Il 28 settembre 2026 il Consiglio dell’UE ha adottato formalmente la riforma. Per la prima volta i viaggi d’affari tradizionali (riunioni, conferenze, seminari, formazione) non richiederanno più il certificato A1 preventivo, purché non siano prestati servizi né consegnati beni.
Un’esenzione distinta copre le altre attività di breve durata, fino a tre giorni consecutivi in un periodo di 30 giorni; il settore edile è escluso. Per chi viaggia spesso in più Stati, l’A1 multi-stato potrà valere fino a 24 mesi. Le nuove regole si applicheranno 24 mesi dopo l’entrata in vigore, quindi fino ad allora nulla cambia.
Per molti, tra cui la VDR, l’associazione tedesca del travel management, è un passo avanti ma non basta. Mancano definizioni precise: non è chiaro dove finisca il viaggio d’affari e inizi la prestazione di servizi (fiere, visite ai clienti, workshop, dimostrazioni di prodotto, audit).
Restano aperti il calcolo della regola dei 3/30 giorni e il rischio di un A1 richiesto retroattivamente. Le aziende dovranno inoltre saper dimostrare, su richiesta, di rientrare nell’esenzione. VDR e BT4Europe avevano chiesto un’esenzione fino a 14 giorni. Nel 2024 il 98% dei viaggi d’affari transfrontalieri dalla Germania è durato meno di cinque giorni.
La situazione del certificato A1 in Italia
Le regole sono le stesse. La modifica riguarda i regolamenti UE 883/2004 e 987/2009, quindi si applica anche all’Italia, dove l’A1 lo rilascia l’INPS. Non ci sono a oggi esenzioni o regole specifiche italiane, diverse da quelle europee.
- Tempi: le modifiche sostanziali, inclusi tutti i cambiamenti su requisiti e procedure dell’A1, si applicheranno 24 mesi dopo l’entrata in vigore del regolamento. L’entrata in vigore è fissata al primo giorno del mese successivo alla pubblicazione in Gazzetta ufficiale UE. Si stima il 2028 come momento di applicazione.
- Fino ad allora: oggi l’A1 è formalmente richiesto per qualsiasi attività lavorativa transfrontaliera, anche se per i viaggi d’affari l’applicazione è stata incoerente.
- Sanzioni: il regolamento non introduce sanzioni a livello UE, ma conferma che gli Stati possono applicare sanzioni proporzionate secondo la propria legge nazionale. Le conseguenze pratiche possono quindi variare da Paese a Paese.
- Nuovi paletti: saranno obbligatori un preavviso con richiesta di A1 prima dell’inizio dell’attività e almeno tre mesi di iscrizione previdenziale ininterrotta prima dell’attività transfrontaliera per i dipendenti. Anche in Italia, chi assume personale dall’estero non potrà inviarlo subito in trasferta con A1.
- SEE e Svizzera: le modifiche non si applicano automaticamente a Norvegia, Islanda, Liechtenstein e Svizzera, che richiedono un recepimento separato. Per le trasferte lì, per ora vale il regime attuale.
- Segnalazione INPS: sul sito INPS compare un documento di approfondimento sulla riforma (ESIP Briefing Note).
Comunicazione di distacco
Come segnala anche la VDR, l’esenzione dall’A1 non chiarisce gli obblighi nazionali di notifica. In Italia, per le imprese straniere che distaccano lavoratori nell’ambito di una prestazione di servizi, il D.Lgs. 136/2016 prevede la comunicazione preventiva al Ministero del Lavoro (modello UNI_Distacco_UE), con sanzioni amministrative in caso di omissione.
