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Tyco Heathcare Italia: sinergie con i meeting

  

La riorganizzazione dell’ambito travel è recente. Risale infatti al gennaio 2004 la creazione di un Ufficio Viaggi interno in Tyco Healthcare Italia, filiale della multinazionale medicale (38mila dipendenti in 50 paesi del mondo) appartenente al colosso Tyco, attivo anche nell’elettronica, nelle telecomunicazioni, nei sistemi antincendio e nelle valvole industriali. La responsabilità della gestione dei viaggi è affidata a Laura Giroli, che ricopre dal dicembre 2003 la carica di Travel Office Manager e riporta al Marketing Services Director. Benché appena trentenne, Laura Giroli – laureata in scienze politiche – ha maturato precedentemente significative esperienze professionali presso il tour operator Verso, dove si è occupata dell’organizzazione di incentive e congressi, e la Walt Disney Company, con incarichi nell’area marketing e commerciale.

Ma quali sono state le motivazioni che hanno portato alla creazione dell’Ufficio Viaggi interno? «Precedentemente – spiega Laura Giroli – ogni dipendente prenotava i servizi necessari alla propria trasferta in maniera autonoma, contattando direttamente l’agenzia. È evidente che questo tipo di organizzazione non consentiva di esercitare un controllo puntuale sui costi e sul rispetto della travel policy. Da qui la scelta di centralizzare l’attività. In più, poiché in Tyco gli eventi rappresentano un’importante voce di spesa, il business travel e l’area Mice sono stati affiancati sotto la Direzione Marketing così da sfruttare le possibili sinergie. L’Ufficio Viaggi – in cui lavorano due persone, oltre alla sottoscritta – e l’Ufficio Congressi, che dispone di cinque risorse, lavorano quindi a stretto contatto o, per meglio dire, in simbiosi.

«Tra i miei compiti – continua Giroli – vi sono la negoziazione del contratto con l’agenzia e degli accordi con compagnie aeree, catene alberghiere e autonoleggi; l’analisi della spesa e il raggiungimento degli obiettivi di saving; la responsabilità della travel policy aziendale, che abbiamo definito a livello locale, in collaborazione con l’ufficio “Total Quality Affairs”, sulle linee guida della politica viaggi della nostra casamadre. Ma sono di mia competenza anche la gestione logistica degli eventi aziendali (meeting, conference e convention) e l’acquisto dei servizi di viaggio per tutto l’ambito congressuale, nonché le scelte relative ai gadget destinati alla forza vendita o pensati ad hoc per specifici eventi. Su circa 2,5 milioni di euro gestiti nel 2005dal nostro ufficio, il business travel propriamente detto (voli, treni, hotel, autonoleggi per i dipendenti) rappresenta circa il 53%, mentre il rimanente 47% è costituito da servizi di viaggio e congressuali per gli ospiti invitati agli eventi».

Come sono strutturati attualmente i processi inerenti le trasferte? «Oggi – afferma Giroli – due persone raccolgono le richieste di viaggio di circa 400 dipendenti e degli ospiti dei congressi, verificano direttamente le disponibilità via terminale grazie al collegamento con Amadeus ed effettuano una prima selezione, nel rispetto della travel policy. A questo punto la nostra agenzia partner – Viaggi Alto Milanese – verifica che non vi siano tariffe più vantaggiose, anche su itinerari alternativi, provvede a perfezionare e chiudere la prenotazione e, infine, emette i biglietti, in gran parte elettronici (circa il 70%). L’agenzia Vam, inoltre, ha un importante ruolo consulenziale: analizza con noi i dati sul volato suggerendo strategie di sourcing, ci supporta nella negoziazione di accordi con i vettori aerei e ci propone sempre nuove opportunità di saving.

«Grazie all’intensa e proficua collaborazione tra il nostro ufficio e l’agenzia – conclude Giroli – nel 2005 su un volume di biglietteria aerea di 1,2 milioni di euro abbiamo conseguito un saving (rispetto alla tariffa piena di riferimento) dell’81%, pari a oltre 971mila euro (nel 2004 era il 72%)».

le nostre schede

Azienda: Tyco Healthcare Italia

Sedi in Italia e all’estero: la società ha sede a Segrate (Mi). Appartiene al gruppo Tyco, con headquarters a Mansfield (Ma, Usa), presente in 60 paesi del mondo.

Riferimento in azienda: Laura Giroli

Per contattarla: tel. 02/70317282 – fax 02/70317290

Inquadramento nell’organigramma: Travel Office Manager. Riporta al Marketing Services Director

Agenzia: Viaggi Alto Milanese (Consorzio Lufthansa City Center)

Tipo di contratto: transaction fee

Stp:

Spese di viaggio 2005: circa 2,475 milioni di euro, di cui 1,3 milioni relativi al bt e 1,175 milioni legati al congressuale

Numeri biglietti aerei 2005: circa 3500 (a/r)

Tecnologie a supporto: collegamento al gds Amadeus. È prevista in futuro l’implementazione di un self booking tool per la prenotazione dei voli point to point. È in fase di valutazione anche l’adozione del software per la gestione degli eventi.

Carte di credito utilizzate: carta corporate Bankamericard Visa appoggiata su c/c personale per il 30% dei dipendenti; card su c/c aziendale per alcuni dirigenti; due carte lodge AirPlus per biglietteria aerea e servizi.

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