Una grossa novità del 2026, quella introdotta dall’articolo 8 del decreto legge 19/2026, noto come decreto PNRR. La norma stabilisce che le comunicazioni inviate da banche e intermediari finanziari sostituiscono integralmente le ricevute cartacee generate dai terminali POS.
Il riferimento normativo si aggancia anche all’art. 119 del Testo Unico Bancario (TUB), che disciplina la trasparenza delle comunicazioni tra istituti di credito e correntisti, attribuendo piena validità giuridica ai rendiconti periodici emessi dalle banche.
Cosa si può usare al posto dello scontrino POS
Sono considerati documenti validi: gli Estratti conto mensili o periodici inviati dalla banca, i Documenti digitali scaricati tramite app di home banking e i Rendiconti ricevuti via email dall’istituto di credito.
Sono coperte tutte le transazioni effettuate con carta di credito, carta di debito, carta prepagata o qualsiasi altra modalità di pagamento elettronico.
I tre requisiti per la validità fiscale degli estratti conto
Affinché l’estratto conto sostituisca efficacemente la ricevuta POS, deve contenere per ogni singola operazione tre elementi obbligatori:
- Data esatta del pagamento
- Importo della transazione
- Beneficiario della transazione (nome del negozio, del professionista o dell’azienda che ha incassato)
Se anche uno solo di questi dati manca, il documento non è ritenuto idoneo ai fini fiscali e non può sostituire lo scontrino.
Cosa cambia per chi lavora e non tiene più tutti gli scontrini
Questo cambiamento ha ricadute concrete in diversi ambiti lavorativi, noti ad esempio per la mobilità aziendale e i viaggi di lavoro, le trasferte con rimborsi spese.
Professionisti in trasferta
Per rimborsare o dedurre una cena di lavoro, un pernottamento o un viaggio pagato con carta, non servirà più conservare la ricevuta originale. Basterà che l’estratto conto riporti nome dell’esercente, data e importo. Se la ricevuta è smarrita o illeggibile (problema frequente con la carta termica), non si perde il diritto alla deduzione.
Imprese ad alto volume di transazioni
In azienda i manager e gli uffici che gestiscono decine o centinaia di pagamenti al giorno non dovrà più dedicare tempo e spazio alla custodia fisica di migliaia di talloncini POS, che rappresentavano un onere burocratico e logistico significativo.
Spese di rappresentanza e costi deducibili
La documentazione bancaria diventa lo strumento principale per attestare la deducibilità di costi aziendali, semplificando la gestione contabile quotidiana.
Conservazione documenti spesa: obbligo inalterato
La semplificazione non elimina il dovere di conservare i documenti. Le regole sono le seguenti:
- I documenti (anche digitali) vanno conservati per un minimo di 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice Civile
- Se si opta per la conservazione digitale, non è sufficiente salvare un PDF in una cartella del computer: occorre adottare sistemi di conservazione elettronica certificata, che garantiscano integrità e autenticità nel tempo, in conformità alle norme vigenti sui documenti informatici
- La conservazione digitale certificata è in realtà più sicura rispetto alla carta, soggetta a usura, smarrimento o deterioramento
Rapporto con il Fisco e i controlli spese bancarie
La relazione illustrativa al decreto chiarisce che la misura non indebolisce affatto i poteri dell’Agenzia delle Entrate e le regole di tassazione dei rimborsi spese. Al contrario. La documentazione bancaria è per natura tracciabile e verificabile, con garanzie di autenticità superiori a quelle di uno scontrino cartaceo. Il Fisco può ricostruire i flussi di denaro con maggiore precisione consultando i dati bancari. Prima di questa legge, l’estratto conto era considerato solo una prova residuale o opzionale; ora diventa uno strumento strutturale e prioritario. La misura si allinea all’orientamento già esplorato dall’Agenzia delle Entrate per i modelli dichiarativi come il 730 e il modello Redditi
