali e dei servizi connessi attualmente più utilizzata dalle aziende. I vantaggi di questa formula sono stati più volte evidenziati anche sulle pagine di questa rivista. E’ necessario, però, mettere in luce un aspetto che distingue questo contratto da altre forme possibili, quali l’acquisto diretto o il leasing: con il contratto di noleggio a lungo termine (nlt) non ci si limita ad approvvigionarsi dell’auto, ma si affida alla società di noleggio anche la gestione di una serie di importanti servizi connessi all’utilizzo, ma anche complementari e di tipo amministrativo. Questi servizi, che in passato erano visti dalle società di noleggio come dei “nice to have” o – per citare una frase che ho avuto l’occasione di raccogliere personalmente alcuni anni fa – «dei servizi in più che è un piacere fornire al cliente» (sic!), sono arrivati a “pesare” sul canone di noleggio in media per un 50% e attualmente fanno – e sempre più faranno – la differenza tra i diversi fornitori di nlt. E’ evidente, infatti, che se le auto in quanto tali sono un bene non differenziabile da noleggiatore a noleggiatore (l’auto X noleggiata dalla società A sarà uguale alla stessa auto X noleggiata dalla società B), è possibile valutare correttamente l’eventuale differenza di prezzo soltanto confrontando la gamma e il livello dei servizi che le due società forniscono.

Confrontare i servizi

Pertanto, al momento di richiedere differenti offerte a diversi noleggiatori, per esempio nel contesto di una gara, sarà importantissimo confrontare i servizi offerti. Anzi, meglio sarà se l’azienda si presenterà con una richiesta di offerta Rfq, request for quotation che definisca livelli minimi di servizio in modo da ottenere degli output comparabili, non solo in termini di modelli e di costi.

Ma quali sono i principali servizi da valutare e quali dovrebbero essere i livelli minimi di servizio da richiedere? Innanzi tutto, occorre definire le componenti e i parametri di quantificazione del canone mensile. Normalmente, il canone mensile di nlt include il finanziamento dell’auto, la tassa di proprietà, la manutenzione ordinaria e straordinaria e il soccorso stradale 24 ore su 24. Quasi sempre poi comprende le assicurazioni, anche se esistono esempi di scorporo di questa voce, soprattutto all’estero.

Le polizze

Le polizze in genere incluse nel canone sono la Rc obbligatoria, quella sull’infortunio del guidatore (Pai) – i terzi sono coperti per legge dalla Rc -, la furto e incendio e la kasko. Attualmente conviene richiedere Rc con massimale illimitato (in quanto la differenza è minima, in genere di pochi euro al mese), mentre la Pai viene normalmente offerta con massimali intorno a 50-100mila euro. Un discorso a parte meritano le franchigie: se da un lato contribuiscono a diminuire il canone, d’altra parte possono causare consistenti costi non prevedibili o, in alternativa, peggiorare lo stato di manutenzione dell’auto, visto che il guidatore tenderà a concentrare gli interventi nel tentativo di ridurre l’applicazione delle franchigie. Inoltre, le franchigie possono dare luogo a contenziosi, in particolare quando si tratta di determinare quanti “eventi” (incidenti) hanno contribuito all’attuale stato dell’auto. Suggerisco quindi di valutare attentamente i risvolti in termini di costi successivi, di problemi di gestione e di insoddisfazione dell’utilizzatore, prima di accettare o proporre l’introduzione di franchigie assicurative.

Un dettaglio importante da verificare riguarda le modalità e i tempi di invio dei contrassegni assicurativi: è preferibile che la scadenza non coincida con la fine dell’anno solare, dato che in quel periodo è difficile ricevere celermente la documentazione ed è anche più difficile recapitare i tagliandi agli utilizzatori a causa delle festività natalizie. Inoltre, sarà bene verificare che la documentazione assicurativa riporti anche il nome dell’utilizzatore oltre agli estremi della targa.

Il finanziamento dell’auto

Il finanziamento dell’auto avrà una durata predeterminata (normalmente da 36 a 48 mesi) e includerà un chilometraggio contrattuale; a fine contratto verrà eseguito un conteggio sui giorni effettivi di durata (possono esserci delle discrepanze tra la durata nominale ed effettiva) e sui relativi chilometri e verrà conteggiato un addebito o un accredito a carico del cliente sulla base di un costo chilometrico unitario. Il canone dovrà essere fisso per tutta la durata del contratto, ossia il costo mensile della singola auto non potrà essere rivisto neppure per fattori esogeni quali variazioni delle tariffe assicurative o della tassa di circolazione; sarà, invece, utile riservarsi la possibilità di effettuare delle modifiche contrattuali in relazione al chilometraggio effettivo (è consigliabile rivedere il contratto dopo dodici mesi per adeguarlo ai chilometri effettivamente percorsi al fine di evitare addebiti eccessivamente onerosi a fine contratto) oppure l’estinzione anticipata secondo parametri predeterminati e tempi definiti.

Occorre inoltre che la società di nlt definisca a quali condizioni si riserva di chiudere anticipatamente il contratto a causa di danno eccessivo a seguito di incidente (per danno eccedente una certa percentuale del valore commerciale dell’auto).

Il canone

I canoni offerti dovranno essere validi per tutte le nuove immatricolazioni richieste entro un certo periodo di tempo, al termine del quale l’azienda si riserverà di procedere a un’ulteriore gara se gli adeguamenti proposti dal noleggiatore lo consiglieranno.

Relativamente all’oggetto del finanziamento, l’azienda dovrà definire i modelli e le relative versioni, gli accessori da includere nel canone a carico dell’azienda (tipicamente gli Abs, doppio airbag, fendinebbia, antifurto, estintore, climatizzatore, autoradio) e gli accessori opzionali a carico del richiedente: per questi ultimi dovrà essere indicato il prezzo e lo sconto praticato sul listino. Per il pagamento degli optional a carico dell’assegnatario nonché di eventuali upgrade consentiti (ovvero la possibilità, da parte del driver, di ordinare un’autovettura di categoria superiore rispetto a quella a lui spettante, versando direttamente una differenza) è necessario che la società di nlt preveda la possibilità di fatturare direttamente al dipendente e di ricevere da lui il pagamento, escludendo quindi l’azienda da ogni responsabilità correlata, anche in caso di insolvenza da parte dell’assegnatario.

La manutenzione

Veniamo ora alla manutenzione. Si dovrà definire un congruo numero di pneumatici, compresi quelli invernali (almeno un pneumatico ogni 10.000 chilometri percorsi, fatta salva la possibilità di cambiarli in qualsiasi momento se usurati oltre il limite previsto dal Codice della strada).

Importanti aspetti da verificare sono la capillarità del servizio di assistenza, i tempi di intervento e riconsegna dell’automezzo, servizi accessori ma importanti quali la presa e consegna a cura e carico dell’officina per tagliandi, la sostituzione di cristalli o altre riparazioni e la possibilità di gestire le piccole riparazioni in emergenza (rabbocchi olio, tergicristalli ecc.) anche al di fuori del circuito delle officine convenzionate – specificando le procedure di richiesta della fattura in modo che possa essere rimborsata al dipendente dalla società noleggiatrice e non dall’azienda di appartenenza.

I servizi di customer care

Grande attenzione dovrà essere dedicata al processo di gestione dei servizi di customer care (tramite call center o servizio dedicato) e di soccorso 24 ore al giorno: infatti, al di là dei risparmi che si possono ottenere nella negoziazione, è proprio al momento di utilizzare questi servizi che avremo la conferma di aver fatto un buon affare. In tale servizio rientrano anche le procedure di ritiro dell’auto sostitutiva (normalmente per fermi macchina superiori alle ventiquattr’ore) – di cui vanno definiti la classe, i costi (inclusi o meno nel canone), le modalità e i tempi di ritiro – e la capillarità dei punti di consegna.

Andranno inoltre definite le procedure d’ordine – in quanto impattano sul lavoro amministrativo interno o della società di fleet management-, le modalità di verifica dei tempi di consegna comunicati nell’ordine, la classe e il costo dell’auto in preassegnazione, ove richiesta. Sarà anche utile definire una procedura di gestione di eventuali errori di consegna, ovvero modelli non conformi a quanto richiesto, sia per errore del noleggiatore che del produttore: si potrà prevedere contrattualmente la restituzione, il ripristino della richiesta dell’ordine a carico del noleggiatore (per esempio in caso di sostituzione di un accessorio) o l’accettazione dietro concessione di un forte sconto da parte della società di nlt.

Constatazione dei danni

Alla riconsegna dovrà esserci un chiaro iter per la constatazione dei danni – in particolare dovrà essere chiaramente definito il danno derivante da normale usura – e di perizia, al fine di evitare che ogni restituzione dia origine a un addebito imprevisto e, ove il danno sia effettivamente dovuto a scarsa diligenza dell’assegnatario, di consentire all’azienda di addebitare il danno al dipendente senza timore di contestazioni anche legali.

Servizi aggiuntivi

Tramite il contratto di nlt si possono richiedere altri servizi aggiuntivi quali la rinotifica delle multe (al fine di consentirne l’eventuale contestazione), la gestione del carburante mediante fuel card, la vendita ai dipendenti delle auto a fine noleggio, servizi aggiuntivi di fleet management e di gestione amministrativa, quali la gestione della documentazione interna o la fatturazione ai dipendenti della quota a loro carico.

Infine, è importante sottolineare che tutte le fatture dovranno essere inviate anche in forma elettronica in un formato compatibile con i sistemi informativi del cliente (questo di solito è normale per i canoni, difficilmente per i costi delle preassegnazioni, dei pneumatici extra contratto o per gli addebiti e accrediti a fine contratto) e dovranno mostrare gli importi suddivisi tra finanziamento e servizi (per consentire il recupero del 10% dell’Iva sul puro noleggio).

Reportistica

Un capitolo a parte è costituito dalla reportistica: infatti l’azienda può controllare efficientemente il proprio parco auto solo se la società di nlt è in grado di fornire report dettagliati e tempestivi sulla sinistrosità, le multe, gli interventi di manutenzione, l’utilizzo delle auto sostitutive, i cambi di gomme, i rifornimenti di carburante, il chilometraggio effettivo a fronte di quello contrattuale, nonché proporre valide alternative di gestione che consentano di ottenere risparmi anche a fronte di una maggior efficacia della gestione da parte della società di nlt.

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