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La gara? Meglio online

Le Rfp tradizionali? In futuro, probabilmente, saranno solo un ricordo. Da qualche anno, infatti, le medie e grandi aziende italiane ricorrono sempre più spesso alle gare online, che consentono di risparmiare tempo e “strappare” ai fornitori tariffe più competitive. A conferma di questo trend, nei mesi scorsi è stata pubblicata la ricerca “Il B2B in Italia: finalmente parlano i dati”, realizzata dalla School of Management del Politecnico di Milano in collaborazione con Adaci (Associazione italiana di management degli approvvigionamenti). L’indagine rileva una crescente penetrazione delle applicazioni di e-sourcing, che forniscono supporto alle negoziazioni in rete. Sottolinea inoltre che l’e-sourcing (insieme alle applicazioni di e-catalog, ovvero l’acquisto online di beni e servizi) ammonta a 9,5 miliardi di euro, su un valore complessivo del B2B in Italia di circa 80 miliardi (pari al 5% degli scambi complessivi tra le imprese).

Le imprese italiane ricorrono a tre differenti modalità di e-sourcing: in primo luogo, sviluppano piattaforme tecnologiche in-house o, nel caso di grandi gruppi, affidano la messa a punto dell’applicazione a una società del gruppo, introducendo poi le necessarie personalizzazioni. È il caso, ad esempio, di FastBuyer del gruppo Fiat, o di Sieco del gruppo Eni. In secondo luogo, utilizzano le piattaforme di marketplace consortili partecipati (ad esempio, Pirelli su Rubbernetwork o Nestlé su CPGmarket). O ancora, si affidano a operatori esterni, suddivisi in due categorie: da un lato vi sono gli e-sourcing service provider, operatori che rendono disponibile la loro piattaforma di e-sourcing in modalità Asp, Application service provider. In genere, ricorrono a questo tipo di società i buyer che desiderano gestire in totale autonomia lo strumento delle gare online, senza però sobbarcarsi l’onere di sviluppare un prodotto internamente. Dall’altro, operano gli e-sourcing process outsourcer, che gestiscono per conto dell’azienda tutte le fasi del processo di negoziazione, dal capitolato fino alla selezione del fornitore. La survey rivela la presenza sul mercato italiano di un 46% di applicazioni sviluppate internamente, a cui si aggiunge un 42% di prodotti messi a punto da società captive e un 12% di applicazioni fornite da provider esterni. Agli operatori esterni è riconducibile un volume di mercato decisamente contenuto (1,1 miliardi di euro nel 2003). Va evidenziata, però, una crescita di questo segmento del 120% rispetto agli 0,5 miliardi del 2002.

L’indagine si sofferma anche sul meccanismo delle aste elettroniche. Le gare consistono, come abbiamo già accennato, in strumenti di negoziazione che consentono alle aziende di mettere in competizione tra loro diversi fornitori, ai quali è data la possibilità di rilanciare i prezzi al ribasso finché la fornitura non viene aggiudicata. La gara, di solito, si svolge nell’arco di poche ore ed è condizionata da diverse variabili: tra queste, in primo luogo, il metodo di valutazione, che può essere di due tipi: mono-attributo, qualora la selezione si basi esclusivamente sul prezzo, e multi-attributo, quando oltre alle tariffe vengono presi in esame altri attributi (è il caso, ad esempio, della selezione delle agenzie di viaggio, che passa attraverso la valutazione dei servizi di travel offerti). A condizionare lo svolgimento di una gara online, inoltre, intervengono la base d’asta (il prezzo di partenza) e il cosiddetto “reserve price”, ovvero la soglia al di sotto della quale la negoziazione è considerata valida dal banditore.

Vi sono, inoltre, diversi meccanismi di negoziazione. Il primo e più diffuso è quello all’inglese, che prevede il rilancio di offerte in un tempo predefinito. Ma vi sono anche il metodo olandese, basato sulla modifica del prezzo a intervalli regolari, e quello giapponese, che implica la progressiva riduzione del prezzo e l’autoesclusione dei partecipanti fino all’ultimo concorrente in gara.

Variano, infine, le modalità di aggregazione (per uno o più lotti di prodotti), di aggiudicazione (automatica, quando la gara decreta automaticamente il vincitore, o con riserva di aggiudicazione, quando l’azienda si riserva il diritto di decretare il vincitore indipendentemente dall’esito dell’asta) e il prezzo di aggiudicazione (che può essere quello offerto dal vincitore o dal secondo classificato).

Ma quanto sono efficaci le gare online?

Al di là delle differenti modalità di svolgimento delle aste virtuali, resta da chiedersi in che misura queste piattaforme si prestino all’acquisto, oltre che di beni, anche di servizi più complessi. Nel caso dei servizi di viaggio, ad esempio, la valutazione dell’offerta del fornitore deve necessariamente tenere conto di molteplici fattori di ordine non solo quantitativo, ma anche e soprattutto qualitativo. «Il nostro prodotto è utilizzato da aziende appartenenti a 350 differenti categorie merceologiche – sottolinea Andrea Tiberi, responsabile marketing operativo della società i-Faber, che propone la piattaforma 1CityBiz -. Un dato che, da solo, testimonia il fatto che le gare online si prestano a un ventaglio di trattative estremamente ampio. I servizi di viaggio, in particolare, fanno parte di quelle negoziazioni che noi definiamo “strategiche”. Per poter fornire un servizio adeguato alle aziende clienti, infatti, studiamo attentamente le caratteristiche del mercato e dell’offerta per evitare che i clienti, in fase di capitolato, tralascino alcuni parametri fondamentali per un’efficace valutazione (i tempi di risposta alle richieste, il numero di alberghi presenti sul territorio nazionale ecc.)».

«La procedura di negoziazione via web si presta a gestire qualunque tipo di trattativa – conferma Marco Cavasassi, responsabile operations e sviluppo del provider Itp -. La differenza non la fanno le tecnologie, bensì le competenze necessarie per predisporre al meglio la trattativa».

Tra i sostenitori dell’efficacia delle gare virtuali per l’acquisto dei servizi di business travel abbiamo interpellato Paola Achilli, travel manager del Gruppo De Nora. Nel giugno 2003 l’impresa si è affidata alla piattaforma 1CityBiz per la selezione dell’agenzia di viaggi. «Chi ritiene che le gare online consentano all’azienda di selezionare il fornitore esclusivamente sulla base delle tariffe più convenienti, senza tenere conto della qualità dei servizi offerti, probabilmente dimentica che la realizzazione di questo tipo di trattativa necessita di uno scrupoloso lavoro preliminare per la stesura di un capitolato chiaro ed esauriente. Un lavoro che richiede alcuni mesi, ma che è assolutamente indispensabile per la buona riuscita di una negoziazione. Io, ad esempio, ho incontrato personalmente una decina di agenzie di viaggi e ho preparato una documentazione dettagliata, indispensabile affinché il marketplace impostasse la gara».

«Le rfp tradizionali stanno alle trattative in rete come la cucina italiana sta a quella giapponese – aggiunge Cavasassi -. La cucina italiana, infatti, richiede una preparazione veloce e una lunga cottura, mentre i piatti giapponesi necessitano di una lunga preparazione, ma hanno tempi di cottura più rapidi. Allo stesso modo, la fase di preparazione di un capitolato per una gara in rete richiede una maggiore attenzione rispetto alle rfp tradizionali. Quanto più si è scrupolosi, tanto più la negoziazione avrà successo. I nostri clienti ci richiedono un’analisi approfondita dei loro modelli di consumo, ossia non solo dei livelli di spesa, ma anche delle modalità con cui fruiscono di un determinato servizio o consumano uno specifico bene. Dobbiamo quindi disporre di competenze solide nel campo del business travel per aiutarli nella stesura di un capitolato che tenga conto delle loro reali esigenze in termini di servizi».

I vantaggi per i buyer

Quali sono i vantaggi connessi all’utilizzo delle gare online? In primo luogo, le aste consentono una considerevole riduzione del prezzo d’acquisto. I fornitori coinvolti, infatti, sono indotti a fare un’offerta in tempo reale, e ciò spesso si traduce per le aziende in tariffe più convenienti. Inoltre, le gare online hanno uno svolgimento molto più rapido delle Rfp tradizionali e forniscono alle imprese offerte più uniformi, e quindi più facilmente confrontabili. A questi plus si aggiungono una maggiore trasparenza del processo di negoziazione e la possibilità di raccogliere un numero più elevato di informazioni sui fornitori. «Nel 2003 abbiamo evidenziato saving medi rispetto al target price (definiti dai singoli buyer come prezzo ottenibile con negoziazione tradizionale o attuale) del 12% circa – dichiara Tiberi -. Complessivamente, lo scorso anno le nostre aziende hanno risparmiato ben 60 milioni di euro, mentre i fornitori hanno allargato la propria base clienti in media del 30%. A questi saving si è aggiunta una riduzione dei tempi della fase negoziale del 50% con punte dell’80%».

«Come ho detto, per condurre a buon fine l’asta è indispensabile un buon lavoro preliminare di preparazione del capitolato, che richiede un tempo non dissimile da quello necessario per le Rfp tradizionali – sottolinea Paola Achilli -. Ma in sede di gara i tempi si riducono drasticamente. E nell’arco di un’ora si compie una selezione dei supplier che, altrimenti, porterebbe via diverse settimane. Un altro vantaggio rilevante, poi, è la trasparenza delle trattative: gli attori coinvolti sono al corrente delle offerte, e ciò permette di giocare a carte scoperte.»

Non bisogna sottovalutare, infine, il vantaggio derivante dall’allargamento della “base fornitori”. «La possibilità da parte dell’azienda acquirente di entrare in contatto con un ampio ventaglio di nuovi fornitori è uno tra i principali vantaggi che offriamo» afferma Andrea Tiberi.

«La tecnologia offre enormi vantaggi nel momento in cui la negoziazione “si complica” – aggiunge Marco Cavasassi -. In genere, una trattativa è più efficace se coinvolge un numero di fornitori più elevato. A patto, naturalmente, che i plus derivanti dalla competizione tra più attori non siano messi a rischio dalla complessità connessa alla gestione di una negoziazione così articolata. Il punto di forza delle gare online è proprio la semplificazione delle trattative complesse. A noi è capitato di gestire gare che mettevano in campo fino a 400 fornitori contemporaneamente».

A quali imprese servono

Ma che tipologia di aziende ricorre alle aste virtuali per la selezione dei servizi di viaggio? «Il nostro strumento si adatta soprattutto a imprese di medie e grandi dimensioni, con fatturati che superano i 60-80 milioni di euro – spiega Tiberi -. In generale, più la massa critica è consistente e maggiori sono i vantaggi». «Questo tipo di strumento offre considerevoli vantaggi alle imprese che mobilitano un numero elevato di personale viaggiante – puntualizza Cavasassi -. Anche una pmi, se ha elevati volumi di spesa di bt, può trarre beneficio dalle gare online».

Infine, un accenno alle formule contrattuali proposte dai marketplace alle imprese. «Proponiamo un modello di business composito, che prevede da parte delle aziende acquirenti il pagamento di un canone annuale di due tipi, a seconda dei servizi prescelti – spiega Tiberi -. I fornitori, invece, pagano solamente nel caso si siano aggiudicati la commessa, versando percentuali sul valore finale del bene o servizio negoziato che variano dal 2% allo 0,5%. Da queste percentuali sono escluse categorie particolari che hanno marginalità inferiori».

Talvolta, invece, i contratti variano a seconda del tipo di negoziazione. «Ogni gara è un progetto a sé, con un differente coinvolgimento del nostro team – chiarisce Cavasassi -. In alcuni casi affianchiamo il cliente nella fase di preparazione del capitolato, in altri casi ci limitiamo a implementare la nostra piattaforma. La remunerazione, dunque, può essere di vari tipi: dal pagamento di una fee a progetto al pagamento di una quota sul saving raggiunto».

I protagonisti del mercato

In Italia, l’ingresso dei marketplace risale a tre o quattro anni fa. Da allora il settore ha registrato una crescita sostenuta e oggi vanta numerosi provider in grado di affiancare i travel manager nella realizzazione di una gara online, fornendo una consulenza basata su una conoscenza approfondita del business travel. Cominciamo la panoramica sui principali attori del mercato con i-Faber, società di Gruppo Unicredito Italiano che propone l’iniziativa 1City.Biz, prodotto sviluppato su piattaforma Oracle. «i-Faber è stata fondata nel 2001 per essere utilizzata dai suoi due primi azionisti, Gruppo Unicredito e Gruppo Erg, che per primo ha creduto nelle potenzialità della nostra piattaforma – spiega Andrea Tiberi -. i-Faber è nata come società e non come divisione di Gruppo Unicredito, testimoniando l’intenzione del Gruppo di proporre il prodotto al mercato esterno fin dalla sua nascita. Il lancio sul mercato aperto risale all’aprile 2002, con un azionariato composto inizialmente da Gruppo Unicredito, Erg e Oracle, il partner tecnologico che ci forniva la piattaforma operativa. Nel luglio 2003 i-Faber ha acquisito TE.S.CO., la centrale d’acquisto di Gruppo Impregilo. Lo scopo era accedere al settore delle costruzioni e dell’impiantistica, acquisendo l’expertise del gruppo. Grazie a questa operazione un nuovo prodotto si è aggiunto a 1City.Biz (che si occupa della negoziazione di beni e servizi): 1City.Project, piattaforma specializzata per la gestione di lavori su commessa. Sempre da luglio 2003 si è delineato l’attuale azionariato, composto da Gruppo Unicredito (65% delle quote), Erg (23%), Gruppo Impregilo (8%) e Oracle (4%)».

1CityBiz ha riscosso un considerevole successo, testimoniato dall’incremento del volume di transato e del numero delle aste svolte negli ultimi anni. «Nel 2002 il transato ammontava a 170 milioni di euro, per un totale di 500 aste. Nel 2003 questa cifra è salita oltre 500 milioni di euro (1400 le gare). Nel primo semestre del 2004 abbiamo raggiunto 490 milioni di euro e condotto circa 1600 aste. E contiamo di chiudere l’anno raggiungendo la quota di oltre 1 miliardo di valore transato, per un totale di oltre 4000 negoziazioni».

In crescita anche il parco dei clienti acquirenti e fornitori. «Attualmente disponiamo di oltre 170 clienti acquirenti e 4000 imprese fornitrici, contro le 60 imprese acquirenti e 1200 fornitori del 2002. Il parco fornitori, che ci consente di offrire il nostro prodotto ad aziende appartenenti a 350 differenti categorie merceologiche, viene seguito dai nostri specialist category manager, che hanno il compito di selezionare i migliori fornitori presenti sul mercato».

Attualmente i-Faber dispone di una sede centrale a Milano e di un ufficio commerciale a Roma. Il personale è composto da 65 dipendenti.

Un altro marketplace di primo piano è BravoSolution, fondato nel giugno 2000 dal Gruppo Italcementi. La società – che dispone di sedi operative in Italia, Francia, Spagna e Regno Unito si avvale di un team di oltre 150 professionisti – propone il servizio di negoziazione in rete assistita BravoSolution GeO (Global e-Sourcing Operations) tramite i vertical market BravoBuild (dedicato al settore delle costruzioni), BravoFood (settore alimentare), BravoIndustry (industria di servizi, manifatturiera e di processo) e BravoGov (pubblica amministrazione), numerose piattaforme personalizzate basate sulla soluzione BravoSolution EsoP (Enterprise Sourcing Platform) e servizi professionali nell’ambito del procurement. Tale offerta ha permesso a BravoSolution di chiudere il 2003 con un fatturato di circa 11,1 milioni di euro (+66% rispetto al 2002). Ad oggi la società ha supportato lo svolgimento di 10mila negoziazioni online, pari a un valore transato di 3 miliardi di euro. Il portafoglio clienti vanta 150 aziende internazionali; oltre 15mila fornitori provenienti da 50 paesi hanno partecipato alle negoziazioni online.

Risale al 2000 la nascita di FastBuyer, società del gruppo Fiat che dal 2002 opera in partnership con Covisint, provider per le gare online nel settore automotive. FastBuyer offre alle aziende diverse tipologie di strumenti per la conduzione di negoziazioni in rete (aste al ribasso, aste olandesi, gare ecc.). Propone inoltre numerosi cataloghi che comprendono, oltre ai settori della cancelleria e dell’office automation, anche diverse categorie di MRO (imballaggio, materiali di antinfortunistica, arredi ecc.), per un totale di 120mila tipologie di articoli.

E veniamo a B2Biscom, la divisione B2B di FastWeb che fornisce alle imprese servizi di B2B. La società (che vanta tra i suoi clienti Agam Monza, AEM Milano, ASM Voghera) propone soluzioni sviluppate internamente per la realizzazione di gare online, albo fornitori e gestione degli ordini. A questi prodotti (utilizzabili via web in modalità Asp) affianca inoltre soluzioni per la gestione della spesa e per il commercio elettronico basate sulla piattaforma statunitense Ariba.

La società Agisco, fondata nel 1992, propone l’innovativa soluzione Nediter (Negoziazione dinamica terziarizzata). Si tratta di una centrale di acquisti trasversale (non legata, quindi, ad alcuna categoria merceologica specifica) che negozia beni e servizi per conto di terzi. Il servizio è rivolto prevalentemente alle piccole medie imprese.

Concludiamo con Itp – Itradeplace, società nata nel 2001 dall’unione di due grandi gruppi: Gruppo Hopa (azionista al 50%) e ASM Brescia (che detiene il rimanente 50% delle quote), innovativa azienda multiutility che opera nel settore di Brescia, offrendo servizi di teleriscadamento. Nel 2003 il fatturato di Itp ammontava a oltre 400mila euro, ma quest’anno la società conta di raggiungere una quota superiore a 1 milione di euro, a dimostrazione della straordinaria crescita registrata dal settore. «Proponiamo due tipi di servizio – spiega Cavasassi -: da un lato la nostra centrale d’acquisto Itp Club, che offre un catalogo online di articoli di general spending e MRO industriale; dall’altro Itp Match, che fornisce servizi di supporto alle negoziazioni complesse, tra cui le gare per la fornitura di servizi di business travel. Il nostro punto di forza è la flessibilità: fino ad oggi le nostre piattaforme sono sempre riuscite ad adattarsi a tutte le esigenze delle aziende clienti». Alle imprese che hanno già maturato internamente un buon grado di competenza sulla gestione delle gare online, infine, Itp propone la semplice implementazione della piattaforma all’interno dell’azienda.

Case history

L’esperienza del Gruppo De Nora

A partire dallo scorso anno il Gruppo De Nora, società leader nella vendita di tecnologie per il settore elettrochimico, ricorre alle gare online per la selezione dei fornitori di servizi. Nel giugno 2003 lo strumento (la piattaforma 1City.Biz della società i-Faber) è stato utilizzato con successo per la scelta dell’agenzia di viaggio (Ventura Travel). A Paola Achilli, travel manager del gruppo, il compito di descrivere questa esperienza, soffermandosi sui vantaggi e sugli eventuali fattori critici.

A quando risale l’introduzione in azienda dello strumento delle gare online?

«L’idea di lanciare una gara online per rimettere in discussione gli accordi contrattuali con la nostra agenzia di viaggi risale all’inizio del 2003. La negoziazione, però, si è svolta il giugno successivo, a seguito dell’accordo stipulato dal Gruppo De Nora con i-Faber, società che commercializza la piattaforma 1City.Biz. Da allora l’azienda ha gestito numerose trattative in rete per l’acquisto di servizi anche nel campo dell’information technology».

In che modo siete riusciti a garantire che, al di là della convenienza delle tariffe, fosse salvaguardata la qualità dei servizi?

«Il buon livello dei servizi è stato garantito da un attento lavoro preliminare di selezione dei fornitori, nonché dall’inserimento in sede d’asta di sette parametri qualitativi. Tra questi, l’anzianità di servizio degli operatori dedicati, i tempi di risposta alle richieste, l’impegno a non superare una determinata percentuale di errori nel corso dell’anno, gli orari d’apertura e di chiusura. A ogni punto veniva attribuito un valore a seconda dell’importanza. In questo modo abbiamo avuto la possibilità di valutare le offerte senza basarci soltanto sulle tariffe, ma anche sulla qualità del servizio».

Alla fine della negoziazione è stato selezionato un unico fornitore oppure una rosa di possibili vincitori?

«Abbiamo svolto una gara aperta, che ci ha fornito una rosa di candidati tra i quali effettuare la scelta definitiva, dopo ulteriori verifiche e incontri. Personalmente non ritengo che sia possibile fare altrimenti quando si sceglie una fornitura di servizi: io, ad esempio, oltre a prendere in considerazione i risultati della trattativa, ho confrontato le informazioni raccolte in fase preliminare (organigramma, dati di bilancio ecc.). Inoltre, ho chiesto ai candidati di svolgere una sorta di esercizio tariffario che consisteva nell’organizzazione e prenotazione di tre itinerari. Sono emerse differenze eclatanti tra un supplier e l’altro.

Quali i vantaggi delle gare online in termini di costi?

«Potrei quasi affermare che la gara online si paga da sé: le tariffe negoziate sono molto convenienti e il risparmio in termini di tempo è davvero significativo».

Bid On Line di Carlson Wagonlit Travel

Quando la camera è all’asta

Per la negoziazione in rete dei servizi alberghieri Carlson Wagonlit Travel ha messo a punto Bid On Line, innovativo tool che consente di strappare al fornitore tariffe convenienti, risparmiando tempo e tenendo conto della qualità dei servizi. «Bid On Line è un tool specificatamente dedicato al settore dell’hôtellerie e rivolto a chi nelle aziende si occupa di travel management e, tra gli altri compiti, ha la responsabilità delle negoziazioni tariffarie alberghiere – spiega Paolo Conti, direttore industry relations di Cwt Italia -. Abbiamo introdotto nel sistema degli elementi di qualificazione dell’offerta. Nella scelta finale, quindi, non si prende più in considerazione solo il semplice costo della camera, ma anche una serie di altri parametri che differiscono in funzione delle specifiche esigenze dell’azienda cliente».

Nella fase di formulazione del capitolato d’asta, dunque, l’azienda (supportata da Hotel Solutions, divisione di consulenza di Cwt) definisce i cosiddetti features, elementi che qualificheranno l’offerta oltre al prezzo della camera (ad esempio la presenza del parcheggio, il servizio di navetta per l’aeroporto, il servizio in camera, la connessione a Internet ecc.). A ognuno di questi fattori verrà assegnato un punteggio da 1 a 100. L’offerta dell’albergo verrà dunque valutata attraverso un punteggio finale che deriverà dalla tariffa offerta e dai features disponibili.

«L’utilizzo di Bid On Line – spiega Conti – offre vantaggi rilevanti per tutte le parti coinvolte. Sia per l’azienda, che aumenta enormemente la velocità di negoziazione con i fornitori e dispone nel contempo di una valutazione più completa e oggettiva del prodotto che acquista. Sia per l’hotel che in modo assolutamente trasparente può valorizzare i suoi servizi. Per tutti gli attori, inoltre, cresce la consapevolezza di quello che si richiede, da un lato, e che si offre, dall’altro, eliminando quelle “zone grigie” che danno spesso adito a incomprensioni e contrasti. La certezza tariffaria e la trasparenza danno invece la possibilità di lavorare insieme come partner in una logica win-win».

Bid On Line è attualmente disponibile in italiano e in inglese, ma è prevista a breve l’adozione di altre lingue per l’utilizzo nell’ambito di aste internazionali.

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