Il dibattito europeo sull’intelligenza artificiale nei viaggi d’affari ha cambiato domanda. Non si chiede più se l’IA entrerà nella gestione delle trasferte, ma chi controllerà la logica con cui si prendono le decisioni: i travel manager, i fornitori, le piattaforme tecnologiche o gli agenti software dei singoli dipendenti.
È la tesi di fondo di un nuovo studio che l’associazione tedesca dei travel manager (VDR) ha commissionato all’Università di scienze applicate di Heilbronn, e trova riscontro, con qualche sfumatura, nei sondaggi GBTA e nel dibattito italiano. Il tema è anche di stretta attualità, discusso anche a Vienna durante la conferenza congiunta GBTA + VDR Europe.
Si viaggia, ma con più cautela
La Germania è un buon punto di partenza, perché i numeri vanno controcorrente. Secondo la VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026, basata su un sondaggio a 800 aziende e riferita al 2025, i viaggi d’affari tedeschi sono saliti a 116,1 milioni (+8,3%) nonostante due anni consecutivi di recessione, mentre il costo medio per trasferta è sceso del 4,8%, a 418 euro. A trainare sono le PMI, che generano oltre tre quarti dei viaggi.
Cambia anche la geografia: la quota di trasferte verso il resto d’Europa passa dal 24 al 30%, e sulle tratte nazionali il treno (52%) supera l’aereo (13%). Il presidente VDR Christoph Carnier legge il dato così: le aziende non investono meno nelle relazioni, le scelgono con più selettività. Il 62% si aspetta altra crescita nel 2026, ma quel sondaggio è precedente al conflitto con l’Iran, e un successivo barometro VDR tra le aziende associate, ha restituito un quadro più prudente.
Il resto d’Europa ha vissuto un’altalena di umore. Nel sondaggio GBTA di aprile l’ottimismo globale era sceso dal 59 al 41% rispetto a gennaio, e l’Europa era l’unica regione in cui i pessimisti superavano gli ottimisti (38% contro 21%, a fronte del 58% contro 14% di gennaio); il 92% degli europei indicava la geopolitica come rischio principale. A settembre il clima si è capovolto: il 63% degli operatori si dichiara ottimista (22 punti in più rispetto ad aprile, il livello più alto da ottobre 2024) e tra i buyer europei il 65% prevede budget in aumento.
Resta però un dato strutturale: secondo il GBTA Business Travel Index la spesa mondiale cresce del 7,2% nel 2026, mentre i viaggi solo dell’1,1%; in Europa, circa 600 milioni di trasferte, +0,7%. Si spende di più per viaggiare più o meno quanto prima, ed è esattamente la pressione su costi ed efficienza che lo studio VDR considera una costante, di tutti gli scenari futuri.
IA: tanto interesse, adozione a macchia di leopardo
In Germania, secondo la stessa analisi VDR, circa tre aziende su quattro usano già l’IA per le note spese e per la definizione delle travel policy; le difficoltà maggiori riguardano l’integrazione con i sistemi esistenti e la protezione dei dati.
Il quadro GBTA, che mescola però buyer nordamericani ed europei, è simile ma più sfumato. Ad aprile il 41% dei buyer dichiarava di lavorare attivamente su casi d’uso di IA e un altro 28% di usare funzioni già incorporate negli strumenti di viaggio; la barriera più citata (47%) erano privacy, dati e sicurezza. Una survey di marzo su 269 buyer di Nord America ed Europa mostra però il rovescio della medaglia: il 58% sostiene che l’IA abbia avuto finora poco o nessun impatto sul proprio programma viaggi, pur con aspettative altissime su previsione della spesa (92%), gestione automatica dei disservizi e dei re-booking (89%), assistenza al viaggiatore (85%) e prenotazione conversazionale (83%).
E c’è un dato rivelatore sulla fiducia: il 95% si dice a proprio agio con un’IA che raccomanda voli e hotel a tariffe negoziate, ma la quota scende al 64% quando l’IA deve accedere ai calendari dei dipendenti e al 57% quando deve modificare o cancellare una prenotazione. Pesa anche la frammentazione dei dati: tra i buyer con programmi globali solo il 12% ha una vista consolidata da un’unica fonte. Sul fronte alberghiero, un’altra indagine GBTA prevede che l’uso dell’IA nelle gare per i programmi hotel salga dal 32% al 69%.
Si può desumere: l’IA che suggerisce convince, l’IA che agisce al posto del travel manager convince molto meno. È la faglia che separa, negli scenari VDR, il futuro in cui decidono gli umani da quello in cui decidono i sistemi.
Quattro scenari futuri, con la IA al 2035
Lo studio, guidato dal prof. Stephan Bingemer (Institute of Tourism, Travel & Hospitality, Heilbronn), segue la metodologia dell’European Tourism Futures Institute. Venti aziende tedesche con funzioni di travel management strutturate hanno prima risposto a una horizon scan, poi in workshop (nel 2026) hanno scelto le due variabili che pesano di più e restano più incerte: il grado di autonomia dell’IA e il grado di integrazione tra dati, sistemi e processi. Quindici fornitori (tecnologia, intermediari, fornitori di servizi di viaggio) hanno poi valutato gli scenari dal loro punto di vista. Ecco gli scenari, che riguardano l’area DACH (Germania, Austria, Svizzera) e non sono previsioni nette, non indicano quale futuro sia più probabile o desiderabile, ma lo inquadrano.
1. Proliferazione incontrollata di agenti IA (alta autonomia, bassa integrazione)
Ogni dipendente si affida a più agenti specializzati che organizzano i viaggi in proprio. Per il singolo è un guadagno enorme di efficienza e personalizzazione; per l’organizzazione si perdono trasparenza, coerenza e controllo, e le travel policy si governano solo in parte. Ne escono rafforzati i fornitori (compagnie, hotel), interrogati direttamente dagli agenti, che aggirano in parte gli intermediari. La domanda strategica: quanta perdita di controllo siamo disposti ad accettare in cambio di produttività?
2. Sistema operativo autonomo dei viaggi (alta autonomia, alta integrazione)
Piattaforme end-to-end collegano calendari, ERP, HR, CRM, obiettivi ESG, budget e indicatori di rischio. I dipendenti non inviano più richieste: l’azienda fissa obiettivi e regole, il sistema individua il bisogno di viaggiare, organizza e liquida la trasferta, e può arrivare a generarla da solo. È lo scenario che sposta di più il potere verso i grandi fornitori di tecnologia, mentre la gestione operativa dei viaggi perde importanza e il controllo strategico passa a dati, regole e priorità algoritmiche.
3. Cabina di regia trasparente (bassa autonomia, alta integrazione)
Sistemi pienamente collegati, IA che analizza, simula e raccomanda, ma decisione e responsabilità restano agli umani, con processi tracciabili e verificabili. Lo studio lo descrive come lo scenario con la distribuzione del potere più equilibrata, e con un travel management che acquista peso strategico e responsabilità di governance.
4. Centro di controllo manuale (bassa autonomia, bassa integrazione)
L’IA è ovunque, ma in applicazioni specializzate poco collegate tra loro: frammentazione, vincoli normativi, privacy e resistenze organizzative impediscono l’integrazione end-to-end. Gli umani decidono, ma devono ricomporre informazioni da fonti diverse. Gli intermediari tradizionali (le TMC) restano al centro e le strutture di mercato cambiano poco, ma anche i guadagni di produttività restano limitati.
Ciò che vale in tutti gli scenari
Al di là delle differenze, lo studio individua alcune costanti. Il viaggio d’affari resta rilevante, soprattutto per le trattative basate sulla fiducia e per le interazioni complesse e strategiche (con una cautela onesta: gli stessi autori ricordano che i professionisti intervistati sarebbero i primi a risentire di un calo di importanza delle trasferte, quindi l’ipotesi riflette in parte un interesse di parte). L’IA diventa strutturale: la differenza sta in quanto agisce da sola e in quanto i sistemi sono collegati. La pressione su costi ed efficienza continua. E nella scheda di sintesi VDR compare una quarta costante: automatizzando gli aspetti operativi, l’IA libera risorse per compiti strategici.
Da qui la tesi che attraversa tutto il documento: il ruolo del travel manager si sposta dalla gestione operativa alla governance. Il vantaggio competitivo starebbe meno nel gestire le singole trasferte e più nel saper progettare e controllare i sistemi di IA. Le quattro competenze da costruire, secondo lo studio, sono gestione dei dati, governance dell’IA, progettazione dei processi e compliance, accompagnate da sperimentazione pratica senza legarsi troppo presto a singole tecnologie o fornitori. Non a caso lo studio descrive il futuro del settore anche come una contesa per il controllo di dati, interfacce e regole decisionali.
Il fattore europeo: dati, privacy e regole
La specificità europea emerge soprattutto sul terreno delle regole. Nello scenario 4 lo studio VDR indica proprio requisiti normativi, protezione dei dati e resistenze organizzative tra le cause della frammentazione, e i dati visti sopra (il 47% dei buyer GBTA, le difficoltà citate dalle aziende tedesche) confermano che privacy e sicurezza sono il freno più citato.
Sul piano legislativo, il calendario dell’AI Act è stato appena ritoccato. Con il Digital Omnibus on AI, su cui l’accordo politico è arrivato il 7 maggio 2026 e che secondo i commenti degli studi legali è stato poi formalizzato, gli obblighi per i sistemi ad alto rischio «stand-alone» slittano al 2 dicembre 2027 e quelli per i sistemi incorporati in prodotti regolati al 2 agosto 2028. Restano in vigore i divieti (dal febbraio 2025) e le regole sui modelli di IA di uso generale (dall’agosto 2025). Quanto questo incida sui singoli usi nel travel management dipende dal caso d’uso e va verificato con i propri consulenti legali; qui basta registrare che il quadro è ancora in assestamento.
Il tema IA nei viaggi d’affari in Italia
Il dibattito italiano, fotografato dalla GBTA Conference di Milano del 1 ottobre, ha toni più pragmatici ma una direzione comune. L’Italia è il nono mercato mondiale per spesa in viaggi d’affari (44,4 miliardi di dollari, circa 38,2 miliardi di euro, +7% nel 2026) e il quarto in Europa; la Germania è terza con 89,7 miliardi.
Carlo Alberto Carnevale Maffè (SDA Bocconi) ha invitato i travel manager a passare da coordinatori logistici ad architetti dei processi, dei dati e dei canali, in un settore che si muove verso la distribuzione NDC, i pagamenti con carte virtuali e logiche «API first», con gli agenti IA come possibile acceleratore. Ha inoltre giudicato l’approccio normativo europeo più lento di quello di Stati Uniti e Cina.
La survey «Beyond the Borders», presentata a Milano su 116 travel manager italiani, racconta una realtà più terrena: oltre la metà dichiara che la maggioranza dei dipendenti usa già il self booking fornito dalle TMC, e l’IA compare per ora soprattutto nelle strategie di compagnie aeree e catene alberghiere (controllo delle spese, efficienza operativa).
C’è poi un caso che rende concreti gli scenari: a ottobre CWT ha avviato una procedura di licenziamento collettivo per molti lavoratori, circa metà dell’organico italiano. I sindacati (Filcams-CGIL, Fisascat-CISL, UILTuCS) la leggono come una delle prime procedure in cui l’IA viene usata per ridurre il personale e ne chiedono il ritiro. È un singolo caso, ancora aperto e raccontato soprattutto dalla parte sindacale, ma ricorda che il passaggio dal lavoro operativo alla governance, descritto dallo studio VDR per i travel manager, ha un lato occupazionale su cui il whitepaper non entra.
Spunti e suggerimenti per il travel management
- La domanda giusta riguarda il controllo, non la tecnologia. Chi definisce le regole con cui l’IA opera, e dove si ferma la delega?
- Prima i dati. Con solo il 12% dei buyer globali che ha una vista unica del programma, l’integrazione è il vero collo di bottiglia, prima ancora dell’autonomia.
- Fissare in anticipo la soglia di delega (spunto nostro, non dello studio). I dati GBTA suggeriscono che oggi la fiducia si ferma poco prima delle azioni difficili da annullare, come modificare o cancellare prenotazioni.
- Coltivare le quattro competenze indicate dallo studio (dati, governance dell’IA, progettazione dei processi, compliance) e sperimentare senza vincolarsi a un solo fornitore.
- Tenere aperti più futuri. Gli scenari non dicono cosa accadrà: servono a verificare se la propria organizzazione reggerebbe in ciascuno.
