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Sempre più aziende italiane si interessano ai self booking tool. Ma nonostante le dichiarazioni ottimistiche di alcuni produttori (come abbiamo accennato nel numero scorso, di recente GetThere, società del gruppo Sabre che propone alle aziende la soluzione DirectCorporate, ha registrato un incremento delle prenotazioni su base annua del 104% nel primo trimestre e del 138% nel secondo), c’è ancora parecchia strada da percorrere prima che questo mercato possa definirsi maturo. Lo dimostra la ridotta distribuzione in Italia dei self booking tool indipendenti, ovvero non legati a un sistema di prenotazione o a un’agenzia. Soluzioni flessibili e dalle ottime prestazioni, alternative ai prodotti messi a punto dai principali gds (e-Travel Aergo-4.3 di Amadeus, Travelport di Galileo, GetThere DirectCorporate di Sabre e Trip Manager di Worldspan) o proposti dai grandi network di business travel (ad esempio Biztravel di Uvet American Express Corporate Travel o le soluzioni studiate da Carlson Wagonlit Travel in partnership con Kds).

I vantaggi dei Sbt indipendenti

Anche se la scelta di un self booking tool dipende da fattori complessi e non può prescindere da un’analisi attenta delle specifiche esigenze aziendali, occorre sottolineare i vantaggi connessi a questo tipo di soluzioni. «Il punto di forza dei self booking tool indipendenti – afferma Francesco Sottosanti, amministratore delegato della società di consulenza The Knowledge Team – consiste proprio nella loro “indipendenza”. Se si implementa un prodotto messo a punto da un’agenzia, infatti, bisognerà mettere in conto l’eventualità di cambiare sistema qualora venga sostituito il fornitore. Una procedura che, ovviamente, implicherà costi elevati e perdite di tempo per l’azienda».

I pareri al riguardo, comunque, sono discordanti. «Ritengo che la maggior parte dei self booking tool indipendenti siano ottimi prodotti – sottolinea Paolo Cereda, e-commerce development manager del gds Sabre -. Il grosso vantaggio delle soluzioni messe a punto dai gds, però, consiste nel fatto che i sistemi di prenotazione sono proprietari dell’host e, dunque, lo conoscono a fondo e sono in grado di utilizzarlo per sviluppare servizi di alta qualità, con un livello di dettaglio decisamente più approfondito rispetto ad altre soluzioni offerte dal mercato. Un plus a cui se ne aggiungono altri di tipo commerciale, derivanti dalle sinergie e dagli accordi possibili tra l’azienda e un’agenzia già cliente del gds.

«In Italia è diffusa l’errata convinzione che l’adozione di un self booking tool messo a punto da un gds vincoli l’azienda all’utilizzo esclusivo di quel servizio di prenotazione. In realtà non è così. GetThere DirectCorporate, ad esempio, la soluzione commercializzata da Sabre, è “multigds”, ovvero consente di accedere ai principali sistemi di prenotazione. Certo, qualora il cliente decida di ricorrere a Sabre, siamo in grado di proporgli “pacchetti” e soluzioni molto competitive da un punto di vista commerciale. Ma questa opportunità non costituisce un vincolo all’utilizzo di altri gds».

«E’ vero che i gds dichiarano che i loro prodotti sono “multigds” – afferma Francesco Sottosanti -. Legittimamente, però, queste soluzioni sono progettate in modo da privilegiare l’accesso al sistema di prenotazione della casa madre. Alla fine, dunque, possono essere piuttosto vincolanti».

Le funzionalità

Ma quali sono le caratteristiche e le funzioni dei prodotti indipendenti? In genere, le soluzioni presenti sul mercato hanno funzionalità simili, che rendono difficile orientarsi tra un prodotto e l’altro. Come le soluzioni sviluppate da gds e agenzie, infatti, sono tutti “Internet based” o “browser based”, e dunque non richiedono da parte dell’azienda l’installazione di alcun software specifico. Attraverso l’apposita password, il dipendente ha la possibilità di accedere alle pagine dedicate alle prenotazioni per mezzo del browser che normalmente utilizza per navigare in Internet. Inoltre, queste soluzioni consentono di prenotare voli, camere d’albergo, autovetture a noleggio presenti nei gds (talvolta possono supportare la prenotazione di biglietti ferroviari e marittimi) nel pieno rispetto della travel policy. I regolamenti aziendali, infatti, vengono inseriti nel sistema, che visualizza automaticamente le tariffe negoziate con i fornitori preferenziali e provvede a gestire le autorizzazioni alla trasferta. Tra le altre funzioni presenti, poi, compaiono la sincronizzazione dei Pnr, la possibilità di impostare diversi profili di utenti, di accedere tramite web alle tariffe proposte dai vettori low cost, la funzione Quick Trip (che memorizza le prenotazioni effettuate in precedenza e velocizza la pianificazione dei viaggi frequenti) e una serie di facilities per il viaggiatore (mappe, possibilità di scegliere il posto in aereo, informazioni meteorologiche o sulle destinazioni). Di solito, infine, i self booking tool indipendenti forniscono report dettagliati che possono includere resoconti sull’aderenza alla travel policy e analisi del mancato risparmio sui servizi di viaggio.

I criteri per la scelta

Viste le performance comuni alle diverse soluzioni, resta da chiedersi quali criteri debbano guidare la scelta del self booking tool più adatto alle esigenze aziendali. «In generale – sottolinea Mimmo Cristofaro, presidente della società Contur, che propone la soluzione Travelmatic -, un self booking tool davvero efficace deve eliminare lo scambio di telefonate, fax e e-mail tra dipendenti, agenzia, incaricati di autorizzare le trasferte e tutti gli altri attori, aumentando l’efficienza del processo a vantaggio di tutti. Se il sistema funziona, l’adoption rate (il tasso di adozione da parte dei dipendenti) deve raggiungere il 90% in tre mesi al massimo e l’implementation time frame deve rispettare la formula di un utente ogni 5-10 minuti».

Tra gli elementi da non sottovalutare quando si sceglie la soluzione più adatta all’azienda spicca, in primo luogo, la possibilità di connettersi a più di un gds e di interfacciare la soluzione con sistemi di back-office (non esistono, attualmente, soluzioni end-to-end, in grado cioè di gestire l’intero processo della trasferta, dalla prenotazione fino alle procedure contabili). Un buon prodotto, inoltre, deve poter consentire un efficace controllo sulla travel policy per garantire all’azienda una reale ottimizzazione dei processi e, dunque, dei costi di trasferta. Sono importanti anche la possibilità di interfacciarsi direttamente con i fornitori, di accedere alle tariffe aeree pubblicate sul web e di utilizzare la soluzione anche come semplice strumento di workflow tra l’azienda e l’agenzia. Infine, per scongiurare il rischio di un tasso d’adozione troppo basso da parte dei dipendenti, occorrerà scegliere un prodotto dotato di un’interfaccia user friendly, meglio se disponibile in lingua italiana.

I protagonisti del mercato

In genere, le soluzioni indipendenti vengono commercializzate attraverso la vendita diretta, oppure per mezzo di partnership strategiche con le principali società di travel management (è il caso, ad esempio, di Kds, che propone le soluzioni Kds Corporate e Kds Portal in collaborazione con il gruppo Carlson Wagonlit Travel). «Travelmatic – dichiara Mimmo Cristofaro – è commercializzato direttamente da Contur senza agenti intermediari. Non esistono, infatti, agenti con una preparazione specifica in questo settore, in grado di spiegare al potenziale utente i vantaggi connessi all’adozione del prodotto, mettendo in luce anche i problemi “occulti” dell’azienda».

Sul fronte del pricing, talvolta è previsto il versamento alla società produttrice di una tariffa d’ingresso, a cui segue il pagamento di una fee periodica calcolata in base al numero di prenotazioni effettuate (a proporre il pagamento di una tariffa periodica sono, ad esempio, Cliqbook di Outtask e Cytric v. 7, il sistema messo a punto dalla società i:fao Aktiengesellschaft). Spesso, poi, l’azienda ottiene una progressiva riduzione dei costi in proporzione all’incremento dell’utilizzo. «Nel caso di Travelmatic – conferma Cristofaro -, il modello di pricing si basa sul numero degli utenti (segretarie, viaggiatori, manager incaricati delle autorizzazioni ecc.) e può variare trimestre dopo trimestre, consentendo alle aziende di iniziare a utilizzare la soluzione in un solo reparto o centro di costo e aumentare gradualmente il numero degli utilizzatori. Noi proponiamo ai nostri clienti sconti sul canone e accettiamo sponsorizzazioni di vettori, alberghi e tour operator».

I player

Per concludere, ecco una veloce panoramica dei principali prodotti esistenti. Cominciamo da BookIt!Corporate, soluzione messa a punto dalla società Datalex, con sede europea a Dublino. Il prodotto si basa sulla piattaforma BookIt! Matrix, che consente l’accesso ai principali gds e crs, alle compagnie ferroviarie e di navigazione e, in più, permette una gestione dinamica della travel policy. Il self booking tool può essere integrato con numerosi prodotti messi a punto da Datalex per una gestione end-to-end del processo, è Internet based e disponibile in diverse lingue.

Cliqbook, invece, è la soluzione per il self booking di grandi imprese e multinazionali sviluppata dalla società di informatica americana Outtask, già proprietaria di sistemi per un ciclo integrato end-to-end del travel management quali Vinnet Expense Management e Cliqbook Agency Travel Management. Multigds, il prodotto è disponibile nelle lingue inglese, francese, franco-canadese e tedesca.

Cytric v. 7 stato progettato da i:fao Aktiengesellschaft, società con sede a Francoforte. Prodotto in continua evoluzione (la prima release risale al 1996), Cytric v. 7 è accessibile in Europa e in Nord America sia attraverso il server di proprietà i:fao sia attraverso server diversi. L’implementazione del sistema può diventare parte del servizio concordato con l’agenzia di viaggio partner, in quanto compatibile con la maggior parte dei sistemi utilizzati dalle agenzie. Offre al travel manager più di 900 Travel Management Setting (Tms), modificabili in tempo reale. È multigds (Amadeus, Galileo e Sabre) e interfacciabile con diversi Erp, quali Sap e con molti sistemi per la gestione delle note spse . Inoltre, supporta il booking ferroviario in molti paesi europei, è integrabile con il portale aziendale e consente l’importazione ed esportazione di dati in excel o in formato Xml.

EasyBooking, invece, è distribuito in Italia dalla società AirPlus International, con sede a Milano. Oltre a permettere l’accesso a oltre 700 vettori e 51mila alberghi, EasyBooking consente di pagare i servizi di viaggio con la carta di credito aziendale. Disponibile in 11 lingue, tra cui l’italiano, si interfaccia con numerosi software per la gestione delle spese, Erp (Sap, Oracle, PeopleSoft, ecc.), marketplace e piattaforme per l’e-procurement (CommerceOne, Sap, Ariba,ecc.). Inoltre, supporta il booking ferroviario in diversi paesi europei

Proseguiamo con eBookEngine, prodotto dalla società Cognosys Software, con uffici in India e in Inghilterra. Strutturato per il mercato asiatico, questo self booking tool ha il vantaggio di essere facilmente interfacciato con diversi programmi per la gestione dei pagamenti online e off-line. Consente inoltre l’integrazione di livelli multipli di travel policy e permette di vedere e creare un Pnr per i voli in lista d’attesa o chiusi: la richiesta di prenotazione appare in coda del gds dell’agente di viaggio e può essere perfezionata manualmente per la conferma. La soluzione è interfacciabile con i principali sistemi di prenotazione e crs, è accessibile via Internet e in modalità Asp ed è multilingue.

iTravelConnect, proposto da Sita Advanced Travel Solutions, è in grado di processare fino a 200 transazioni al secondo e di eseguire 20mila prenotazioni al giorno. La soluzione consente l’accesso a numerosi gds e crs attraverso un’unica interfaccia di facile utilizzo. Aggiornata più volte nel corso degli anni, la piattaforma può essere integrata con ulteriori Api (Application program interface) di facile implementazione.

E veniamo a Kds Corporate e Kds Portal, le soluzioni lanciate dalla società francese Kds, rispettivamente, per le grandi aziende e le pmi. Kds Corporate è multigds e interfacciabile con software per la gestione delle spese, Erp (ad esempio Sap, Oracle, PeopleSoft), marketplace e piattaforme per l’e-procurement, quali CommerceOne, Sap, Ariba. Semplice e intuitivo, è complementare al prodotto Kds Expense. Kds Portal, invece, è ideale per chi ha necessità di integrare nel sistema una travel policy lineare, con livelli gerarchici semplificati. Il sistema consente l’accesso ai principali gds e fornisce il link con i principali fornitori di servizi di viaggio (compagnie ferroviarie, Pegasus, Hertz, Wizcom ecc.).

ResX, di proprietà della società TRX, è utilizzato da oltre 2000 aziende e da 1,6 milioni di business traveller. Grazie alla sua architettura avanzata e aperta, basata sulla tecnologia di Microsoft.Net, è facilmente aggiornabile e si integra con numerosi strumenti di gestione pre-ticketing e post-ticketing già presenti sul mercato e realizzati dalla stessa TRX. Disponibile in sei lingue, tra cui l’italiano, si interfaccia con i principali gds e con 150 siti di vettori.

TravelASP è stato messo a punto dalla società nPorta di Atlanta, in Georgia. Il prodotto, adottato da oltre 125 imprese e da circa 2000 business traveller, consente la prenotazione di 45mila alberghi, voli e autovetture a noleggio e seleziona le tariffe più basse offerte dalle principali compagnie aeree. Offre anche le descrizioni delle strutture alberghiere corredate da foto.

Traveldoo Shop Site, piattaforma progettata dalla società Traveldoo Technologies, automatizza il processo di prenotazione delle trasferte, consentendo l’accesso a directory di compagnie aeree, ferroviarie, hotel, autonoleggio non solo attraverso gds, ma anche attraverso un network di fornitori diretti. Il prodotto garantisce la sicurezza delle transazioni effettuate grazie al protocollo Secure Sockets Layer (SSL) e la certificazione digitale X.509. A detta di Traveldoo Technologies, l’utilizzo della soluzione consente alle imprese un risparmio sui costi di viaggio compreso tra il 10 e il 20%. Il prodotto è interfacciabile con sistemi Erp, sistemi di e-procurement (Ariba, CommerceOne, Sap), software di gestione delle spese e back-office di agenzia.

Concludiamo con Travelmatic, prodotto messo a punto dalla società italiana Contur, fondata e gestita da Mimmo Cristofaro, presidente e amministratore delegato. Si tratta di uno dei più diffusi e collaudati self booking tool disponibili in Italia È infatti utilizzato da 19mila utenti registrati e, a detta, di Contur, l’adoption rate all’interno delle aziende non è mai inferiore al 95%. Travelmatic si interfaccia con Sabre in modalità Api, senza costi aggiuntivi per le aziende clienti, e con tutti i gds (incluso Sabre) in modalità Webservices. Inoltre, può essere integrato con i sistemi Sap e PeopleSoft per la gestione amministrativa e del personale. Disponibile, oltre che in lingua italiana, anche in francese, inglese, tedesco e spagnolo (entro la fine dell’anno saranno disponibili anche versioni in greco, polacco e portoghese), il self booking tool di Contur è stato progettato nel 2000 per venire incontro alle esigenze delle aziende di grandi dimensioni e multinazionali. Con il passare degli anni, però, ha raggiunto una flessibilità tale da poter essere adottato anche dalle piccole imprese. Per questo sono state sviluppate due differenti versioni del prodotto: Lite (priva di autorizzazioni, nota spese ecc.) e Pro, che oltre alla prenotazione integra un ventaglio molto ampio di servizi. Attualmente la soluzione è adottata da 17 aziende, di cui quattro multinazionali, sette medie imprese e sei pmi. Tra i clienti di spicco, segnaliamo Vodafone Italia.

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