Negli ultimi anni, la gestione delle trasferte e delle spese aziendali sta vivendo una trasformazione profonda. Processi un tempo frammentati, spesso manuali e basati sulla carta, stanno lasciando spazio a soluzioni digitali integrate, pensate per semplificare il lavoro delle aziende e migliorare il controllo sui costi.
In questo contesto, Zucchetti si muove con l’obiettivo di aiutare le organizzazioni a stare al passo con un cambiamento che non è più solo tecnologico, ma anche normativo e culturale. Questa visione è stata al centro dell’incontro “Note spese digitali e pagamenti elettronici: Il futuro del Business Travel”, organizzato presso lo Zucchetti Village di Lodi, nuova sede dell’azienda.
Durante l’evento sono stati affrontati tre temi principali: l’evoluzione del business travel, il ruolo dei pagamenti digitali anche grazie alla collaborazione con Nexi e, infine, le soluzioni sviluppate da Zucchetti per la gestione integrata delle trasferte e delle flotte aziendali.
L’evoluzione del business travel, tra digitalizzazione, AI ed ESG
Il mondo del business travel sta cambiando rapidamente, spinto da una combinazione di fattori tecnologici, normativi e organizzativi. Secondo i dati dell’Osservatorio Business Travel 2025 compiuto dal Politecnico di Milano, il settore in Italia ha raggiunto un valore di circa 34 miliardi di euro, confermando una ripresa significativa e un ruolo sempre più centrale nelle strategie aziendali.
Accanto alla crescita dei volumi, emergono trend chiari. L’intelligenza artificiale sta entrando nei processi operativi, arrivando a gestire una quota rilevante delle prenotazioni, mentre i temi ESG stanno diventando sempre più concreti, con l’introduzione di strumenti per il monitoraggio delle emissioni di CO₂ legate agli spostamenti. Questo significa che la trasferta non è più solo una voce di costo, ma anche un elemento da misurare e ottimizzare in ottica ambientale.
Parallelamente, le aziende stanno adottando un approccio sempre più integrato alla gestione delle spese. Prenotazione, pagamento, rendicontazione e archiviazione non sono più fasi separate, ma parti di un unico processo digitale. Le carte virtuali permettono pagamenti tracciabili e riconciliazioni automatiche, mentre le piattaforme unificate consentono di gestire tutto da un’unica interfaccia, spesso accessibile anche da mobile.
Questa evoluzione è accelerata anche dal contesto normativo italiano. La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità delle spese di trasferta, mentre l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi in contanti non sono più fiscalmente vantaggiosi. Di fatto, la digitalizzazione non è più solo una scelta di efficienza, ma una condizione necessaria per garantire la conformità.
Pagamenti digitali e carte corporate: il ruolo di Nexi nella gestione delle spese
In questo scenario, i pagamenti elettronici diventano un elemento centrale. È qui che si inserisce il ruolo di Nexi, operatore europeo che lavora su larga scala (in oltre 25 Paesi) nella gestione e nell’elaborazione dei pagamenti digitali, collaborando con aziende e istituzioni finanziarie e che con Zucchetti ha una partnership sin dal 2019.
Nel contesto del business travel, la Pay tech italiana offre soluzioni come le sue carte corporate, che rappresentano oggi lo strumento principale per gestire le spese. La loro diffusione è legata non solo alla facilità d’uso, ma soprattutto alla possibilità di tracciare ogni transazione, automatizzare la rendicontazione e integrare i dati con i sistemi aziendali. Questo consente alle imprese di avere una visione più chiara e immediata dei costi, riducendo errori e tempi amministrativi.
Le soluzioni più evolute introducono anche elementi di controllo avanzato. Attraverso portali dedicati, le aziende possono definire limiti di spesa, restringere l’utilizzo per categorie o aree geografiche e monitorare in tempo reale tutte le operazioni. Si tratta di strumenti che non servono solo a contenere i costi, ma anche a rafforzare le policy interne e a migliorare la governance finanziaria.
Un altro aspetto rilevante è la flessibilità finanziaria. Alcune carte consentono di posticipare gli addebiti, contribuendo a una gestione più efficiente del capitale circolante, mentre le versioni virtuali aumentano il livello di sicurezza grazie alla generazione di credenziali uniche per ogni transazione. A questo si aggiungono servizi accessori, come coperture assicurative e assistenza durante i viaggi, che migliorano l’esperienza dei dipendenti e riducono i rischi per l’azienda.
Nel complesso, i pagamenti non sono più solo un passaggio operativo, ma diventano una leva strategica, capace di influenzare efficienza, controllo e qualità dei dati.
ZTravel e ZCarFleet: gestione integrata e paperless delle trasferte e delle flotte
All’interno di questo ecosistema, ZTravel rappresenta la risposta di Zucchetti alla crescente complessità della gestione delle trasferte. L’idea di fondo è quella di riunire in un’unica piattaforma tutte le attività legate al business travel, dalla pianificazione iniziale fino alla rendicontazione finale.
Il funzionamento si basa su un’integrazione completa dei processi. Le trasferte possono essere richieste, approvate e organizzate direttamente all’interno del sistema, mentre le spese vengono registrate in modo automatico grazie all’utilizzo di tecnologie come OCR e intelligenza artificiale. Basta fotografare una ricevuta per estrarre i dati principali, riducendo drasticamente il lavoro manuale e il rischio di errori.
Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la gestione della compliance. La piattaforma consente di configurare regole coerenti con le normative fiscali e con le policy aziendali, distinguendo automaticamente tra spese deducibili e non deducibili e garantendo la tracciabilità dei pagamenti. Allo stesso tempo, i dati vengono integrati con i sistemi di contabilità e payroll, rendendo il processo continuo e senza interruzioni.
L’esperienza utente gioca un ruolo importante. Attraverso l’app mobile, dipendenti e manager possono gestire tutte le attività anche in mobilità, ricevendo notifiche e mantenendo il controllo in tempo reale. Questo contribuisce a rendere il processo più veloce e trasparente, oltre che completamente privo di carta.
A questa soluzione si affianca anche ZCarFleet, dedicata alla gestione delle flotte aziendali. In questo caso, l’obiettivo è ottimizzare l’utilizzo dei veicoli, monitorare costi e manutenzioni e integrare anche la mobilità aziendale più ampia, incluse forme di micromobilità e soluzioni sostenibili.
Nel complesso, emerge un modello in cui la gestione delle trasferte non è più un’attività isolata, ma parte di un sistema più ampio, integrato e orientato all’efficienza, ridefinendo il modo in cui le aziende organizzano e controllano la mobilità dei propri dipendenti.
