Molte aziende pagano i soggiorni in hotel con carte virtuali: numeri di carta generati automaticamente per ogni prenotazione e trasmessi direttamente alla struttura. Il sistema consente di gestire i pagamenti in modo centralizzato, ma il viaggiatore non ha la carta a disposizione e non può usarla in prima persona.
La situazione si complica quando il pagamento è «frazionato»: l’azienda salda camera e colazione, mentre altri servizi, come ristorante o minibar, vanno pagati sul posto. In questi casi il viaggiatore può usare la propria carta personale e poi chiedere il rimborso con una nota spese. Questo comporta lavoro aggiuntivo per chi gestisce le trasferte e per gli uffici amministrativi, soprattutto quando prenotazione, pagamento e riconciliazione contabile (cioè la verifica che ogni spesa corrisponda a una prenotazione e a una fattura) passano da sistemi diversi.
Come funziona
Secondo S4BT, la procedura prevede tre passaggi:
- Il giorno prima dell’arrivo il viaggiatore riceve un messaggio con un link sicuro.
- Aprendo il link dal browser, aggiunge a un portafoglio mobile compatibile la carta virtuale legata alla prenotazione.
- In hotel può pagare in modalità contactless con lo smartphone.
Non è richiesto scaricare o attivare un’app, aspetto che, secondo l’azienda, semplifica l’adozione da parte delle imprese clienti e delle TMC (Travel Management Company, le agenzie specializzate nella gestione dei viaggi d’affari).
Due modelli di pagamento
Il wallet si inserisce nei processi di prenotazione e pagamento esistenti. Gli hotel e i team finanziari, precisa S4BT, non devono modificare le proprie procedure, comprese quelle di riconciliazione.
- Pagamento diretto: viene generata una sola carta virtuale e i dati di prenotazione e pagamento sono inviati all’hotel.
- Pagamento frazionato: vengono generate due carte. La prima, per camera e colazione, segue il normale circuito di pagamento alberghiero. La seconda, per i servizi accessori, viene messa a disposizione del viaggiatore nel suo portafoglio mobile.
Per ogni carta accessibile dal wallet, hotel e viaggiatore attingono allo stesso saldo autorizzato: una somma addebitata da un canale non è più disponibile sull’altro. Questo dovrebbe ridurre il rischio di doppi pagamenti e la necessità di anticipare spese con la carta personale.
Le dichiarazioni
Christopher Hecht, CEO di Trevium e Global Payment Solutions Officer di S4BT, osserva che i viaggiatori sono abituati a pagare con lo smartphone nella vita quotidiana e che un pagamento autorizzato in hotel non dovrebbe essere più complicato. L’obiettivo, spiega, è portare questa modalità nei viaggi d’affari mantenendo controllo e sicurezza.
Lukas Gottschick, Chief Commercial Officer di Pliant, sostiene che il wallet estende la collaborazione con Trevium all’esperienza durante il soggiorno, unendo l’infrastruttura di pagamento di Pliant all’esperienza di Trevium nei processi di pagamento alberghiero.
Il secondo prodotto della partnership
Il wallet segue Guaranteed Transaction Enrichment, lanciato a luglio 2026, che consente ai team finanziari di ricevere dati di transazione completi e validati prima dell’avvio della fatturazione. I due strumenti intervengono in momenti diversi del percorso di pagamento: il primo lato amministrativo, il secondo lato viaggiatore.
