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Ricerca di Cvent: le request for proposal dei travel manager post pandemia

Una ricerca di Cvent sui travel manager aziendali rivela i parametri cruciali delle nuove Rfp (request for proposal) post pandemiche. L’industria alberghiera europea è aggiornata sulle richieste dei viaggi d’affari e dell’organizzazione di eventi? Secondo il rapporto appena pubblicato, il comparto dovrà evolversi per soddisfare ulteriori requisiti tra i quali spicca un pricing più che flessibile e servizi negoziati secondo criteri improntati alla massima “fluidità”.

Ricerca di Cvent sui travel manager aziendali

Spiega la ricerca: «Le Rfp* del 2021 e del 2022 implicheranno rigorosi protocolli di salute e sicurezza, inclusi i test Covid negli hotel, sale per riunioni di lavoro più ampie, spazi all’aperto e modelli di prezzo più flessibili. Pertanto gli albergatori che desiderano sfruttare le negoziazioni nei prossimi due anni dovranno concentrarsi su queste aree nelle loro strategie di vendita e marketing».

*Request for proposal è la domanda di preventivo dettagliata dei travel manager agli albergatori e alle location di eventi

Cvent Annual Travel Manager Report 2021

Come noto, Cvent è una società leader di mercato per quello che riguarda i software di gestione di riunioni ed eventi. Ed è anche una piattaforma integrata per l’hospitality con 30mila clienti, 300mila utilizzatori e 4mila dipendenti. Insomma, rappresenta un database di contatti unico e globale.

Ha incaricato una società di ricerca indipendente, Censuswide, di analizzare le necessità dei professionisti deli viaggi d’affari europei, Regno Unito incluso, nel primo trimestre del 2021.

Dal report emergono diversi dati interessanti, ma soprattutto si evidenzia il fatto che il settore dell’ospitalità dovrà adattare ed evolvere le sue prassi. Al fine di soddisfare i nuovi requisiti di pianificazione da parte dei corporate travel manager nell’era post pandemica.

Inoltre, dovrà imparare a comunicare in maniera chiara ed esaustiva i protocolli e le strategie messe in atto.

«Una situazione in evoluzione, in cui è importante cogliere tutte le opportunità e trarre vantaggio dal cambiamento e un momento delicato per il business», ma secondo il Ceo di Cvent, Reggie Aggarwal, il settore degli eventi ne uscirà rafforzato.

Leggi qui il nostro articolo su Mission dell’11 novembre 2010 sull’eredità del Coronavirus nell’event industry.

Protocolli, budget, tariffe dinamiche: gli elementi chiave

Il Cvent Annual Travel Manager Report 2021 si è svolto dal 4 al 12 febbraio 2021 su un panel di 500 travel manager di Regno Unito, Germania, Francia, Spagna, Italia e Paesi Bassi appartenenti ad aziende dei più diversi settori. Tra essi architettura, costruzioni, arte, cultura, istruzione, finanza, salute, risorse umane, IT, utilities, retail, catering, leisure, sales, media, marketing, travel e trasporti.

Ha evidenziato tre fattori fondamentali di cui i professionisti terranno conto:

  • I protocolli rigorosi di salute, sicurezza e distanziamento sociale sono imprescindibili
  • Budget: la maggioranza degli intervistati ritiene che nel 2021 sarà superiore a quello del 2019
  • Tariffe dinamiche: più della metà dei TM nel Regno Unito e in Europa (58%) ha dichiarato che richiederà dual oppure dynamic rates durante i negoziati per le prenotazioni del 2022. Oltre a servizi aggiuntivi come il late arrival e nuove politiche di cancellazione. Infine, la disponibilità dell’ultima camera: in un programma di viaggio aziendale, Last room availability (o Lra) significa che fintanto che un hotel ha una camera in vendita, anche una sola, le parti con un contratto Lra hanno il diritto di acquistarla, alle condizioni e ai prezzi contrattati.

Dal report CVENT 2021-Travel-Managers-Report emergono altri punti salienti.

Aumento dei livelli dei viaggi d’affari nella seconda metà del 2021

Sulla fatidica domanda dei tempi di recupero del business, prevale un certo ottimismo, che varia secondo i Paesi.

Regno Unito e Germania sono i più pessimisti (solo il 38% ritiene che si ritorni ai livelli del 2019 entro la fine dell’anno); la metà degli intervistati di Francia, Spagna e Paesi Bassi si aspetta un recupero entro fine anno.
Negli Stati Uniti ben il 67% dei travel manager pensa che entro dicembre il business ritorni agli stessi livelli del 2019.

Quanto alle destinazioni prescelte, si aspettano una crescita dei viaggi a medio raggio, infatti l’89% degli europei indica il proprio continente. Abbastanza sorprendente il dato degli intervistati dagli Stati Uniti: se la maggioranza (85%) dichiara di voler restare nelle Americhe, l’83% ha affermato che probabilmente aumenterà il volume dei propri viaggi d’affari verso l’Europa.

Necessità per gli hotel di comunicare chiaramente i protocolli aggiornati Covid-19

Quasi i due terzi dichiara che la principale attenzione nel pianificare un viaggio d’affari nel 2021 e 2022 è la comprensione dei protocolli Covid aggiornati. Nonché gli eventuali costi aggiuntivi.
Il 55% richiede che i viaggiatori siano vaccinati. Un altro aspetto da tenere in considerazione, evidenziato dal 44%, è che gli hotel prescelti devono garantire la conformità con i requisiti di salute e sicurezza.

Per ultimo, il report sottolinea le opportunità che emergeranno per il settore alberghiero. Infatti, alcuni responsabili del bussines travel aziendale dicono che i budget di viaggio sono destinati ad aumentare.

«I risultati di questo rapporto mostrano che gli albergatori devono essere pronti a far evolvere le loro pratiche di vendita e marketing in un’era post-pandemia in cui sono cambiate le priorità principali per i corporate travel manager», ha affermato Chris McAndrews, vice presidente marketing di Cvent. «La volontà di adattarsi ed evolversi non solo consentirà negoziazioni più fluide, ma, cosa più importante, migliorerà le relazioni a lungo termine tra planner e fornitori».

Doppia tariffa: fissa + aziendale aperta

Commenta Diana Marin Acosta, senior VP sales & distribution di NH Hotel Group: «Abbiamo previsto la necessità e l’opportunità di adattare il nostro modello di determinazione dei prezzi più rapidamente, al fine di reagire alla domanda del mercato e ai trend di comportamento del settore alberghiero».

Continua: «Per questo motivo, siamo stati pionieri nell’implementazione di un revenue model strategy “Open Pricing”, che fornisce a NH un vantaggio competitivo. La tariffa Open Corporate ci consente di offrire ai clienti il miglior prezzo sul mercato modificandolo costantemente in base alla domanda e ai livelli di occupazione. Insieme a Cvent siamo in grado di fornire ai nostri clienti la possibilità di introdurre programmi di viaggio ibridi e una doppia tariffa (fissa + aziendale aperta) tramite la Cvent Rfp Transient Platform».

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