La multinazionale Eli Lilly & Company di Indianapolis è una delle prime società farmaceutiche del mondo. Presente in quasi 160 Paesi, con 38mila dipendenti e 13 centri di produzione, è leader in vari ambiti terapeutici, in particolare quello relativo alle neuroscienze e alla disfunzione erettile, con farmaci innovativi come il Prozac o il Cialis. Lilly Italia, affiliata della multinazionale di Indianapolis, è attiva da oltre 50 anni sul territorio e attualmente conta più di 900 dipendenti e un fatturato che nel 2010 ammontava a 629 milioni di euro.
Oltre 5 milioni di euro in spese di travel
In questo colosso del mercato farmaceutico le trasferte hanno un’importanza strategica: non stupisce quindi che la Lilly Italia spenda ogni anno per il travel oltre 5 milioni di euro. «Il trend è stabile – afferma Simona Forzoni, responsabile acquisti di Lilly Italia –: varia dai 5 milioni e mezzo del 2008 ai 5,3 del 2010. Le variazioni dipendono dai progetti avviati dall’azienda, ad esempio gli investimenti sui siti di produzione».
Simona Forzoni è una “veterana” di Lilly Italia, presso la quale, nel corso di quasi 20 anni, ha ricoperto vari ruoli di responsabilità: sourcing senior manager dal giugno 2001 (responsabile degli investimenti dell’affiliata tra cui Marketing, Vendite, Risorse Umane, It), si occupa del travel management insieme al settore eventi. L’ufficio riporta direttamente alla struttura acquisti internazionale.
Responsabilizzare il viaggiatore
Il settore dei viaggi aziendali è affidato da due anni al Gruppo Eventi e Business Travel, a sua volta inserito nella struttura della Compliance. Prima di allora la gestione era interamente affidata all’ufficio di Simona Forzoni, che attualmente si occupa prevalentemente del rapporto con i fornitori, mentre il Gruppo Eventi segue le attività operative. A occuparsi di travel management, oltre alla Forzoni, sono due risorse: una del suo reparto e un’altra del Gruppo Eventi, quest’ultima in maniera più continuativa. Tutte le risorse hanno come punto di riferimento una travel policy europea che delinea le linee guida a cui si allinea la policy locale. «Seguiamo le disposizioni europee – conferma Forzoni –: ad esempio per i voli esiste un sistema di prenotazione online chiamato ET, della società GetThere. Si tratta di un self booking tool che il viaggiatore deve obbligatoriamente utilizzare in caso di prenotazione di voli europei o e trasferte semplici (point to point). Per percorsi più complessi e voli intercontinentali ci affidiamo invece all’agenzia di viaggi. Il nostro obiettivo è comunque responsabilizzare il viaggiatore». Ad esempio, proibendo l’utilizzo dell’agenzia quando si tratta di viaggi in treno: «Le transaction fee sono molto alte, i nostri viaggiatori quindi sanno che devono prenotare da soli il biglietto online. In più c’è l’obbligo di scegliere Trenitalia, con cui abbiamo un accordo. Per quanto riguarda gli alberghi è obbligatorio effettuare la prenotazione attraverso l’agenzia che attinge da una lista di hotel convenzionati concordata con Lilly».
Lilly Italia si appoggia a Carlson Wagonlit Travel. Alla fine del 2010 la travel management company ha vinto una gara internazionale che le ha consentito di diventare l’agenzia di viaggi di tutte le affiliate della multinazionale, sottoscrivendo un contratto di durata quinquennale. «Siamo legati a Cwt da un accordo globale – spiega Forzoni – che ci consente di usufruire di un team di risorse a noi dedicate, un call center situato a Londra che funziona per tutta l’Europa e un account italiano ».
Negoziazione con i fornitori
Quest’anno la gestione complessiva degli hotel utilizzati dai dipendenti di Lilly Italia per trasferte ed eventi è stata affidata a Cwt, mentre fino al 2010 l’azienda negoziava direttamente le tariffe delle strutture situate nelle destinazioni italiane più frequenti, quali Milano, Roma e Firenze. Segnaliamo che in Europa Lilly viaggia prevalentemente nelle città dove è presente una sede aziendale (Londra, Francoforte, Parigi, Madrid); nel mondo la meta più battuta sono gli Stati Uniti, in particolare Indianapolis, dove ha sede la casa madre.
Per il noleggio dell’auto invece, Lilly negozia tariffe a livello regionale con Europcar, mentre Cwt si occupa delle prenotazioni. Per quanto riguarda gli aerei, infine, Lilly stipula accordi diretti con le compagnie dell’alleanza Sky Team. Cwt è comunque provider unico per aerei e alberghisia per l’ufficio acquisti sia per il gruppo eventi. «Per ottimizzare la gestione delle trasferte – continua Forzoni –, di recente abbiamo introdotto un servizio centralizzato di prenotazione dei viaggi (aerei, alberghi e treni) gestito da una società di outsourcing e destinato per il momento ai soli informatori scientifici. Il servizio è coordinato dal reparto eventi e business travel». Una sorta di “assistente di business travel” dedicato ai viaggiatori fuori sede di Lilly Italia.
Carte di credito
Per l’acquisto dei voli aerei il viaggiatore utilizza una carta di credito virtuale con addebito sul conto aziendale. «In sede di prenotazione di un volo online – spiega Forzoni -, il viaggiatore seleziona l’opzione di pagamento tramite card virtuale e fornisce l’indicazione del proprio reparto attraverso il profilo personale presente nel sistema. La fatturazione avviene su base mensile e include l’indicazione dei centri di costo dei viaggiatori, in modo da consentire il riaddebito automatico sui reparti interessati. Tutte le altre spese di viaggio (ristoranti, alberghi, taxi ecc.) sono pagate dal viaggiatore in contanti o attraverso carte di credito che si appoggiano sul conto personale del dipendente. Tali carte, attualmente a disposizione di circa 600 dipendenti, possono essere usate anche per le spese personali. Sono viste pertanto come un benefit: nessun costo per i dipendenti e una serie di vantaggi. Il rimborso spese avviene attraverso la compilazione di un Ter (Travel Expense Report) gestito in un sistema elettronico chiamato Eers (Electronic Expense Report System)».
Lilly fleet
Il parco auto dell’azienda conta circa 500 vetture. La flotta è gestita allo stesso modo del travel management: l’ufficio acquisti si occupa dei fornitori, la divisione risorse umane della parte operativa. «Ci appoggiamo a due noleggiatori a livello europeo: uno per la Spagna e l’Italia, un altro per la Francia, l’Inghilterra e la Germania. Ma dall’anno prossimo – annuncia Forzoni – vogliamo avvalerci di una fleet management company che ci gestisca l’operatività e i fornitori, lasciandoci a noi solo la parte strategica».
LE NOSTRE SCHEDE
Azienda: Lilly Italia
Sedi in Italia: Sesto Fiorentino (FI). All’estero la multinazionale è presente in 159 Paesi (info: www.lilly.com)
Riferimento in azienda: Simona Forzoni
Inquadramento nell’organigramma: responsabile ufficio acquisti
Agenzia partner: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: transaction fee
Scadenza contratto: 2015
Spese di trasferta nel 2010: 5,3 milioni di euro
Numero di biglietti ferroviari prenotati nel 2010: 4.281
Numero di biglietti aerei prenotati nel 2010: 2.903
Tecnologie a supporto: Self booking tool ET della società Get There
Carte di credito utilizzate: Visa
Testo di Maria Elena Arcangeletti, Mission n. 5, settembre 2011
