Un tema di grande rilievo, oggi, è il come aiutare le aziende a far rispettare le policy delle proprie trasferte pur garantendo a chi viaggia una sufficiente flessibilità.
Roundtrip è una piattaforma completa per la gestione dei viaggi di lavoro, sviluppata da Emerging Travel Group. Offre alle aziende una soluzione semplificata capace di gestire tutti gli aspetti delle trasferte: dalla prenotazione di hotel, voli, transfer e noleggio auto, fino alla gestione delle prenotazioni di gruppo e dei servizi di concierge per dirigenti.
Grazie a un catalogo di oltre 3,3 milioni di strutture ricettive in tutto il mondo e un’ampia gamma di servizi di viaggio, Roundtrip offre alle aziende tariffe B2B esclusive e un’interfaccia intuitiva.
Cosa si può fare con Roundtrip
Gli utenti possono scegliere la soluzione con la posizione migliore tra rinomate catene alberghiere, boutique hotel e appartamenti. In questo modo i travel manager sono in grado di valutare diverse tipologie di alloggio allo scopo di trovare la soluzione più adatta sia alla policy aziendale sulle trasferte che alle preferenze dei dipendenti che viaggiano.
“Noi Roundtrip siamo convinti che prenotare i viaggi di lavoro debba essere comodo e pratico per tutti i manager a qualsiasi livello, per i travel manager all’interno dell’azienda, così come per i viaggiatori stessi. Le aziende che dispongono già di una policy delle trasferte possono caricarla sulla piattaforma per usufruire istantaneamente delle opzioni che la rispettano. Se l’azienda non dispone ancora di una policy, il team di Roundtrip può aiutarla a crearne una su misura in base alle sue esigenze”.
La piattaforma offre alle aziende un’automazione avanzata di tutti i processi relativi alle policy di viaggio e alle autorizzazioni. Le procedure di autorizzazione delle prenotazioni garantiscono un controllo personalizzato sulle prenotazioni di hotel, treni, voli e transfer. Le aziende possono specificare quali prenotazioni necessitano di autorizzazione, quando è sufficiente una notifica o quando non è necessaria alcuna azione. Inoltre, i dipendenti possono prenotare autonomamente i viaggi di lavoro nel rispetto delle policy aziendali, il che consente loro di selezionare hotel in linea con le proprie preferenze.
La piattaforma supporta diverse opzioni di pagamento, tra cui carte di credito, bonifici bancari e pagamento posticipato, e offre policy di viaggio personalizzabili, gestione dei centri di costo e fatture scaricabili. Per la comodità dei viaggiatori, Roundtrip dispone di un’app per dispositivi mobili che consente di accedere rapidamente a tutti i dati necessari relativi alle prenotazioni.
Quali attività o procedure manuali verrebbero eliminate, se un travel manager iniziasse a usare la piattaforma?
“Roundtrip aiuta chi viaggia per lavoro e i manager a risparmiare tempo sull’amministrazione e il coordinamento di routine. Usando un’unica piattaforma è possibile:
- Gestire tutte le trasferte in un solo posto invece di passare da uno strumento e sistema di prenotazione all’altro.
- Monitorare facilmente le trasferte grazie a una supervisione quotidiana chiara di chi è in viaggio, dove e quando e quali servizi sono già stati pagati.
- Evitare la raccolta manuale della documentazione, in quanto le fatture e i documenti di chiusura sono disponibili direttamente nella piattaforma.
- Risparmiare tempo sulla risoluzione di problemi di prenotazione, grazie all’assistenza e ai team di account management di Roundtrip che forniscono supporto rapido e coordinamento con i fornitori quando necessario”.
Quali risparmi misurabili (in termini di tempo, costi, attività amministrative) ottengono solitamente i vostri clienti in seguito all’adozione della piattaforma?
“Sulla base dei nostri dati statistici, i clienti ci riferiscono costantemente che l’uso di Roundtrip consente un risparmio di tempo del 20%, a volte anche di più, e li aiuta a gestire in modo più efficace i budget delle trasferte.
Per illustrare questi risultati, desideriamo condividere alcune recenti storie di successo dei nostri clienti. Ad esempio, il nostro cliente Kiton, un brand italiano della sartoria di lusso, è riuscito a trasformare un sistema di gestione delle trasferte frammentato e informale in un processo di lavoro centralizzato ed efficiente in grado di stare al passo con l’ambiente dinamico di un’azienda luxury. A seguito del passaggio a Roundtrip, i tempi di amministrazione delle trasferte di Kiton si sono ridotti fino al 40%.
Roundtrip ha aiutato anche Ocrim, una società italiana di ingegneria meccanica, a ottimizzare il budget: ora Ocrim risparmia circa il 10-15% sulle prenotazioni rispetto alle soluzioni che usava in precedenza. Roundtrip ha anche contribuito a snellire le prenotazioni di gruppo e di lungo termine, che prima rappresentavano un processo molto dispendioso in termini di tempo. Nel complesso, l’uso di Roundtrip ha permesso al Travel manager di migliorare significativamente la produttività e la soddisfazione del team”.
Che tipo di assistenza fornite quando chi è in viaggio incontra degli inconvenienti o delle emergenze durante la trasferta?
“Ci impegniamo a fornire ai nostri partner un’assistenza clienti eccellente. Seguiamo accordi interni di livello di servizio al fine di garantire un’assistenza tempestiva e rispondere alle richieste entro pochi minuti.
Il settore dei viaggi è complesso e altamente frammentato e coinvolge molteplici componenti, il che significa che possono verificarsi errori in qualsiasi fase. Per ridurre al minimo il rischio di inconvenienti, ogni prenotazione alberghiera effettuata tramite Roundtrip viene sottoposta a un ulteriore controllo preventivo, automatico o manuale, prima del check-in. Il compito del team addetto al controllo preventivo è garantire che il check-in si svolga come previsto. Grazie a questo processo, la maggior parte degli inconvenienti viene risolta in anticipo e l’ospite non se ne accorge nemmeno.
Se un partner dovesse comunque riscontrare un problema con una prenotazione, la nostra priorità è risolvere rapidamente la questione e assicurarci che i nostri ospiti siano seguiti al meglio. Successivamente, esaminiamo ogni singolo caso insieme all’hotel o al fornitore interessato per individuare la causa principale e contribuire a prevenire problemi simili in futuro.
L’assistenza è a disposizione dei nostri clienti un’assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in italiano. I viaggiatori possono contattare il team in diversi modi: tramite richiesta dall’account personale, via e-mail, WhatsApp o per telefono”.
Che tipo di report, analisi e supervisione fornite per aiutare un Travel Manager a dimostrare il valore alla dirigenza dell’azienda?
“I travel manager possono accedere ed esportare facilmente analisi dettagliate direttamente dalla piattaforma. I report coprono tutte le metriche più importanti, tra cui:
- numero di prenotazioni;
- destinazioni delle prenotazioni;
- hotel più prenotati;
- percentuali di cancellazione;
- numero di richieste di assistenza;
- valore medio delle prenotazioni;
- periodi di prenotazione.
I report e le analisi dettagliate dei costi di prenotazione rivelano quali trasferte sono rimaste entro i limiti, dove si sono verificate spese eccessive e in che modo le trasferte incidono sulle finanze complessive. Grazie a queste informazioni è più facile gestire le spese correnti e pianificare con maggiore precisione il futuro, specialmente in periodi di aumento dei prezzi.
È possibile generare report mensili, trimestrali o annuali, il che semplifica il monitoraggio delle tendenze, l’identificazione dei modelli di spesa e l’individuazione di opportunità di ottimizzazione. Tutti i dati vengono archiviati in formato digitale, così i travel manager possono accedere a dati consolidati relativi a qualsiasi periodo senza doverli raccogliere da più fonti.
Queste analisi aiutano i travel manager a dimostrare alla dirigenza il valore del proprio programma di gestione delle trasferte, fornendo una visione chiara delle spese, del comportamento dei viaggiatori, del rispetto delle policy aziendali e delle aree in cui è possibile ottimizzare i costi.
Per le aziende che hanno obiettivi di sostenibilità, la piattaforma fornisce anche report sull’impronta di carbonio, aiutando i travel manager a monitorare e rendicontare l’impatto ambientale dei viaggi di lavoro”.
