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Travel manager e viaggiatori d’affari, il gap che manda fuori policy il business traveller

C’è un gap tra travel manager e viaggiatori d’affari: gli uni e gli altri percepiscono diversamente gli elementi che compongono una trasferta aziendale. Dunque per la prenotazione dei servizi attribuiscono ‘pesi differenti’ e ciò impatta sull’adozione della travel policy. Vediamo quali.

Di base, i travel manager sottovalutano alcune preferenze dei viaggiatori d’affari. Un recente studio di Gbta, realizzato in collaborazione con Hrs, mette in evidenza proprio questo aspetto ed altri elementi utili. La finalità della pubblicazione della ricerca è di colmare, o perlomeno conoscere, il gap tra chi acquista servizi di viaggio in azienda e chi, effettivamente, viaggia.

“I business traveller scelgono preferibilmente hotel vicini al luogo dell’appuntamento di lavoro, con servizi accessori a valore aggiunto e prezzi competitivi”, spiega la ricerca condotta su 600 travel buyer, direttori d’acquisti e 2.500 dipendenti aziendali che viaggiano abitualmente. Ma l’importanza assegnata ai singoli fattori diverge, anche di molto, da quella dei loro colleghi dell’ufficio acquisti.

Travel manager e viaggiatori d’affari, il gap che manda fuori policy

“La maggioranza dei buyer aziendali e viaggiatori d’affari concorda che fattori come prossimità al posto di lavoro (92% viaggiatori, 99% buyer) e prezzo (85% viaggiatori, 94% buyer) siano importanti nella selezione dell’albergo”, si legge in una nota. Tuttavia i travel manager “potrebbero sottovalutare l’importanza di fattori esperenziali” come la prossimità dei ristoranti e dei luoghi di svago (84% viaggiatori, 68% buyer), le recensioni dei viaggiatori (80% viaggiatori, 67% buyer) ed i benefici dei programmi fedeltà (70% viaggiatori, 64% buyer).

Personalizzazione: altro elemento percepito diversamente

La ricerca riporta feedback raccolti in tutto il mondo e i dati sono stati raccolti online tra marzo e maggio 2019. La personalizzazione del self booking tool è un desiderio molto forte del viaggiatore. La metà (50%) dichiara che preferirebbe che il proprio online booking tool offrisse un numero maggiore di hotel con servizi accessori. Invece, un solo travel buyer su cinque (19%) afferma che questa sia una esigenza.

Per il 74% dei dipendenti ed il 62% dei manager acquirenti è importante ricevere opzioni personalizzate, ad esempio l’upgrade durante il processo di prenotazione.

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Pagamenti: le soluzioni centralizzate favoriscono il travel program

Nello studio che evidenzia i gap tra travel manager e viaggiatori d’affari c’è poi un focus sui pagamenti. Il pagamento centralizzato non è adottato allo stesso modo nelle varie zone del mondo, nonostante l’evidente apprezzamento da parte dei traveller. “L’ottantacinque percento afferma che la semplicità di compilazione delle note spese, la facilità della loro approvazione e la velocità di rimborso sono importanti per la gestione di questa fase post viaggio aziendale”.

Inoltre, la disponibilità di soluzioni di pagamento che evitano l’esigenza di utilizzare una carta di credito personale possono influenzare la scelta dell’hotel da prenotare.

Solo tre viaggiatori su dieci saldano l’hotel con pagamento centralizzato o diretto. L’88% dei viaggiatori afferma che se la propria azienda offrisse un pagamento centralizzato o diretto con la struttura ricettiva, la prenoterebbe rispetto ad una che non dà questo servizio.

“L’88% rappresenta una metrica fondamentale per i travel manager che cercano vie efficaci per incrementare l’adoption dei canali di prenotazione degli hotel scelti dalle aziende”, afferma Suzanne Neufang, senior vice president di Enterprise Solutions per HRS America.

Le trasferte di lavoro sono percepite come un’esperienza

“Una volta che i viaggiatori utilizzano il pagamento diretto, lo preferiscono. La semplificazione della rendicontazione delle spese è per loro fondamentale. Aiuta i buyer a mantenere i viaggiatori aziendali all’interno del programma, inoltre fornisce migliori dati di livello 3 e gli albergatori guadagnano dai maggiori volumi”.

“Costruire e gestire un programma di viaggio è un esercizio di bilanciamento”, afferma Hannah Jaffee, Gbta research analyst. “Sebbene la praticità sia importante per i business traveller, questi vedono i viaggi d’affari come un’esperienza e desiderano che ciò venga rispecchiato nelle opzioni alberghiere. Se l’aderenza ai programmi aziendali è un problema, i travel buyer possono adottare misure strategiche per garantire che i fattori che influenzano le preferenze e l’esperienza dei viaggiatori siano prese in considerazione durante le negoziazioni”.

Approfondisci sul ruolo del travel manager e perché deve stare al centro delle funzioni in azienda.

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