Una gestione “tecnologica” delle trasferte non è appannaggio esclusivo delle aziende di grandi dimensioni. Talvolta, infatti, anche le Pmi si rivelano attente ai vantaggi offerti da queste soluzioni e le adottano al fine di snellire i processi, riducendo i costi indiretti. È il caso di LPE, impresa di medie dimensioni attiva nella produzione, installazione e manutenzione di reattori epitassiali, impianti altamente tecnologici utilizzati nella lavorazione del silicio dagli operatori del settore dei semiconduttori.
LPE conta circa 100 dipendenti, distribuiti nei suoi due stabilimenti produttivi (uno a Baranzate, in provincia di Milano, dove ha sede anche il quartier generale, e l’altro a Catania), ma anche negli uffici esteri di Dallas (Texas), Aix-en- Provence (Francia), Frenstat ( Repubblica Ceca) e Shanghai. Dispone inoltre di una rete di agenti commerciali in Giappone.
La gestione delle trasferte è affidata
a Margherita Manzi, che ricopre la carica di executive secretary alle dipendenze del Sales manager e del Service manager (a capo dell’area tecnica). In azienda da circa otto anni, si è occupata fin da subito dei viaggi aziendali, seguendo tutti gli aspetti connessi alla pianificazione delle missioni dei dipendenti italiani, nonché l’organizzazione di meeting ed eventi aziendali. «Sul totale degli 85 dipendenti italiani, circa 25 viaggiano regolarmente – spiega Manzi –: si tratta prevalentemente di capi area e di tecnici, che raggiungono la nostra sede di Catania ma, soprattutto, le destinazioni dell’Estremo Oriente, dove si concentra maggiormente la nostra attività: Cina, Singapore, Corea, Giappone. Come molte altre aziende italiane, anche noi sperimentiamo quotidianamente la difficoltà di trovare posti disponibili sui voli da e per la Cina, soprattutto in classe business. Un problema rilevante, anche perché la nostra attività non ci consente di effettuare prenotazioni con largo anticipo».
Attualmente le spese di viaggio dell’azienda ammontano a circa 400mila euro all’anno, ma sono in crescita. «Un incremento – puntualizza Manzi – causato, più che dall’aumento del numero delle trasferte, da quello vertiginoso delle tariffe aeree».
Ma LPE dispone di una travel policy? Quali sono le linee guida di questo documento? «Disponiamo di una travel policy locale (le nostre sedi estere, infatti, hanno una gestione dei viaggi autonoma). Questo documento si prefigge di garantire ai viaggiatori un adeguato confort, salvaguardando però gli obiettivi di saving dell’azienda: è previsto, dunque, l’utilizzo della business class per tutti i dirigenti, mentre al personale tecnico è consentito di viaggiare esclusivamente in classe economica. Inoltre, è ammessa la prenotazione di strutture alberghiere da tre stelle in su e sono riconosciute alcune spese extra, quali quelle di lavanderia e i taxi».
Quale iter devono seguire i dipendenti al momento di organizzare una trasferta? «Per velocizzare il processo abbiamo implementato un tool sviluppato dalla società Thera che consente la gestione automatizzata delle richieste di autorizzazione – spiega Margherita Manzi –: tramite questo sistema il dipendente invia la richiesta al proprio capo aerea. Ad autorizzazione avvenuta, io ricevo automaticamente una nota informativa sulla base della quale, con l’ausilio della nostra agenzia di viaggi partner, provvedo alla prenotazione di voli, alberghi e auto a noleggio».
Per le prenotazioni LPE si affida all’agenzia Clessidra Viaggi, con sede a Milano, alla quale riconosce una fee su ogni biglietto aereo prenotato, con importo variabile a seconda della rotta (nazionale, internazionale o intercontinentale). «Siamo soddisfatti dei servizi resi dalla nostra agenzia, che ci supporta anche nella negoziazione con i fornitori – sottolinea Manzi –: abbiamo stipulato tariffe preferenziali con i vettori dei quali usufruiamo maggiormente, come Lufthansa». Per risparmiare sulle spese di viaggio, però, l’azienda non disdegna le prenotazioni tramite Internet. «Ricorriamo a questo canale soprattutto per la prenotazione degli alberghi, con i quali abbiamo scelto di non negoziare tariffe preferenziali».
In tema di prenotazioni in rete, qual è la valutazione dell’azienda nei confronti dei voli low cost? «Li utilizziamo di rado, e solo sulle rotte nazionali – dichiara Manzi –. Non sempre infatti il servizio offerto da queste compagnie è di buon livello: ci è capitato di riscontrare disservizi e ritardi. Il vantaggio innegabile, però, è la convenienza delle tariffe, soprattutto sui voli interni che dovrebbero essere più “abbordabili” anche in Italia, sulla falsa riga di quanto accade negli Stati Uniti».
Proseguiamo con la gestione delle note spese, che di solito rappresenta una delle aree critiche della gestione aziendale. «Anche in questo caso, abbiamo deciso di ottimizzare i processi affidandoci alle nuove tecnologie – afferma Margherita Manzi –. Utilizziamo l’expense process automation Concur, accessibile attraverso il portale Etip messo a disposizione dalla società di consulenza The Knowledge Team. I dipendenti, dunque, compilano la nota spese direttamente online. Successivamente questi documenti vengono importati nel nostro sistema gestionale (Navision) per il completamento delle operazioni contabili».
Ma come vengono pagate le spese (anticipi cassa, carta di credito aziendale o personale)? «Anche se talvolta ricorriamo ancora agli anticipi di cassa, abbiamo dotato tutto il personale viaggiante di carte di credito individuali su conto corrente aziendale. Un sistema che, oltre ad agevolare le operazioni contabili, velocizza la compilazione delle note spese: gli acquisti effettuati con le card, infatti, vengono importati automaticamente in Concur».
Come accennato, la nostra responsabile viaggi si occupa anche della gestione dei meeting aziendali. «Le competenze maturate nella gestione delle trasferte – dichiara Manzi – mi consentono di individuare le location più adatte all’organizzazione degli eventi».
Le nostre schede
– Azienda: LPE
– Sedi in Italia e all’estero: in Italia sedi a Baranzate (Mi) e Catania. All’estero sedi a Dallas (Texas), a Aix-en-Provence (Francia), a Frenstat ( Repubblica Ceca) e Shanghai
– Riferimento in azienda: Margherita Manzi
– Inquadramento nell’organigramma: executive secretary alle dipendenze del Sales manager e del Service manager
– Per contattarla: tel. 02/3834151 – fax 02/38306118
– Agenzia: Clessidra Viaggi (Milano)
– Tipo di contratto: fee su ciascun biglietto prenotato, con importi differenti a seconda della rotta (nazionale, internazionale, intercontinentale)
– Spese per le trasferte nel 2007: circa 400mila euro
– Tecnologie a supporto: tool sviluppato dalla società Thera per la gestione dei flussi di autorizzazione alla trasferta; software Concur per la gestione delle note spese, accessibile tramite il portale Etip della società The Knowledge Team
– Carte di credito utilizzate: carte di credito individuali su conto corrente aziendale (CartaSi)
Testo di Arianna De Nittis, Mission n. 5, giugno-luglio 2008
