Il business travel sta vivendo una trasformazione profonda che va ben oltre la semplice organizzazione degli spostamenti aziendali. Se per anni le trasferte sono state considerate principalmente una voce di costo da controllare, oggi si stanno affermando come uno strumento strategico capace di incidere sulla produttività, sulla sostenibilità e persino sulla capacità delle aziende di attrarre e trattenere talenti.
È il quadro emerso durante il SAP Connect Day 2026, dove SAP Concur e Trainline hanno delineato l’evoluzione del settore verso modelli sempre più automatizzati, alimentati dall’intelligenza artificiale e integrati con nuove forme di mobilità. Una direzione confermata anche dalle più recenti analisi del mercato internazionale, che evidenziano come il viaggio d’affari stia assumendo un ruolo crescente nell’employee experience.
L’era del business travel autonomo
Secondo SAP Concur, il futuro della gestione dei viaggi aziendali sarà caratterizzato da processi sempre più autonomi e intelligenti. Al centro della strategia c’è Joule, l’assistente AI di SAP, progettato per accompagnare il dipendente lungo l’intero ciclo della trasferta: dalla richiesta di budget alla prenotazione, fino alla gestione delle spese e dei rimborsi.
L’obiettivo è ridurre drasticamente le attività manuali e consentire ai dipendenti di interagire con il sistema attraverso un linguaggio naturale, ricevendo suggerimenti personalizzati e verifiche automatiche della conformità alle policy aziendali.
«La sfida non è più soltanto digitalizzare il viaggio d’affari, ma costruire un sistema capace di supportare il dipendente in ogni fase del processo», ha spiegato Paul Dear, VP Concur Travel EMEA.
I numeri mostrano come questa trasformazione sia già in corso: la piattaforma Concur Travel è utilizzata da oltre 11.000 aziende in più di 150 Paesi, con oltre 1,3 milioni di transazioni settimanali. L’automazione dei processi ha inoltre contribuito a ridurre del 21% i tempi di gestione delle richieste di assistenza.
La prospettiva indicata da SAP è quella di un modello di “autonomously orchestrated spend”, nel quale prenotazioni, note spese, verifiche di compliance e rimborsi dialogano automaticamente tra loro, garantendo maggiore controllo e visibilità sulla spesa aziendale.
Il treno diventa protagonista della mobilità aziendale
Parallelamente all’evoluzione tecnologica, cambiano anche le modalità di spostamento. In particolare, la mobilità ferroviaria sta assumendo un ruolo sempre più centrale nelle travel policy delle imprese.
La collaborazione tra SAP Concur e Trainline punta infatti a integrare il trasporto su rotaia all’interno dei processi aziendali con lo stesso livello di controllo e tracciabilità tradizionalmente riservato ai viaggi aerei.
Il tema è particolarmente rilevante in Italia, uno dei mercati ferroviari più articolati d’Europa, caratterizzato dalla presenza di diversi operatori, sistemi tariffari dinamici e regole di emissione differenti.
«Le aziende stanno ripensando il concetto stesso di mobilità aziendale», ha sottolineato Alice Coverlizza, VP Partner Solutions di Trainline. «L’obiettivo non è più soltanto spostare le persone, ma offrire la soluzione più efficace in termini di tempo, costi, sostenibilità ed esperienza complessiva».
Anche la diffusione dello standard NDC (New Distribution Capability) sta contribuendo a rendere più trasparente e accessibile l’offerta di servizi di viaggio, ampliando le opportunità di ottimizzazione per le organizzazioni.
Il business travel come strumento per attrarre talenti
Ma la rivoluzione non riguarda soltanto tecnologia e processi. Sempre più aziende stanno infatti iniziando a considerare il business travel come un elemento della propria proposta di valore verso i dipendenti.
Secondo i dati diffusi dal Business Travel Show Europe 2026, la quota di aziende che utilizza le trasferte come leva per attrarre e trattenere talenti è salita dal 18,57% al 20,17% nell’ultimo anno. Tra queste, il 5,88% include la possibilità di effettuare viaggi “bleisure” – combinando lavoro e tempo libero – tra i benefit aziendali, mentre l’1,68% consente formule di workation.
Contestualmente, è diminuita la percentuale di organizzazioni che non considera il viaggio d’affari come uno strumento di employer branding, passata dal 57,14% al 52,1%.
Una tendenza alimentata soprattutto dalle aspettative delle generazioni più giovani. Per molti professionisti appartenenti alle fasce Millennial e Gen Z, infatti, la possibilità di viaggiare per lavoro, conoscere nuovi contesti e prolungare le trasferte con momenti personali rappresenta un fattore distintivo nella scelta del datore di lavoro.
«Il business travel non è più visto esclusivamente come un centro di costo», osserva Louis Magliaro, Executive Vice President del BTN Group. «Sta diventando una componente significativa dell’employee value proposition e un elemento capace di influenzare attrazione, fidelizzazione ed esperienza dei dipendenti».
Un settore al crocevia tra efficienza e benessere
L’evoluzione del business travel riflette un cambiamento più ampio nelle priorità delle imprese. Oltre al controllo dei costi, entrano in gioco temi come sostenibilità, benessere delle persone, compliance, gestione dei rischi e competitività sul mercato del lavoro.
In questo scenario, l’intelligenza artificiale e l’automazione promettono di semplificare la gestione operativa delle trasferte, mentre il viaggio stesso assume una funzione più strategica, diventando parte integrante delle politiche di engagement e retention.
Il risultato è un nuovo modello di mobilità aziendale in cui efficienza organizzativa ed esperienza del dipendente convergono, trasformando il business travel da semplice necessità operativa a leva di valore per l’intera organizzazione.
