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Noleggio a breve termine: la parola alle aziende

E’ proprio vero che in Italia quando si tratta di auto l’attenzione sale, gli “indici di ascolto” crescono e le indagini si moltiplicano. Persino in un mercato quale quello del business travel – generalmente assai povero di dati numerici e statistici – il comparto dell’autonoleggio, sia a breve che a lungo termine, si distingue invece per la presenza di diverse ricerche e studi (di particolare rilevanza, quelli effettuati da Aniasa, l’Associazione nazionale industria dell’autonoleggio e servizi automobilistici, e da Databank) che offrono un quadro abbastanza preciso sul valore del mercato, il trend di sviluppo, la durata media del noleggio, il parco auto circolante, i competitor ecc.

Bisogna sottolineare, però, che si tratta perlopiù di approfondimenti condotti sul versante dell’offerta e che poco chiariscono invece sul fronte delle caratteristiche della domanda delle imprese. In particolare, chi si occupa del noleggio auto in azienda? Quali sono i comportamenti d’acquisto? E, ancora, qual è il ruolo dell’agenzia di viaggio nell’acquisto di questi servizi?

E’ per rispondere a queste domande, ma non solo, che Mission nei mesi scorsi ha condotto direttamente un’indagine – focalizzata sul noleggio a breve termine nel mercato del business travel – intervistando una serie di aziende appartenenti a tre diverse tipologie – multinazionali, grandi aziende italiane, pmi -, nonché le prime dieci agenzie di viaggio in Italia (per volume d’affari transato) specializzate nel business travel.

La metodologia e il campione

Il primo passo è stato la predisposizione del questionario, differenziato a seconda del target di riferimento. Nel caso delle aziende, le aree investigate sono state quelle relative ai volumi di spesa, ai modelli organizzativi, ai comportamenti d’acquisto, ai contratti con le società di rent a car e alle eventuali sinergie con il noleggio a lungo termine. Per le agenzie di viaggio, invece, l’attenzione è stata rivolta al giro d’affari prodotto dal rent a car, alle caratteristiche di questi volumi, ai comportamenti d’acquisto delle aziende clienti – ovviamente per come vengono “vissuti” dall’agenzia di viaggio di fiducia – e, infine, a quella che sarà la probabile evoluzione delle aziende relativamente a questo specifico segmento, sempre secondo le agenzie.

Vediamo a questo punto qual è stata la metodologia seguita nella ricerca. Al fine di ottenere risultati significativi pur nel ristretto ambito di indagine, particolare cura è stata posta nella selezione del campione di aziende, rivolgendosi direttamente alle figure che si sapeva incaricate di acquistare e gestire i servizi di noleggio a breve termine.

L’indagine è stata, quindi, effettuata in tre fasi: un primo contatto telefonico per presentare l’iniziativa e verificare la disponibilità del responsabile aziendale; l’invio quindi, per email o fax, dei questionari da compilare; un approfondimento telefonico, infine, successivo alla restituzione del questionario compilato, in caso di incongruenze o di scarsa chiarezza nelle risposte.

Sono state contattate complessivamente 32 multinazionali operanti in Italia, 52 grandi aziende italiane63 tra piccole e medie imprese e 11 adv. Molte società hanno però preferito non partecipare alla ricerca, alcune per mancanza di tempo, altre per l’impossibilità di fornire dati (“la policy aziendale non lo consente”), altre ancora per la mancanza di dati consolidati o perché – è il caso di alcune pmi – non utilizzano mai i servizi di noleggio a breve termine. Alcune società, infine, sono state scartate perché evidenziavano spese di viaggio troppo limitate rispetto al loro gruppo (nel caso delle multinazionali) piuttosto che volumi di autonoleggio troppo contenuti (nel caso delle pmi) per essere significativi.

L’analisi è stata quindi effettuata sui dati forniti da 15 aziende multinazionali (con volumi di spese di viaggio superiori a 1 milione di euro), 20 grandi imprese e gruppi italiani (con budget di travel oltre i 750mila euro), nonché 15 pmi italiane (caratterizzate da spese di viaggio inferiori a 350mila euro). L’importo della spesa di business travel – intesa come totale della biglietteria aerea e ferroviaria, dell’hôtellerie e del rent a car – è stato infatti considerato una discriminante importante per ottenere gruppi sufficientemente omogenei.

Viceversa, il settore merceologico di appartenenza non è stato ritenuto una variabile significativa – sulla base dell’esperienza maturata dai ricercatori nell’ambito del business travel – e pertanto le industrie rappresentate all’interno del campione sono molteplici: dall’informatica all’alimentare, dalla chimica all’editoria, dal bancario alla moda. E non solo.

I risultati

Veniamo ora ai principali risultati della ricerca che – pur non avendo pretese di rappresentatività statistica dell’universo del mercato italiano, data la limitatezza del campione – propone una fotografia dai contorni piuttosto definiti.

Innanzi tutto, qualche dato sui volumi di spesa. Le 15 multinazionali operanti in Italia che compongono il campione intervistato da Mission evidenziano una spesa complessiva nel 2001per il noleggio a breve termine di oltre 5,7 milioni di euro; le 20 grandi aziende italiane vi hanno investito oltre 6 milioni di euro, mentre le 15 pmi hanno dedicato a questo comparto circa 270mila euro.

Quanto al 2002, sia le multinazionali che le grandi aziende prevedono globalmente un volume di spesa pressoché stabile, mentre le pmi stimano un leggero aumento (+5,5%) della spesa complessiva. Se andiamo però ad analizzare le singole società, i comportamenti presentano rilevanti differenze: nel caso delle multinazionali, innanzitutto, se il 40% del campione stima che la spesa di rent a car rimanga costante, il 33% la vede in diminuzione (con riduzioni che vanno dall’11 al 40%), mentre il rimanente 27% prevede incrementi tra l’8 e il 46%. Per quanto riguarda le grandi aziende, la spesa 2002 è stabile per il 44% del campione, è in aumento per il 39% e si riduce nel 17% dei casi. Quanto infine alle pmi, a fronte di una spesa costante per il 38% del campione, la larga maggioranza (54%) prevede incrementi anche significativi.

L’auto a nolo è usata in Italia

Secondo i dati raccolti, il noleggio dell’auto viene effettuato prevalentemente in Italia per tutte le tipologie di aziende, ma – se nel caso delle multinazionali e delle grandi aziende italiane il ricorso ai servizi di rent a car in occasione di trasferte all’estero è limitato (rispettivamente 15% e 25%dei casi) – per le pmi raggiunge una percentuale rilevante (41%). Forse perché per quest’ultima tipologia le motivazioni alla trasferta sono prevalentemente di carattere commerciale e rendono quindi necessari continui spostamenti sul territorio.

Quanto incide il noleggio a breve termine sul bt?

Ma quanto vale il noleggio a breve termine rispetto al totale delle spese di business travel (biglietteria aerea, ferroviaria, hôtellerie e rent a car)? L’incidenza del rent a car è piuttosto bassa per le multinazionali intervistate e oscilla tra lo 0,85 e l’11%, con una media pari al 4,48%; il valore medio è solo leggermente più elevato (5,84%) per il gruppo delle grandi aziende, anche se il range di oscillazione si ampia notevolmente (dallo 0,50 al 24%), mentre sale in modo significativo (15,96%) per la tipologia delle pmi. Il motivo può essere identificato in una dimensione più domestica del business, che porta quindi a un maggior peso delle voci auto, hotel e treno e, contestualmente, a una minore incidenza della biglietteria aerea.

I modelli organizzativi

E arriviamo al “cuore” della ricerca. In primo luogo, chi si occupa dell’acquisto/negoziazione dei servizi di rent a car? Ebbene, nella maggior parte dei casi – come illustrato nel grafico 3 – si tratta della direzione Acquisti (60% delle multinazionali, 42% delle grandi aziende e 37% delle pmi intervistate). Ben rappresentato è però anche il modello organizzativo in cui a occuparsi del noleggio a breve termine è l’ufficio viaggi con travel manager – soprattutto per le aziende di maggiori dimensioni – mentre è meno frequente la gestione da parte dei servizi generali.

Per le pmi la situazione è ancora più variegata e assume percentuali significative il caso in cui la responsabilità del noleggio a breve termine è affidata alla segreteria di direzione. Nella larghissima maggioranza dei casi (80% delle multinazionali, 85% delle grandi aziende e, addirittura, 100% delle pmi), comunque, l’ufficio responsabile del rent a car coincide con quello che si occupa della biglietteria aerea e dell’hôtellerie.

Per quanto riguarda invece la gestione operativa (prenotazioni ecc.) del noleggio a breve termine, le aziende di maggiori dimensioni si affidano prevalentemente all’ufficio viaggi (42% delle multinazionali e 56% delle grandi aziende). Piuttosto frequente il ricorso alle diverse segreterie (rispettivamente 33 e 22%), mentre sono estremamente limitati (8 e 5%) i casi in cui è il dipendente che provvede direttamente alla prenotazione.

Leggermente diversa la situazione delle pmi, che si affidano per la gestione operativa prevalentemente alla segreteria di direzione (32%), all’ufficio viaggi (27%) o alle diverse segreterie (un altro 27%).

Ancora scarso l’outsourcing

Infine, ancora molto scarso è l’approccio al noleggio a breve termine in modalità outsourcing, persino nel caso delle società di maggiori dimensioni: solo il 7% delle multinazionali e il 10% delle grandi imprese intervistate, infatti, dichiara la presenza di un inplant di una società di autonoleggio in azienda.

I comportamenti d’acquisto

Una volta definito chi si occupa del rent a car, passiamo quindi all’analisi del comportamento d’acquisto. Innanzitutto, come viene scelto il fornitore di rent a car? Tra le multinazionali una larga fetta del campione (67%) ricorre a una vera e propria gara d’appalto, mentre il rimanente 33% si affida più semplicemente ad attività di benchmarking e alla trattativa diretta; nel caso delle grandi aziende italiane, invece, le due percentuali assumono il medesimo valore (45%), laddove il rimanente 10% non dà risposta perché i fornitori sono gli stessi da anni. Per quanto riguarda poi le pmi – che non utilizzano, per ovvi motivi di costo e di complessità, lo strumento delle gare d’appalto – il criterio determinante per la scelta del fornitore è il rapporto qualità/prezzo, citato dall’80% degli intervistati. Il secondo fattore che viene preso in considerazione, anche se molto distanziato, è la capillarità della rete, seguito quindi dalla facilità di prenotazione, dall’affidabilità e dal prezzo.

Se sia più vantaggioso concentrare lo spending su un unico fornitore oppure metterne in competizione più di uno è un interrogativo che ottiene risposte contrastanti: più della metà (53%) delle multinazionali preferisce la prima soluzione, mentre la seconda è più “gettonata” all’interno delle grandi aziende italiane (65%) e delle pmi (53%).

Il ruolo dell’adv

Ma qual è il ruolo dell’agenzia di viaggio? Le aziende si affidano all’agenzia di fiducia per la prenotazione e l’acquisto del noleggio a breve termine oppure no? Ebbene, oltre la metà delle multinazionali intervistate (53%) passa dall’agenzia per il rent a car, sia pure nell’ambito di accordi diretti; ben diversa invece la situazione nel caso delle grandi aziende italiane e delle pmi, dove la larga maggioranza (il 65 e il 64% rispettivamente) gestisce l’autonoleggio a breve termine direttamente, senza l’intermediazione dell’agenzia.

I contratti

E arriviamo ai contratti. La totalità delle aziende di maggiori dimensioni dichiara di avere accordi/contratti diretti con una o più società di noleggio per il breve termine. Nel caso delle multinazionali – il 60% delle quali ha almeno due fornitori di rent a car -, si tratta in larga parte di accordi presi a livello worldwide (47%) o almeno europeo (13%), mentre solo nel 13% dei casi l’accordo è stipulato localmente (è da sottolineare però che nel 27% dei casi coesistono contratti sia a livello worldwide sia locale).

Per quanto riguarda invece le grandi aziende italiane, che pure hanno nel 65% dei casi almeno due fornitori preferenziali per il noleggio a breve termine, le cifre – ovviamente – si ribaltano: gli accordi stipulati a livello locale diventano prevalenti, anche se la percentuale di contratti con rilevanza worldwide è comunque significativa (28%).

Anche l’80% delle pmi intervistate rivela di avere siglato uno o più (il 53% delle società ne ha almeno due) accordi diretti, mentre solo il 13% utilizza la compagnia di rent a car suggerita dalla propria agenzia di viaggio e il 7% ha stretto accordi diretti ma si avvale anche dei fornitori dell’agenzia laddove ne ravvisi l’utilità.

La maggioranza degli accordi stipulati (93% per le multinazionali, 50% per le grandi aziende, 62% per le pmi) prevede altresì l’estensione delle condizioni corporate anche ai noleggi personali. Questa formula offre benefici evidenti sia per i dipendenti, che possono godere di condizioni particolarmente vantaggiose e di una serie di plus (ad esempio, l’eliminazione delle franchigie), sia per l’azienda, che concede un “benefit” al proprio personale senza costi aggiuntivi e può sfruttare l’incremento del giro d’affari per ottenere condizioni ancora più interessanti dai fornitori.

Chi gestisce il noleggio?

Ma la funzione che si occupa del rent a car è la medesima che gestisce il noleggio a lungo termine e le flotte aziendali? I dati raccolti evidenziano nelle società di maggiori dimensioni un sostanziale equilibrio tra le due scuole di pensiero, da un lato quella che sottolinea le possibili sinergie che derivano da una gestione comune, dall’altro quella che tiene separata l’area del fleet management per le sue implicazioni a livello di gestione del personale. Più sbilanciati verso la separazione delle due attività sono invece i risultati delle pmi, dove i due servizi vengono gestiti in modo indipendente nel 60% dei casi.

Sinergie? No grazie

Indipendentemente dalla attuale struttura, comunque, rimane bassa la percentuale di intervistati (tra il 33 e il 40% a seconda dei gruppi tipologici) che ritiene possibile lo sviluppo di sinergie tra il noleggio a breve e a lungo termine. In particolare, esse vengono identificate sia a livello contrattuale/tariffario sia, soprattutto, a livello gestionale. E a questo proposito, molte aziende sottolineano l’importanza del coordinamento tra noleggio a breve e lungo termine per quanto riguarda le auto sostitutive o in preassegnazione.

Cosa dicono le agenzie

Queste, dunque, le principali evidenze sul fronte aziendale. Ma – al fine di ricostruire un quadro quanto più completo del mercato del business travel in riferimento al rent a car – Mission ha voluto completare l’indagine rivolgendosi anche al mondo delle agenzie di viaggio. In particolare, partendo dalla considerazione che – per quanto riguarda il settore corporate – il trend spinge verso una sempre maggiore concentrazione a vantaggio di pochi e sempre più forti grandi player, i ricercatori si sono focalizzati sulle prime dieci agenzie (per volume d’affari transato) specializzate nel business travel. L’impostazione del questionario è stata finalizzata al raggiungimento di due obiettivi: da un lato, definire la quota di mercato del rent a car coperta dai primi grandi gruppi (multinational/agenzie multilocate); dall’altro, capire i comportamenti d’acquisto delle aziende clienti in riferimento al noleggio a breve termine e il ruolo/peso dell’agenzia nella selezione dei fornitori.

L’analisi è stata effettuata su 10 agenzie di viaggio leader del segmento business travel: Bopa, Bti, Cisalpina Tours, Cit Italia, Carlson Wagonlit Travel, Grantour, Lufthansa City Center, Sestante BT, Uniglobe e Uvet American Express Corporate Travel. Dieci gruppi – tutti multilocati e con vocazione prevalentemente corporate – che complessivamente gestiscono quasi il 30% del volume totale di biglietteria aerea venduta in Italia (cfr. ricerca condotta da Mission n.1 gennaio/febbraio 2002).

Ebbene che ruolo svolgono queste “top ten” nel caso del noleggio a breve termine? Sulla base delle risposte ottenute, il giro d’affari prodotto nel 2001 dal noleggio a breve termine nelle agenzie del campione è stato di poco più di 25,3 milioni di euro. Un risultato che – sebbene in crescita rispetto al 2000 (il 70% delle realtà intervistate dichiara variazioni che oscillano tra +2 e +20%) – dimostra che i servizi di rent a car sono complessivamente assai poco intermediati. A fronte, infatti, di una quota del 30% sul volume di biglietteria aerea, le agenzie del campione non arrivano neppure a coprire il 5% del valore del mercato del rent a car (cfr. dati volume “Corporate travel – Una sfida per tutti – Newsteca, 2002).

Se andiamo poi ad analizzare le agenzie singolarmente, il giro d’affari prodotto nel 2001 dal noleggio a breve termine oscilla in termini assoluti tra 30mila e 9 milioni di euro (nel grafico 7 la ripartizione delle adv intervistate per classi di volumi di rent a car intermediato). Quanto al 2002, le agenzie prevedono globalmente un giro d’affari relativo al rent a car pari a oltre 27,1 milioni di euro, con un aumento quindi del 7,3%. In particolare, il 33% del campione stima che il giro d’affari prodotto dal rent a car rimanga costante, l’11% lo vede in diminuzione (-23%), mentre il 56% prevede incrementi compresi tra l’8 e il 35%.

All’interno di questi volumi, la quota di rent a car relativa al corporate travel è ovviamente predominante: i dati evidenziano infatti una percentuale del 92%, mentre solo l’8% fa riferimento all’ambito leisure. Il noleggio dell’auto viene effettuato prevalentemente in Italia (65% dei casi), anche se il ricorso al rent a car in occasione di trasferte all’estero è comunque importante (35%).

E arriviamo all’analisi dei comportamenti d’acquisto delle aziende clienti, così come vengono “vissuti” dall’agenzia di viaggio. Anzitutto, in che percentuale le aziende si affidano all’agenzia per l’acquisto del noleggio a breve termine? Le risposte hanno un range di oscillazione estremamente elevato e vanno dal 20 all’80%, con una media del 49% (cfr. grafico 8). Una conferma di quanto già osservato parlando del giro d’affari, ossia che gran parte del mercato corporate del noleggio sfugge alle agenzie e viene gestito direttamente dalle aziende, anche se alcune agenzie stanno lavorando per fornire alle aziende tutti i servizi di viaggio in un’ottica di vero e proprio outsoucer.

D’altra parte, quante aziende hanno dati consolidati sul noleggio a breve termine? Secondo la maggior parte delle agenzie interpellate (80%), si tratta di un’area di spesa ancora poco “governata” e su cui le aziende non hanno statistiche attendibili. Per quanto riguarda poi i rapporti contrattuali tra azienda e agenzia, sono ancora relativamente poco diffuse le formule a transaction o a management fee e solo nel 10% dei casi è previsto il ristorno al cliente delle commissioni percepite dalle società di rent a car.

Se questa dunque è la situazione attuale, quale sarà la probabile evoluzione del mercato secondo le agenzie di viaggio? La maggior parte di esse ritiene che sempre di più le aziende cercheranno di razionalizzare le spese di viaggio a tutti i livelli, o affidandosi in toto alle agenzie o negoziando direttamente con le società di rent a car.

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