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Focus sul travel risk management nell’Acte Forum di Milano

Si è parlato di sicurezza durante l’appuntamento annuale con l’Acte Forum organizzato dall’associazione (scopri di più) a Milano il 14 novembre scorso. La gestione dei rischi di viaggio, infatti, è ormai un imperativo per tutte le aziende. Ed è uno dei grandi motori di cambiamento che stanno rivoluzionando il settore dei viaggi d’affari.

Cambiare il mindset e affrontare il cambiamento

Proprio al cambiamento era dedicata la presentazione di Alessandro Giani, manager, consulente e Consigliere responsabile della formazione di Assochange. Viviamo in una società in costante mutamento e che richiede, dunque, agilità e capacità di adattamento. Un’evidenza che emerge chiara dall’edizione 2018 dell’Osservatorio sul Change Management. Lo studio è stato realizzato da Assochange in collaborazione con la School Of Management del Politecnico di Milano e ha coinvolto un campione di 180 aziende. Rispetto al passato, le imprese mettono in cantiere un numero più elevato di progetti e di durata decisamente inferiore. Iniziative motivate non più dalla riduzione dei costi, ma dalla volontà di sfruttare le opportunità derivanti dalla digital trasformation e di offrire alla clientela nuovi prodotti e servizi.

La sfida per tutti

La sfida futura per tutti, travel manager inclusi? “Occorre cambiare il proprio mindset e attrezzarsi per affrontare il cambiamento”, ha spiegato Giani, che sottolinea anche l’esistenza di strumenti professionali per gestire al meglio I mutamenti dei processi.

Acte Forum, focus su un comparto in crescita

A seguire, come accennato, si è parlato di travel risk management, un ambito che, secondo alcune stime, arriverà a pesare ben 1700 miliardi di dollari entro il 2022. Un volume significativo, tanto che a detta di Rosemarie Caglia, Ceo di Travel for Business e moderatrice di questa sessione, oggi è importante cominciare a parlare di T-Roi, ovvero calcolare l’impatto tangibile (e a volte intangibile) della gestione della sicurezza sulle attività aziendali.

Una grande quantità di rischi

Durante l’Acte Forum Caglia ha anche illustrato alla platea la grande quantità di rischi . evidenti, ma anche più nascosti – in cui i viaggiatori possono incorrere ogni giorno: legali, fiscali, per la persona, per la reputazione e la morale, per la produttività, per gli strumenti di lavoro, ambientali, attacchi esterni. Una moltitudine di insidie che comporta il coinvolgimento di tutta l’azienda, nonché di diversi attori esterni. Dall’ufficio HR, a quello legale, security, fino al travel manager, alle società che forniscono assistenza medica, ai fornitori specializzati nella sicurezza.

Sicurezza anche nei pagamenti

A seguire ha preso la parola Cecilia Pantaleo, Associate Director New Business Development Management, Airplus. La manager ha spiegato come si sta attrezzando sul fronte della sicurezza il mondo dei sistemi di pagamento. Lo scorso settembre, infatti, il legislatore europeo ha approvato l’FD2 e la Strong Customer Authentication. Si tratta di provvedimenti introdotti per arginare il fenomeno delle frodi, ma che rendono più laboriose le procedure d’acquisto. A essere soggetti a questa normativa sono soprattutto siti e app che consentono gli acquisti online, mentre vi sono categorie di acquisti e di sistemi di pagamento che sono considerati meno a rischio e possono essere esentati dalle nuove procedure. E’ il caso, fortunatamente ,dei pagamenti aziendali effettuati su sistemi considerati sicuri. AirPlus, in particolare, si è guadagnata l’esenzione da queste procedure per tutte le sue card.

Monitorare i rischi

Durante l’Acte Forum il tema della sicurezza è stato ripreso da Marco Franzese, Sales Manager IT, Amadeus, che ha sottolineato come, per garantire davvero la sicurezza dei viaggiatori, le aziende debbano compiere un’attività incessante di tracking dei rischi. Solo in tal modo sarà possibile affrontare l’impatto degli eventi imprevisti. Un monitoraggio che coinvolge diversi attori e che vede nell’automazione un elemento di successo imprescindibile.

I 6 fattori chiave della sicurezza

A seguire, sul palco dell’Acte Forum di Milano è salito Andrea Piovan, Corporate Security, Bonatti Spa, che ha raccontato la propria esperienza di esperto della sicurezza. L’esperto ha sottolineato gli elementi che ogni azienda dovrebbe sempre tenere presenti per essere certa di garantire la massima copertura ai propri dipendenti.

1 – Conoscenza

Il primo fattore chiave è la conoscenza: i viaggiatori devono essere sempre adeguatamente aggiornati e messi al corrente dei rischi esistenti nei Paesi delle loro trasferte.

2 – Business relevance

Bisogna analizzare il profilo di rischio dei Paesi e autorizzare solo le trasferte davvero rilevanti per il business, senza dimenticare che i dipendenti in viaggio non sono soggetti alla responsabilità aziendale solo durante le loro attività lavorative, ma 24 ore su 24.

3 – Risorse

E’ indispensabile offrire ai dipendenti le risorse più adeguate ad affrontare le situazioni di rischio. “Sono ancora tante” ha spiegato infatti Piovan “le aziende che non dotano i dipendenti neppure di uno smartphone aziendale”. E ancora, sono molto utili le app in grado di fornire informazioni dettagliate e alert.

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4 – Processo

Il quarto fattore chiave sono i processi: ogni azienda, se convocata davanti a un giudice per rispondere di un danno arrecato a un dipendente in trasferta, deve essere in grado di documentare l’esistenza di procedure strutturate di risk management. E, ha sottolineato Piovan, la gestione del rischio non deve essere avvenire solo in remoto, ma è indispensabile la presenza di un supporto anche “on site”.

5 – Compliance

E’ inutile mettere a punto delle procedure se non se ne monitora la corretta applicazione. Un lavoro che, per avere un’utilità, non può essere occasionale, ma giornaliero, e che passa anche attraverso una giusta comunicazione ai dipendenti riguardo al tema del rischio.

6 – Verifica

Infine, il sesto punto è la verifica: tutti questi punti vanno costantemente verificati. Se manca anche uno solo di questi step le trasferte non sono sicure.

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Diverso è meglio

L’ultima sessione della mattina all’Acte Forum è stata dedicata alla diversità, vista come ricchezza per le aziende. Diversi punti di vista e prospettive alternative aiutano infatti le imprese a trovare vie nuove e originali ai soliti vecchi problemi. Ma a volte la diversità è pericolosa. In alcuni paesi, l’essere diversi è ancora considerato un crimine. Bisogna quindi essere in grado di costruire una travel policy davvero attenta ai bisogni di gruppi diversi di viaggiatori. Ne hanno parlato la consulente Grazia Maria Giordano, Naomi Roland, Security Manager di International SOS, e Franco Zullo, Ceo di Stratego.

La travel policy è un documento vivo e indica l’efficienza dei reparti. Scopri di più. 

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