In azienda e non solo, la gestione delle note spese è una di quelle attività che non tutti amano, anzi. Ricevute da cercare nei meandri della borsa, campi da compilare uno ad uno, policy da interpretare, sistemi da aprire e chiudere in continuazione. Non è un problema di strumenti mancanti — è che i processi sono frammentati, manuali, e spesso più complicati del necessario.
È proprio qui che l’intelligenza artificiale può fare la differenza concreta. E SAP Concur lo ha mostrato durante Fusion 2026, presentando una serie di novità che portano l’AI direttamente dove si lavora ogni giorno.
Niente più salti tra una piattaforma e l’altra
La novità più interessante riguarda l’integrazione tra Joule — l’assistente AI di SAP — e Microsoft 365 Copilot. In pratica, puoi creare e inviare note spese, caricare ricevute, verificare le policy o prenotare un viaggio senza mai uscire da Teams, Outlook o Word. Zero interruzioni, zero passaggi inutili. I processi scorrono dove già sei, non dove ti aspettano.
Un assistente che fa il lavoro al posto del dipendente (quasi)
Tra le novità più utili ci sono i Joule Agents, pensati per automatizzare le attività più ripetitive. L’Expense Automation Agent, per esempio, crea la nota spese in autonomia: aggiunge le transazioni, compila i campi basandosi sul contesto e sulla tua cronologia. Tu devi solo dare un’occhiata e confermare. Poco più di un clic.
C’è poi l’Expense Pre-Submit Audit Agent, che controlla tutto prima ancora che tu invii. Segnala eventuali discrepanze in anticipo, così i rimborsi arrivano prima e il rischio di errori si riduce sensibilmente. Non è l’ennesimo controllo burocratico: è un filtro intelligente che lavora silenziosamente mentre tu fai altro. Anche raccogliere le ricevute diventa più semplice — con modalità di acquisizione immediata che riducono il rischio di perderle per strada.
Le policy si configurano in linguaggio umano
Chi si è mai trovato a dover aggiornare le regole di rimborso sa quanto sia macchinoso. Con i nuovi strumenti AI di SAP Concur, gli amministratori possono creare o modificare le policy usando il linguaggio naturale, o direttamente caricando i documenti aziendali. Il sistema li legge e genera le configurazioni da solo. Meno errori, meno tempo perso.
Anche i viaggi di lavoro diventano più fluidi
L’AI entra anche nella pianificazione delle trasferte. Grazie all’integrazione tra Joule e SAP Sales Cloud, i team commerciali possono organizzare i viaggi legati agli incontri con i clienti senza uscire dai propri strumenti abituali. Il sistema capisce il contesto della visita e propone opzioni di viaggio già allineate alle preferenze personali e alle policy aziendali.
TripIt by SAP Concur fa un passo in più: trasforma automaticamente email di conferma, ricevute e documenti in itinerari strutturati, usando modelli AI eseguiti direttamente sul dispositivo per garantire privacy e sicurezza. E aggiorna in tempo reale se qualcosa rischia di impattare il viaggio.
Togliere le complicazioni delle note spese
Come dice Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia: se un processo è troppo complicato, le persone lo aggirano. L’AI ha senso quando semplifica davvero, non quando aggiunge un altro strato tecnologico. E quando i sistemi lavorano in modo coerente e automatico, ci guadagnano tutti: le persone che risparmiano tempo, e le aziende che ottengono dati migliori e più controllo.
In un momento in cui i costi sono variabili e l’incertezza operativa è alta, avere visibilità immediata sui processi di travel & expense non è un lusso. È un vantaggio competitivo concreto.
