Fondata nel 1945 da Ivo Antonini come calzaturificio artigianale, l’azienda 3A Antonini è passata all’attività industriale nei primi anni Cinquanta e nell’ultimo ventennio si è imposta sul mercato italiano e internazionale con le calzature e accessori a marchio Lumberjack. Saldamente gestita dalla famiglia fondatrice (l’attuale presidente è Nicla Antonini, mentre il vicepresidente e amministratore delegato è Andrea Martini Antonini), l’azienda è basata a Verona con una sede e uno stabile commerciale, per un totale di circa cinquanta dipendenti. Negli ultimi anni la società ha moltiplicato gli investimenti per espandere il proprio brand sul mercato europeo (prevalentemente nei Paesi del Bacino del Mediterraneo e nel Nord Europa), ma anche su quello asiatico, attraverso una rete capillare di distributori. A occuparsi delle trasferte è Anna Delana, segretaria di direzione. «Sono entrata a far parte di 3A Antonini nel 1998 in qualità di segretaria di direzione alle dipendenze dell’amministratore delegato, ma da circa otto anni mi occupo anche della gestione dei viaggi di lavoro dei dipendenti – spiega Anna Delana –. I nostri volumi di spese di viaggio sono in forte crescita, a causa del considerevole aumento del numero delle trasferte intercontinentali, di pari passo con la nostra espansione all’estero. In Italia le nostre mete più frequenti sono Roma, Napoli, Bari, Palermo e Catania. Oltre confine, invece, raggiungiamo prevalentemente Bucarest, Barcellona, Istanbul, Monaco, Francoforte, Atene, ma anche i mercati emergenti, come la Cina e l’India.
«Disponiamo di una travel policy improntata al saving, ma flessibile e con un occhio attento al business – prosegue Anna Delana –. Ai possibili risparmi, infatti, anteponiamo sempre lo svolgimento ottimale delle attività lavorative, anche se ciò comporta la prenotazione di una tariffa piena anziché scontata. Concediamo la business class esclusivamente ai dirigenti, mentre prevediamo l’uso della classe economy per tutti gli altri inquadramenti. In fatto di alberghi, inoltre, permettiamo l’utilizzo di strutture a 3 o 4 stelle, decorose, ma non di lusso. Tutto ciò, ovviamente, quando le trasferte non capitano in concomitanza con un evento fieristico: in questo caso, infatti, ci scontriamo come molte altre imprese con la tendenza a speculare da parte degli albergatori e fatichiamo a trovare camere a tariffe accettabili».
Ma come avviene la gestione delle trasferte in 3A Antonini? «I viaggiatori mi inviano un piano dettagliato dei propri spostamenti, segnalandomi le proprie esigenze in fatto di date e orari – dichiara Delana –. Su questa base mi attivo per trovare le soluzioni di viaggio più adatte, cercando di conciliare il confort del personale con i possibili risparmi. Per questo mi rivolgo alla nostra agenzia di viaggi partner, ma mi capita anche di prenotare voli e camere d’albergo direttamente sui siti dei fornitori. Ritengo che Internet sia una valida risorsa, se se ne fa un uso ponderato: se debbo prenotare una struttura
che non conosco in una località straniera, o se devo organizzare un itinerario complesso con più tappe, preferisco avvalermi dell’esperienza della nostra agenzia di viaggi, che è anche in grado di intervenire in caso di disservizi o cancellazione. Al contrario, trovo comodo prenotare i ticket ferroviari sul portale di Trenitalia».
La negoziazione con i fornitori
L’azienda riconosce alla propria agenzia partner una commissione su ogni transazione effettuata, il cui importo dipende dalla tipologia del servizio offerto. Oltre ad appoggiarsi a un’agenzia, l’azienda negozia tariffe preferenziali con gli albergatori. «Siamo sempre disponibili a stipulare convenzioni con le strutture alberghiere – sottolinea Delana –. Ad oggi abbiamo in essere accordi con alcuni hotel situati nell’area industriale o nel centro di Verona, ma anche nelle nostre destinazioni d’affari strategiche. Per le prenotazioni in altre località, invece, preferiamo rivolgerci alla nostra agenzia di viaggio.
«Non abbiamo stipulato, invece, dei veri e propri accordi con le compagnie aeree – prosegue Anna Delana –: abbiamo attivato il programma fedeltà della carta di credito partner, che consente di accumulare punti ogni volta che si effettua una transazione con la card e di convertirli in miglia spendibili con Alitalia e altri partner. Utilizziamo spesso i voli di Alitalia, anche se non posso dire che la qualità del servizio ci lasci sempre soddisfatti, mentre siamo abbastanza soddisfatti di Lufthansa. Non disdegniamo neppure le compagnie aeree low cost, che offrono tariffe convenienti e propongono un livello di confort a bordo accettabile per un volo di breve durata. Purtroppo, però, abbiamo notato che queste compagnie subiscono spesso bruschi cambiamenti di orario o variazioni sugli scali di partenza e di arrivo: un fenomeno che può causare dei problemi ai nostri viaggiatori».
Al ritorno dal viaggio, i dipendenti compilano la classica nota spese che viene consegnata all’ufficio contabile per gli opportuni controlli. «Per snellire i processi contabili, tutto il nostro personale viaggiante è stato dotato di carte di credito corporate con addebito su conto corrente aziendale. Gli estratti conto inviati dalla società emettitrice ci consentono di effettuare una verifica delle note spese più rapida e puntuale».
Sinergie con il comparto meeting
Per concludere, in 3A Antonini sono in atto sinergie tra il travel e il settore dei meeting. «Presso la nostra azienda la gestione dei congressi è interamente affidata alla direzione commerciale e marketing – dichiara Delana –. Talvolta, però, è richiesto il mio contributo nella selezione delle strutture alberghiere».
Le nostre schede
Azienda: 3A Antonini
Sedi in Italia e all’estero: quartier generale e stabile commerciale a Verona. Le attività produttive si svolgono all’estero
Riferimento in azienda: Anna Delana
Per contattarla: tel. 045/8291111
Inquadramento nell’organigramma: segretaria di direzione alle dipendenze dell’amministratore
delegato
Accordi diretti con i fornitori: convenzioni con strutture alberghiere a Verona e
nelle destinazioni più frequenti
Utilizzo di voli low cost: sì
Carte di credito utilizzate: carte corporate con addebito su conto corrente aziendale
Testo di Elisabetta Tornatore, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2009
