Cvent traccia il futuro di riunioni ed eventi: cosa ci lascerà il Covid19

Il Coronavirus cambierà in meglio il Mice? C’è chi ne è convinto. Sia inteso, non vale per tutti. Per la serie di webinar “Collaboratory 2020” di questa settimana, la Global business travel association (Gbta) – la più grande associazione di viaggi d’affari al mondo – ha accolto il Ceo e fondatore di Cvent, Reggie Aggarwal, per condividere le sue intuizioni sul futuro di eventi e riunioni e su come la tecnologia giocherà un ruolo ancora più importante a medio termine.

Nel webinar principale della settimana, “Virtuale, di persona, ibrido: quali sono le prospettive per il settore delle riunioni?”, Dave Hilfman, direttore esecutivo ad interim di Gbta, ha coinvolto Aggarwal su diversi argomenti relativi al settore delle riunioni e degli eventi, portando a numerosi punti chiave.

Tra i temi emersi, che più avanti vediamo insieme in questo articolo, ci sono:

  • I primi indicatori mostrano prospettive positive per riunioni ed eventi a fine 2021;
  • Il necessario passaggio a riunioni virtuali negli ultimi otto mesi creerà vantaggi per il settore a medio e lungo termine;
  • La tecnologia ha rapidamente accelerato e ha aperto la porta a entusiasmanti innovazioni per il settore;

Il Coronavirus cambierà in meglio eventi e riunioni

«L’industria delle riunioni e degli eventi non solo sopravvivrà trovando altri modi per prosperare, uscendo da questa pandemia», spiega il fondatore di Cvent.

Continua Reggie Aggarwal: «Le persone hanno perso la ‘trama della vita’, gran parte della quale è vedere clienti e colleghi di persona e non sottovaluteranno mai più il potere della connessione umana. Non scommetterei mai contro la determinazione e la perseveranza di coloro che lavorano in questo comparto, compreso quelli di viaggi e ospitalità, e con le ultime notizie sui progressi compiuti su un vaccino, il nostro settore è pronto per una vera grande rinascita nei mesi e anni avanti».

Eventi e riunioni riprendono a fine 2021

Dal punto di vista privilegiato di lavorare con centinaia di migliaia di programmi di riunioni ed eventi in tutto il mondo, Cvent sta iniziando a vedere le prenotazioni per la fine del 2021. Inclusa la propria conferenza con i clienti che è pianificata per il terzo trimestre del prossimo anno: al Ceasars forum di Las Vegas dal’1 al 4 agosto 2021.

«Sappiamo che i livelli di coinvolgimento dei partecipanti sono molto più alti per gli eventi di persona che per quelli virtuali, ma prevedo che le aziende adotteranno un approccio ibrido – una combinazione di esperienza di persona e virtuale – per garantire quell’alto livello di coinvolgimento mentre essere in grado di raggiungere nuovi partecipanti che potrebbero non essere in grado, o sentirsi a proprio agio, di partecipare di persona», osserva Cvent.

Vedi qui la convention 2020 in edizione online: Cvent Connect.

Riunioni virtuali: vantaggi a medio e lungo termine

Gli aspetti positivi delle riunioni virtuali – maggiore partecipazione, risparmio di costi e tempo – hanno consentito benefici come mai prima.

Aggarwal argomenta: «I programmi del Mice saranno più potenti ora con le aziende che non hanno solo una freccia nella faretra (gli eventi di persona ), ma tre, con l’aggiunta di funzionalità di riunioni virtuali e ibride che consentono alle aziende di aumentare il proprio pubblico, inaugurando ciò che chiamiamo l’età d’oro degli eventi».

Di certo, occorre avere la forza di rimanere sul mercato in questo contesto critico.

Senza dimenticare che le funzionalità degli eventi virtuali hanno anche consentito alle aziende e alle agenzie di mantenere lo staff. Dunque ripartire con successo quando i meeting in presenza torneranno.

Approfondisci su “Eventi virtuali e ibridi, il nuovo presente” su Mission numero 4/2020.

Futuro di eventi e riunioni: l’accelerazione tecnologica

Se ci pensiamo, la tecnologia di videoconferenza esiste da 10-15 anni.

Tuttavia secondo Aggarwal «la crescita che normalmente richiederebbe 5-7 anni si è verificata nei primi 30-60 giorni di questa pandemia e continuerà». A questo proposito, Cvent ha creato il nuovo Virtual Attendee Hub, soluzione per riunioni virtuali all in one, come esempio di un prodotto nato rapidamente.

«Proprio come con gli eventi di persona, i planners devono essere in grado di misurare il successo di quelle virtuali e la nostra nuova piattaforma semplifica la valutazione di 25 diverse azioni di coinvolgimento in formati virtuali».

Perciò offre agli host di eventi una visione approfondita degli interessi degli acquirenti e delle preferenze, contribuendo così a rafforzare il Roi.

Approfondisci sui dati Oice 2019: la meeting industry in Italia.

Cvent: chi è?

Cvent, lo ricordiamo, è un leader nella tecnologia di gestione e marketing degli eventi e anche dell’hospitality. Le sue soluzioni permettono di organizzare marketplace collaborativi e tracciano i dati dei partecipanti. In tal modo gli organizzatori ottengono dai “visitatori”, virtuali e in presenza, contatti che le organizzazioni (private e istituzionali) utilizzeranno per il proprio business.

In pratica, Cvent realizza software per la registrazione, per creare coinvolgimento (l’engagement), scegliere location, effettuare sondaggi web e creare applicazioni digitali e e-mail marketing per promuovere fiere, meeting, incontri di vario genere.

Ma Cvent fa molto di più. Per l’hotellerie gestisce con i suoi programmi informatici le richieste di quotazione corporate. Un dato di due anni fa dice che l’o80% percento delle società Fortune 100 utilizzano la tecnologia Cvent e più di 1,5 milioni di Rfp (requests for proposal) sono state identificate attraverso la piattaforma Business Transient di Cvent.

L’azienda è statunitense (della Virginia), fondata nel 1999 e di proprietà di Vista Equity Partners, un fondo di investimenti. E’ uno dei principali investitori nel settore della tecnologia software, concentrandosi esclusivamente su software aziendali, data management e attività tecnologiche.

I webinar di GBTA della serie Collaboratory 2020

I webinar di Gbta sono fruibili accedendo a Gbta.org, chiedendo la registrazione. La lesson “Virtuale, di persona, ibrido: quali sono le prospettive per il settore delle riunioni?” è stata sponsorizzata da Citi e fa parte della serie Collaboratory 2020. Un programma di diverse settimane per fornire prospettive, best practice, approfondimenti di esperti e suggerimenti preziosi per affrontare i problemi di oggi. Per gli associati i webinar sono inclusi, per i non membri costano 49 dollari.

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