La MICE industry durante il Coronavirus, intervista ad Aim Group International

La Mice industry durante il Coronavirus è alla sua più dura prova, non l’ultima, non l’unica. Prima dell’epidemia Covid 19 ha conosciuto – insieme alla sorella travel industry di cui rappresenta la parte più redditizia per le destinazioni – eruzioni vulcaniche con ceneri (Islanda, Eyjafjallajökull, 20 marzo 2010), tsunami, il crollo delle Torri Gemelle e un lungo elenco di disastri che ne hanno cambiato per sempre la morfologia e con essa le modalità operative. Molto interessante a questo proposito, il confronto che abbiamo avuto con Aim Group International, società specializzata in congressi, meeting e comunicazione che nel 2019 ha organizzato 3.000 event experience per circa 400 clienti associativi e corporate, per un totale di oltre 6.000 giorni-evento.

Premesso che la “clausola di forza maggiore” c’è sempre nei contratti che definiscono il rapporto commerciale tra gli organizzatori di un evento e i committenti, il caso della Mice industry durante il Coronavirus è peculiare per l’impossibilità di stimare l’impatto economico.

Spiega Patrizia Semprebene Buongiorno, VP di Aim Group International: «Si è inceppato un ingranaggio molto complesso e tutto dipende da quanto durerà. Finora abbiamo riprogrammato gli eventi previsti in queste settimane dal mese di giugno in poi, ma ad un certo punto potrebbe crearsi un problema di calendario e date disponibili per le location richieste. Il fattore più critico è proprio il fatto di non riuscire a prevedere, nemmeno l’impatto economico: per questo ci diamo tempo ancora un paio di giorni per ridefinire i nostri piani economici».

Mice industry durante il Coronavirus, la revisione dei budget degli sponsor

E anche questo non è semplice, poiché riprogrammandoli cambia il valore degli stessi.

«Se da una parte gli eventi aziendali sono stati cancellati tout-court e rimangono in attesa di essere ri-schedulati, per quelli associativi il quadro è nettamente differente. Questi ultimi coinvolgono una lunga filiera di soggetti e tra sponsor e partecipanti paganti è necessario offrire una data utile di programmazione. Questo è stato fatto nella più parte dei casi. Tuttavia, gli sponsor potrebbero decidere di rivedere il budget ed è qui che ne cambia il valore. In questo caso, le eventuali perdite economiche sono incalcolabili».

A ciò va aggiunto che l’impatto sulla Mice industry pesa in modo molto diverso su grandi società come Aim Group International e su agenzie di dimensioni minori. La forza dell’essere presenti in tutta Europa, negli Stati Uniti e a Dubai si è fatta sentire proprio in questi giorni di scoppio dell’epidemia da Covid 19.

Leggi qui dell’apertura della sede negli Emirati Arabi Uniti in vista dell’Expo 2020.

La revisione degli obiettivi all’ordine del giorno del MICE

«L’Italia è la sede più colpita, mentre altri uffici europei lo sono meno, ma la crisi è globale e facciamo il punto con i nostri responsabili di tutto il network internazionale puntualmente. A questo proposito rivedremo anche il budget 2020. Intanto la casa madre in Italia è positiva e reattiva, informa i suoi dipendenti nei tre uffici sul territorio che sono tutti funzionanti e incentivano anche lo smart working», argomenta la vice presidente.

I 350 esperti in event management del gruppo, basati in 11 diversi Paesi, hanno gestito oltre 400.000 partecipanti e 410.000 camere d’hotel. In più di 90 destinazioni in tutto il mondo. Tra i più grandi congressi realizzati c’è la Convention Lions Clubs International a Milano, con 25mila delegati.

L’Apimondia World Congress a Montréal, 5mila500 delegati con annessa fiera espositiva ApiExpo e 240 espositori. Ancora, l’Ean European Academy of Neurology ad Oslo, quasi 7.000 delegati. La Siaarti 2019 Icare a Roma, quattromila partecipanti. Infine, il World Tunnel Congress di Napoli per  2mila700 congressisti, premiato più volte a livello internazionale.

Mice industry durante il Coronavirus, il fattore D (durata)

Volendo guardare al domani e nell’impossibilità di fare previsioni o stimare le perdite (approfondisci sulle ipotesi di Federcongressi & eventi), Semprebene Buongiorno riflette più ampiamente sull’effetto di trasformazione della Mice industry.

«Posso dire che siamo abituati ai cataclismi tra guerre e attentati, ma non di questa portata e con questi enormi danni economici per tutto il settore, il timore ora è che possa avere un impatto lungo. Il che comincerebbe ad essere pericoloso. Quanto questo cambierà la meeting industry? Stiamo continuando a proporre di realizzare eventi online trasmessi in streaming o perfino virtual exhibition per far sì che l’evento possa essere seguito anche da remoto, in Aim group il format “ibrido” lo stavamo usando molto e potrebbe esserlo ancora di più», riflette la manager .

Continua: «Qualcosa in questo senso cambierà la Mice industry, così come dopo le Torri Gemelle è cambiata la nostra vita negli aeroporti. Come e cosa non posso ancora saperlo, ma le grandi crisi portano cambiamento nel sistema. Negli eventi rimarrà la paura di mettere insieme le persone, di stare in tanti, di unirsi? Spero che questo non accada perché la ricerca scientifica e medica in questi anni è progredita proprio grazie ai tanti meeting e congressi che hanno consentito la condivisione delle conoscenze e delle best practice. Gli eventi creano un grande valore da tutti i punti di vista e la nostra società non può farne a meno».

I consigli per affrontare il Coronavirus in un’agenzia di eventi

Per concludere, la vice presidente di Aim Group Intenational lascia un consiglio sull’operatività in questo contesto di crisis management. La prima regola: informare in azienda in modo che ogni dipendente possa condividere con i suoi referenti, clienti o interlocutori a vario titolo, conoscenze e programmi, nonché regole in tutta trasparenza.

«Abbiamo fatto così dal primo giorno: comunicazioni su ogni aspetto del Coronavirus. Da cos’è alle linee guida per affrontarlo, così che ognuno di noi ha condiviso con i propri clienti un risk assesment (valutazione del rischio, ndr). Quindi valutare rimborsi, coperture assicurative, altri fattori. Abbiamo coinvolto i nostri legali e informiamo costantemente tutti i componenti dei team, i project manager degli eventi che poi pianificano le azioni con le aziende».

Il primo prodotto è stato un decalogo di linee guida interne, in cui anche gli avvocati hanno dato suggerimenti per la revisione dei contratti. Fin dove possibile e nella misura in cui c’è il supporto della Legge, perchè in qualche caso sono in difficoltà anch’essi.

Stasera con Iapco, l’associazione internazionale degli organizzatori di congressi, si terrà una riunione per uno scambio di informazioni ed esperienze.

Tra gli eventi importanti acquisiti da Aim nel 2019 c’è World Routes 2020 (Milano, 5-9 settembre 2020). L’atteso appuntamento di riferimento per l’industria del trasporto aereo riunirà 5.000 partecipanti. E anche Second Life 50+ Expo (Bruxelles, 2020, 2021 e 2022), dedicato alla cosiddetta silver economy con 20.000 visitatori attesi e 300 espositori.

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Il decreto del CDM che vieta le manifestazioni fino al 3 maggio

Il decreto del 4 marzo sospende fino al 3 aprile 2020 «le manifestazioni, gli eventi e gli spettacoli di qualsiasi natura, inclusi quelli cinematografici e teatrali, svolti in ogni luogo, sia pubblico sia privato, che comportano affollamento di persone tale da non consentire il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro».

Aggiornamento_10 aprile Il decreto del 10 aprile (a questo link) prolunga fino al 3 maggio le disposizioni.

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