Oltre 2,6 milioni di clienti nel segmento Private e Retail e 39mila aziende clienti nel segmento corporate, serviti attraverso una rete di 703 sportelli bancari, postazioni di self banking (Atm e Pos), ma anche servizi di phone-banking ed e-banking. Questi i numeri di BNL (Banca Nazionale del Lavoro), il sesto gruppo bancario italiano in termini di totale dell’attivo e tra le prime 60 banche in Europa. Fondato nel 1913, nel giugno 2006 l’istituto è stato acquisito dal gruppo francese BNP Paribas, che detiene attualmente il 99% delle quote.
Tramite la capogruppo BNL Spa, basata a Roma, e le società controllate, BNL copre tutte le principali aeree di attività bancaria e finanziaria, dai mutui e prestiti personali, al project finance, al leasing, al factoring, all’international banking. Una serie di attività che rendono necessario, nell’arco dell’anno, lo spostamento di circa 6000 dipendenti, prevalentemente in Italia e in Europa. A gestirne le trasferte e a negoziare gli accordi con i fornitori è Enrico Barbàra, category manager Servizi alle Persone, di Business, di Back Office e Legali: ingegnere elettronico, un master all’Università Bocconi di Milano, Barbàra ha maturato un’esperienza di tre anni in General Electric. Cinque anni fa è entrato a far parte di BNL e da quattro si occupa di business travel, riportando alla Direzione Finanziaria – Servizio Buyer di Gruppo. «Negli ultimi anni le spese di viaggio del gruppo hanno registrato un costante incremento, passando dai 6,3 milioni di euro del 2005 ai 7 del 2006, fino ai 9 milioni previsti per l’anno in corso. Di questi ultimi, circa il 63% sarà generato dai voli aerei – spiega Barbàra -. Il costante aumento delle spese è legato soprattutto alla crescita del numero di trasferte Roma-Parigi, a seguito dell’acquisizione da parte di BNP Paribas». Oltre alla tratta Roma-Parigi, le rotte prenotate più frequentemente dai dipendenti di BNL sono Roma-Milano, Milano-Parigi, Roma-Londra, Roma-Torino.
Ma come si organizza una trasferta in BNL? «La prenotazione dei viaggi passa attraverso una rete di 30 segreterie, per un totale di circa 110 addetti autorizzati a tenere i rapporti con la nostra agenzia di viaggi – dichiara Barbàra -. Ci avvaliamo della collaborazione dell’agenzia Uvet American Express, con la quale abbiamo stipulato un contratto di transaction fee di durata triennale.
«Prima di partire – prosegue Barbàra -, il dipendente richiede l’autorizzazione alla trasferta al proprio diretto responsabile, il quale la gira alla segreteria preposta». Al rientro dal viaggio, il personale compila la classica nota spese cartacea, allegando i giustificativi, e la invia all’ufficio amministrativo per il disbrigo delle operazioni contabili.
E veniamo alla travel policy. «Disponiamo di un regolamento viaggi sviluppato a livello locale sulla base del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro e volto a definire in dettaglio i criteri di rimborso delle note spese. Si tratta di un documento che non consente di sfruttare appieno i risparmi derivanti dagli accordi stipulati con i fornitori ad oggi. Per questo la Direzione Risorse Umane, con la consulenza della Direzione Acquisti, lo sta sottoponendo a una revisione, che verrà ultimata alla fine dell’anno. Un’operazione che consentirà di convogliare tutte le prenotazioni sui fornitori preferenziali, soprattutto nel comparto alberghiero ma anche in quello aereo». Il nuovo documento verrà sviluppato nel rispetto delle linee guida della travel policy globale di BNP Paribas, valide per tutte le società partecipate.
«In tema di accordi commerciali, sono incaricato di condurre le negoziazioni con i vettori italiani mentre le compagnie aeree straniere sono gestite da BNP Paribas a livello globale– sottolinea Barbàra -. Attualmente abbiamo accordi in essere con Alitalia ed Air One, ma anche con Air France e British Airways».
Per concludere, lo stato dell’arte in tema di soluzioni tecnologiche per il business travel. «Quattro anni fa abbiamo implementato il travel tool Biztr@vel, che però ha attualmente un’adoption rate del 20%. Uno dei nostri obiettivi per migliorare la gestione delle trasferte è proprio incentivarne l’utilizzo. Rientra nelle strategie per sveltire i processi, inoltre, la futura implementazione di una soluzione per la compilazione delle note spese e il rimborso, che verrà integrata con i sistemi informativi già esistenti».
Le nostre schede
Azienda: BNL Spa – Via Aldobrandeschi, 300 – 00163 Roma
Sedi in Italia e all’estero: una sede a Roma, a cui si aggiungono altre sedi nella penisola, organizzate per aree territoriali
Riferimento in azienda: Enrico Barbàra
Per contattarlo: tel. 06/47031 – fax 06/66479522
Inquadramento nell’organigramma: Addetto al category management Servizi alle Persone, di Business, di Back Office e Legali all’interno della Direzione Finanziaria – Servizio Buyer di Gruppo
Agenzia: Uvet American Express
Tipo di contratto: transaction fee
Durata del contratto: triennale
Inplant: no
Stp: no
Spese trasferte 2006: 6,3 milioni di euro. Le spese previste per il 2007 ammontano a 9 milioni, di cui circa 5,7 di biglietteria aerea
Tecnologie a supporto: travel tool Biztr@vel. In corso di implementazione anche una soluzione per la gestione delle note spese
Carte di credito utilizzate: la credit card è assegnata a 150 top manager.
Mission N. 6, ottobre 2007 – testo di Elisabetta Tornatore
