L’autocertificazione chilometrica è un documento con cui il lavoratore dichiara di aver percorso, con la propria auto privata, un certo numero di chilometri per svolgere attività lavorative. È una sorta di “diario di bordo” semplificato che serve all’azienda per riconoscere il rimborso chilometrico previsto dalla normativa e per dimostrare, in caso di controllo, che quei chilometri sono stati effettivamente percorsi per ragioni professionali.
Si utilizza ogni volta che un dipendente o un professionista impiega il proprio veicolo per raggiungere clienti, cantieri, eventi, sopralluoghi o sedi operative differenti. L’autocertificazione è quindi il documento che permette di collegare l’attività svolta ai costi sostenuti, così da determinare il rimborso chilometrico secondo le tabelle ACI 2026.
Sebbene il concetto sia “burocratico”, nella pratica si tratta di un modulo semplice che traduce in numeri quanto spetta al lavoratore con una semplice operazione: chilometri percorsi × costo al km.
Gli elementi obbligatori nell’autocertificazione chilometrica
Per essere valido, il modello deve contenere una serie di elementi minimi che permettono di ricostruire il tragitto e calcolare correttamente il rimborso. In particolare, non possono mancare:
- I dati del veicolo utilizzato (modello, targa, alimentazione)
- La data e la destinazione della trasfertaIl motivo dello spostamento (es. incontro cliente, sopralluogo, consegna documenti)
- I chilometri percorsi (totali e/o dettaglio andata/ritorno)
- Il costo chilometrico ACI di riferimento, individuato dalle tabelle specifiche per modello e alimentazione
- La firma del dichiaranteI dati del lavoratore (nome, cognome, ruolo/qualifica)
Questi elementi servono all’azienda per verificare la coerenza dello spostamento e applicare la corretta tariffa chilometrica.
Istruzioni per il corretto rimborso
Per ottenere un rimborso chilometrico senza errori, basta seguire tre passaggi fondamentali.
1. Individuare il modello del veicolo e il relativo costo/km
Il punto di partenza è sempre la tabella ACI aggiornata al modello e all’alimentazione del veicolo. Le tariffe variano per auto simili e cambiano ogni anno, per questo è importante fare riferimento ai dati più recenti.
2. Moltiplicare la tariffa per i chilometri effettivamente percorsi
Ad esempio, se la tariffa è 0,52 €/km e hai percorso 180 km, il rimborso sarà:
0,52 × 180 = 93,60 €
3. Allegare l’autocertificazione firmata
L’azienda inserirà l’importo direttamente nella busta paga del mese, fuori dal reddito imponibile.
Cosa evitare assolutamente: tragitti “poco chiari” e chilometri “gonfiati”
Per evitare che il rimborso venga contestato o considerato imponibile, è fondamentale non commettere errori “classici”:
- Non dichiarare tragitti generici (“giro clienti”) senza indicare il percorso.
- Non usare modelli ACI di anni precedenti
- Non gonfiare i chilometri o arrotondarli “a sentimento”
- Non dimenticare di indicare il motivo dello spostamento
- Non richiedere rimborsi se l’auto non è realmente di proprietà o disponibilità del richiedente
Ricorda: l’autocertificazione è uno strumento molto semplice, ma proprio per questo dev’essere compilata con precisione.
Differenze tra lavoratori dipendenti e professionisti/partite IVA
L’autocertificazione chilometrica si usa in entrambi i casi, ma dipendenti e professionisti la impiegano in modo diverso e con finalità diverse.
Lavoratori dipendenti
Se sei un dipendente, l’autocertificazione serve per farti pagare i chilometri che hai fatto con la tua auto per andare a lavorare o per spostarti per conto dell’azienda.
È una dichiarazione dove dici:
- dove sei andato
- quando
- quanti chilometri hai fatto
- con che macchina
L’azienda prende i chilometri, li moltiplica per i valori delle tabelle Automobile Club d’Italia e ti restituisce i soldi in busta paga. E soprattutto: questi soldi NON sono tassati. Sono un rimborso, non un guadagno.
In parole povere: “Ho usato la mia auto per lavoro? L’azienda mi restituisce i soldi che ho speso”
Professionisti e partite IVA
Per chi ha partita IVA, invece, l’autocertificazione non serve a farsi dare soldi da qualcuno. Serve per dimostrare al Fisco che quei chilometri sono stati fatti davvero per lavoro. Il professionista non riceve un rimborso, ma può segnare quei costi nella sua contabilità e scaricarne una parte.
Differenze
E qui c’è la differenza grossa:
- i dipendenti vengono rimborsati al 100%
- i professionisti possono scaricare solo una percentuale (di solito 20-40%, salvo categorie speciali come gli agenti di commercio)
Quindi, se vogliamo dirla proprio semplice:
- “Il dipendente usa il foglio per avere soldi indietro.”
- “Il professionista usa il foglio per pagare meno tasse.”
La differenza tra rimborso chilometrico e fringe benefit
Prima di spiegare la differenza, occorre fare una piccola premessa, spiegando cosa sono i fringe benefit. I fringe benefit sono vantaggi economici che l’azienda concede al dipendente sotto forma di beni o servizi, tra cui anche l’auto aziendale a uso promiscuo (lavoro + vita privata). Il loro valore è tassato come parte dello stipendio.
Sono, in parole povere, dei “regali utili” che l’azienda ti dà ( buoni spesa, telefono, ecc.). Tra questi c’è anche l’auto aziendale da usare sia per lavoro che per la vita privata.
Ed è qui c’è il punto fondamentale che li differenzia con il rimborso chilometrico: se l’azienda ti dà un’auto che puoi usare anche nel weekend, quello è un vantaggio e lo Stato lo tassa.
Autocertificazione e rimborso chilometrico
- Si applicano solo se il dipendente usa la sua auto privata
- Riguardano solo i chilometri percorsi per lavoro
- Non sono tassati
Fringe Benefit (auto aziendale)
- Valgono quando l’auto è dell’azienda
- Comprendono anche l’uso personale
- Sono tassati in busta paga in base alle percentuali ACI (10%, 20%, 50%).
Quando usare uno e quando l’altro
Per capire quando usare il rimborso chilometrico e quando i fringe benefit è necessario ragionare in modo pratico, come nella vita reale.
Quando conviene il rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico è ideale quando:
- Il dipendente usa la sua auto solo per alcune trasferte
- Non c’è bisogno di un’auto aziendale dedicata
- La frequenza degli spostamenti non giustifica un veicolo aziendale
In pratica, quando usi la tua auto e gli spostamenti per lavoro non sono tantissimi (es. vai una volta a settimana da un cliente fuori città, fai qualche visita in un cantiere che stai seguendo, devi seguire un evento e per farlo devi compiere una trasferta, ecc.)
Quando conviene il fringe benefit?
Il fringe benefit è invece più conveniente quando:
- Il dipendente ha necessità continuativa di usare l’auto
- L’azienda vuole dare un benefit aggiuntivo
- I costi di gestione dell’auto privata risulterebbero troppo elevati
In pratica, quando per il lavoro ti muovi tantissimo, usare sempre la tua auto privata diventa un costo eccessivo e allora conviene che l’azienda ti dia un’auto aziendale.
Esempio pratico con vari tipi di veicoli
Immaginiamo che un dipendente percorra 1.000 km per lavoro con il proprio veicolo. Per calcolare il rimborso chilometrico dobbiamo utilizzare le tariffe ACI indicative:
- Benzina/diesel/GPL – 0,50 €/km
- Elettrico (BEV) – 0,40 €/km
- Ibrido plug-in (PHEV) – 0,60 €/km
- Ibrido tradizionale (HEV) – 0,48 €/km
Rimborso chilometrico
- Benzina/diesel/GPL – 0,50 × 1000 = 500 €
- BEV – 0,40 × 1000 = 400 €
- PHEV – 0,60 × 1000 = 600 €
- HEV – 0,48 × 1000 = 480 €
Fringe benefit (per completezza)
Calcolato su una distanza indicativa pari a 15.000 km annui convenzionali:
- Benzina/diesel/GPL – 50% del costo annuo
- BEV – 10% del costo annuo
- PHEV – 20% del costo annuo
- HEV – 50% del costo annuo
