La gestione delle spese dei dipendenti in viaggio può rappresentare un risparmio per tutta l’azienda. Purché questo processo sia svolto secondo precise procedure e con gli strumenti idonei.
E incoraggiare i dipendenti a prendere decisioni responsabili in materia di spese aziendali può portare a significativi risparmi. E non solo: adottare strumenti che consentano di avere un’idea chiara di ciò che si sta spendendo e che contribuiscano a ridurre il tempo dedicato alle attività di calcolo e tracciabilità delle spese è fondamentale.
Emblematico lo studio condotto da Forrester Consulting su un campione di quattro aziende europee che negli ultimi 3 anni hanno adottato le carte Soldo. Queste ultime, sono carte prepagate Mastercard collegate a un software di contabilità ideato per tenere traccia delle spese aziendali.
Il risparmio di tempo impiegato in attività amministrative relative alla compilazione delle note spese e rendicontazione equivale anche a un risparmio in termini economici.
- Per i responsabili finanziari e amministrativi, Soldo riduce del 62% il tempo dedicato alla gestione delle note spese. Questo si traduce in risparmi dioltre 98.000 euro in tre anni.
- Ai dipendenti, Soldo riduce di oltre il 50% il tempo dedicato alla compilazione delle note spese. Risparmio anche in questo caso, quantificabile in più di 73.000 euro in tre anni.
- Per i reparti operativi, infine, Soldo permette di risparmiare fino a 50 ore all’anno in tempo dedicato all’emissione di carte e gestione delle stesse per dipendenti e collaboratori esterni. Anche qui, notevoli risparmi di tempo e, quindi, di denaro.
Gestione delle spese: la responsabilizzazione dei dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti nella gestione delle spese è un passo cruciale per creare una cultura di responsabilità e risparmio.
Come per le spese personali, monitorare le spese generate tra viaggi di lavoro, acquisto di materiali e servizi o sottoscrizione ad abbonamenti, può avere un impatto positivo sul modo in cui vengono gestiti i fondi dell’impresa.
Rendendoli coscienti e autonomi nelle spese effettuate nel corso delle loro attività lavorative, si promuove una mentalità più oculata e rispettosa delle risorse a disposizione.
Se un dipendente riconosce l’impatto che apporta al business, maggiori sono le probabilità che si senta legato all’azienda. Da qui deriva un più probabile impegno a contribuire al suo successo.
Gli strumenti giusti per il controllo delle spese
Per coinvolgere i dipendenti nella gestione delle spese è necessario dotarli della tecnologia giusta per monitorare gli acquisti.
Secondo i risultati della ricerca Forrester, le imprese che tendono a utilizzare carte di credito e debito “tradizionali” (emesse dalle banche) si trovano spesso ad affrontare problemi legati a problemi. Primo: il limite di credito prestabilito. Secondo: al numero di carte che è possibile ricevere, con il risultato che solo pochi dipendenti possono utilizzarle).
Terzo (e più sgradito): alla richiesta di anticipare le spese con il proprio denaro per richiedere poi un rimborso all’azienda.
(A tal proposito, leggi del rapporto Soldo e Ipsos)
È evidente come una gestione delle spese effettuata su estratti conti bancari non può favorire una responsabilità finanziaria. Senza contare la poca visibilità legata agli anticipi delle spese e all’uso del contante.
È qui che entrano in gioco l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione messe in campo da Soldo.
Ogni dipendente ha inanzitutto accesso a un conto aziendale regolato da limiti di spesa predefiniti. La contabilità può così verificare in tempo reale le spese effettuate dai dipendenti.
Il vantaggio è duplice: non solo si ha il controllo immediato sulle transazioni, ma anche si capisce come e dove è possibile operare dei risparmi.
Grazie alla generazione di report in tempo reale è possibile ottenere dati su tutte le transazioni e trend di spesa dettagliati. Questo porta a una semplificazione dei flussi di lavoro e aiuta il reparto amministrativo ad allocare i diversi budget in maniera più accurata.
Risparmi con il coinvolgimento dei dipendenti
Come detto, l’obiettivo finale è il coinvolgimento dei dipendenti nella gestione delle spese e la creazione di una “cultura” del risparmio all’interno dell’impresa.
Quando i collaboratori comprendono l’impatto delle proprie decisioni in tema di spesa toccano con mano come il loro comportamento sia in grado di contribuire alla salute finanziaria dell’azienda. E per questo sono più motivati a fare scelte oculate.
Inoltre, una maggiore trasparenza finanziaria favorisce un ambiente di lavoro migliore. Se c’è consapevolezza che tutti, dal Ceo ai collaboratori junior, sono responsabili e attenti alla gestione dei fondi aziendali, si sentiranno di conseguenza più coinvolti e responsabilizzati.
Questa strategia porta anche contribuire a creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo. Con strumenti innovativi e una mentalità basata sul risparmio, tutti sono in grado di contribuire al successo finanziario dell’azienda.
(Scopri la fatturazione elettronica con Soldo)
