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Regole convegni ed eventi Covid 2022: capienza e buffet

Come cambiano le regole per convegni ed eventi durante il Covid nel 2022? Dopo l’ordinanza del ministero della Salute del 1° aprile sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale nuove linee guida per la ripresa delle attività economiche e sociali. Esse comprendono anche le direttive per il Mice.

Le nuove indicazioni contengono le norme per organizzare eventi aziendali in tempi di Covid-19, anche se l’emergenza sanitaria è terminata il 31 marzo 2022.

Da ricordare: in base al decreto-legge del 24 marzo 2022 e sino al 30 aprile per accedere a eventi aziendali, fiere e congressi è necessario il green pass rafforzato. Ovvero la certificazione verde che si ottiene con la vaccinazione anti-Covid oppure con la guarigione dal virus. Inoltre, è necessario indossare mascherine Ffp2.

Capienza sale convegni ed eventi Covid 2022: punto per punto

  • Capienze sale riunioni riunioni Covid

Come prima, il numero massimo dei partecipanti deve essere valutato dagli organizzatori in base alla capienza degli spazi individuati. Obiettivo? Ridurre gli assembramenti di persone.

Se l’evento è frazionato su più sedi/padiglioni, fisicamente separati tra loro, è necessario individuare il numero massimo dei partecipanti per ogni sede/padiglione dell’evento.

Conseguentemente devono essere utilizzati sistemi di misurazione degli accessi nonché di limitazione e scaglionamento. Anche attraverso sistemi di prenotazione del giorno e dell’orario di ingresso.

  • Organizzazione degli spazi

Va garantito l’accesso in modo ordinato, per evitare code e assembramenti di persone. Se possibile, organizzare percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.

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Regole convegni ed eventi Covid 2022

  • Utilizzo di tecnologie digitali 

Per evitare affollamenti vanno automatizzati i processi organizzativi e partecipativi. Per esempio, con sistemi di prenotazione, pagamento ticket, compilazione di modulistica, di riconoscimento e di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento, consegna degli attestati di partecipazione.

  • Riorganizzazione del tavolo dei relatori

Il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni devono essere riorganizzati in modo da consentire una distanza di sicurezza che consenta a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina.

I dispositivi e le attrezzature a disposizione di relatori, moderatori e uditori (microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser) devono essere disinfettati prima dell’utilizzo iniziale. Ovviamente verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico.

  • Aree poster e materiali informativi

Anche nelle aree poster/aree espositive, si devono riorganizzare gli spazi in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale. Inoltre, va valutato il contingentamento degli accessi e promossa la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti.

Per materiali informativi e scientifici utilizzare preferibilmente espositori con modalità self-service (previa igienizzazione delle mani) o piattaforme digitali.

  • Igienizzazione degli ambienti

Si deve garantire la regolare igienizzazione degli ambienti. In ogni caso al termine di ogni attività di un gruppo di utenti.

Il tutto con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle parti comuni. Per esempio, aree ristoro, tastiere dei distributori automatici di bevande e snack.

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Si possono fare i buffet agli eventi 2022?

I buffet si possono fare? La risposta è sì.

Infatti, le regole per i buffet durante il Covid-19 confermano che è possibile organizzare modalità di erogazione di cibi e bevande anche self service.

Chiaramente per clienti e personale rimane il mantenimento della distanza e l’utilizzo della mascherina.

Anche le regole per i buffet durante il Covid-19 contemplano modalità organizzative che evitino la formazione di assembramenti. Come? Come di consueto, attraverso la riorganizzazione degli spazi in relazione alla dimensione dei locali.

[Leggi le linee guida sulla Gazzetta Ufficiale del 4 aprile 2022]