Chi si occupa di payroll parte spesso da un’intuizione semplice: il fringe benefit è qualcosa che l’azienda regala, mentre il rimborso di una spesa che il dipendente ha già sostenuto è, per definizione, un’altra cosa — non un arricchimento, ma una semplice restituzione di denaro.
L’intuizione è corretta nella sostanza economica, ma non descrive il quadro normativo attuale. Negli ultimi anni il legislatore ha infatti scelto, in alcuni casi specifici, di equiparare per legge certi rimborsi ai fringe benefit veri e propri, facendoli rientrare nello stesso plafond di esenzione.
È un punto su cui vale la pena essere precisi, perché sbagliarlo in busta paga significa sbagliare il calcolo della soglia di esenzione (1.000 € o 2.000 € annui per il triennio 2025-2027).
Cosa dice oggi la norma sui rimborsi “assimilati” al fringe benefit
L’articolo 51, comma 3, del TUIR — la norma cardine sui fringe benefit – conferma la non concorrenza al reddito del valore dei beni ceduti e dei servizi prestati al lavoratore dipendente, includendo espressamente anche le somme pagate o rimborsate per le utenze domestiche (acqua, gas, energia elettrica) e per le spese di locazione o gli interessi sul mutuo relativi alla prima casa</cite>.
Questo significa che se un’azienda rimborsa al dipendente il canone di locazione della sua abitazione principale, quella somma non è “altro” rispetto al fringe benefit: è fringe benefit a tutti gli effetti, e va conteggiata nel plafond annuo di 1.000/2.000 €. Lo confermano anche i chiarimenti di prassi più recenti, secondo cui rientrano nel computo dei limiti anche le somme erogate o rimborsate dal datore di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche, dell’affitto dell’abitazione principale o degli interessi sul mutuo prima casa, e tali importi, pur essendo ammessi al regime di favore, concorrono integralmente al raggiungimento della soglia di esenzione.
C’è anche un effetto collaterale a cui pochi pensano: se il rimborso del mutuo prima casa viene erogato in esenzione come fringe benefit, il dipendente perde la detrazione fiscale che avrebbe potuto portare in dichiarazione dei redditi, perché quella spesa non è più “rimasta a suo carico”.
Il caso specifico: canone di locazione per chi cambia residenza per lavoro
C’è poi una misura più mirata, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (commi 386-389, L. 207/2024), che riguarda proprio il caso che hai in mente — il dipendente che si trasferisce per motivi di lavoro e prende un appartamento fuori sede. Anche qui, però, il legislatore ha scelto di trattarla come regime assimilato al fringe benefit, non come qualcosa di distinto da esso:
- La Legge di Bilancio 2025 ha previsto la non concorrenza al reddito da lavoro dipendente, per i primi due anni dall’assunzione e nel limite complessivo di 5.000 euro annui, delle somme erogate dai datori di lavoro o rimborsate ai lavoratori per il pagamento dei canoni di locazione e delle spese di manutenzione dei fabbricati presi in locazione;
- si applica solo a chi sposta la residenza di oltre 100 km per motivi lavorativi, con un tetto di 5.000 € annui come franchigia (solo l’eccedenza fa reddito), e con erogabilità limitata ai primi due anni di contratto, per assunzioni a tempo indeterminato effettuate in una finestra temporale specifica;
- è cumulabile, ma non sovrapponibile senza limiti, con la soglia generale del fringe benefit: l’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 4/2025, ha precisato che le due misure, anche quando riguardano spese della stessa natura, sono distinte e fruibili entrambe, nel rispetto dei limiti previsti per ciascuna e a condizione che le somme non superino il costo effettivamente sostenuto dal lavoratore.
Attenzione: questa agevolazione era pensata per i neoassunti del 2025 che cambiano residenza, non per il generico dipendente mandato in trasferta. E infatti la manovra 2026 non ha prorogato la misura per i nuovi assunti dell’anno, che resta applicabile solo a chi è stato assunto nel 2025, per i due anni successivi all’assunzione.
La trasferta di lavoro
Qui però arriva la distinzione che salva la sostanza del ragionamento di molti — semplicemente si applica a un caso diverso da quello dei rimborsi-affitto appena visti.
Quando un dipendente è inviato in trasferta (temporaneamente fuori dalla sede di lavoro abituale, per una missione, un cantiere, un progetto), i rimborsi che riceve per vitto, alloggio e viaggio non sono fringe benefit e non rientrano nel plafond di 1.000/2.000 €. Sono disciplinati da una norma diversa (art. 51, comma 5, del TUIR) e seguono una logica opposta: non sono un vantaggio che arricchisce il dipendente, ma la copertura di un costo che lui sostiene nell’esclusivo interesse dell’azienda, per svolgere l’attività lavorativa fuori dalla sede abituale. Per questo:
- il rimborso analitico (a piè di lista, con documenti) delle spese di vitto, alloggio e viaggio in trasferta è integralmente escluso da reddito, senza tetti legati al fringe benefit;
- esistono regimi alternativi (forfettario o misto) con limiti giornalieri propri, ma sempre estranei al plafond fringe benefit;
- questo vale anche per l’alloggio: se l’azienda paga o rimborsa l’affitto di un appartamento perché il dipendente è temporaneamente distaccato o in missione fuori sede (senza cioè un trasferimento stabile di residenza), quella spesa segue le regole della trasferta, non quelle del fringe benefit.
La differenza chiave, quindi, non è “gratuito vs rimborsato”, ma “vantaggio per la sfera personale del dipendente” vs “costo sostenuto nell’interesse dell’azienda per l’attività lavorativa”. I canoni di locazione della prima casa e i mutui, anche se rimborsati, riguardano la sfera personale del dipendente (dove vive stabilmente) — per questo la legge li ha “agganciati” al fringe benefit. Le spese di trasferta, anche quando pagate a piè di lista senza alcun tetto, riguardano un’esigenza dell’azienda — per questo restano fuori dal fringe benefit a prescindere dall’importo.
E per la mobilità? Auto aziendale, trasferte e abbonamenti
Lo stesso principio si applica, con tre casistiche ben distinte, ai mezzi di trasporto:
1. Auto aziendale a uso promiscuo → è fringe benefit vero e proprio
Quando l’azienda concede un’auto che il dipendente può usare anche per fini privati, si crea un vantaggio economico personale tassabile, calcolato sulle tabelle ACI (leggi qui quelle attualmente in corso di validià, ovvero le Tabelle ACI 2026).
Dal 2025 il calcolo è cambiato: le auto elettriche sono tassate al 10% del costo chilometrico ACI su una percorrenza convenzionale di 15.000 km annui, le ibride plug-in al 20%, mentre le auto tradizionali a benzina, diesel o GPL hanno un’aliquota fissa al 50%, senza più distinzioni legate alle emissioni di CO₂. Questo valore concorre pienamente al reddito imponibile del dipendente (non nel plafond dei 1.000/2.000 €, ma come reddito in busta paga a sé stante).
Un dettaglio operativo utile: se l’auto elettrica viene ricaricata a colonnine pubbliche con una card aziendale, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito con una risposta a interpello del settembre 2025 che questo non costituisce un ulteriore fringe benefit tassato in capo al dipendente, oltre al valore già determinato con le percentuali sopra indicate.
2. Rimborso chilometrico o del biglietto per una trasferta di lavoro → non è fringe benefit
Se il dipendente usa la propria auto, il treno o l’aereo per raggiungere un cliente, un cantiere o una sede diversa da quella abituale, e l’azienda gli rimborsa la spesa (a chilometro o a piè di lista), si applica la stessa logica della trasferta vista sopra: è un costo sostenuto nell’interesse dell’azienda, escluso da reddito indipendentemente dal plafond fringe benefit.
3. Abbonamenti al trasporto pubblico → regime autonomo, ancora diverso
Gli abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale o interregionale pagati o rimborsati dal datore di lavoro seguono una terza via: sono esclusi da reddito con una propria disciplina specifica (art. 51, comma 2, lett. d-bis, TUIR), pensata per incentivare la mobilità sostenibile nel tragitto casa-lavoro. Anche qui, quindi, non si tratta né di un fringe benefit “puro” nel senso del comma 3, né di una spesa di trasferta: è una categoria a sé, con regole proprie.
Tabella di sintesi per rimborsi spese e fringe
| Voce | Natura | Rientra nel plafond fringe benefit (1.000/2.000 €)? |
|---|---|---|
| Beni/servizi ceduti gratuitamente (buoni, gadget, polizze) | Fringe benefit classico | Sì |
| Utenze domestiche rimborsate | Fringe benefit assimilato per legge | Sì |
| Canone locazione/mutuo prima casa rimborsato | Fringe benefit assimilato per legge | Sì |
| Canone locazione per neoassunti che si trasferiscono (>100 km) | Regime agevolato autonomo | No (ma soggetto a proprio tetto di 5.000 €/anno) |
| Vitto/alloggio/viaggio in trasferta di lavoro | Rimborso spese, non benefit | No |
| Auto aziendale a uso promiscuo | Fringe benefit classico | No (tassato come reddito a parte, con % su tabelle ACI) |
| Rimborso km/biglietto per trasferta | Rimborso spese, non benefit | No |
| Abbonamento trasporto pubblico casa-lavoro | Regime autonomo dedicato | No (categoria propria) |
In sintesi
Il criterio “gratuito = benefit, rimborsato = mai benefit” funziona bene per intuire la sostanza economica delle cose, ma la normativa fiscale italiana non lo applica in modo uniforme: per affitti, utenze e mutui della prima casa, il legislatore ha scelto di trattare il rimborso esattamente come un fringe benefit, includendolo nello stesso plafond. Il criterio che davvero separa i due mondi è un altro: se la spesa riguarda la sfera personale del dipendente (dove vive), è (o può diventare) fringe benefit; se riguarda un’esigenza dell’azienda legata a una trasferta o missione fuori sede, è un rimborso spese e resta sempre fuori dal fringe benefit, qualunque sia l’importo.
NOTA – Questo articolo ha finalità informativa generale e non sostituisce una consulenza fiscale o giuslavoristica personalizzata sul singolo caso aziendale.
