Non sempre il travel è inquadrato all’interno della funzione Acquisti. Come testimonia l’esperienza di Costan Spa – azienda di Limana (Belluno) leader nell’allestimento di impianti frigoriferi per supermercati e ipermercati con un fatturato di 160 milioni di euro e 950 dipendenti – dove la responsabilità della gestione dei viaggi è affidata al suo direttore amministrativo e finanziario, Luciano Dal Molin. «Quest’area – spiega Dal Molin, quarantatreenne, veneto “doc”, in Costan da tre lustri – mi è stata affidata un paio di anni fa, con l’obiettivo di snellire i processi, conseguire “saving” importanti e tenere sotto controllo i costi. Anche perché negli ultimi tre anni le nostre spese di viaggio sono cresciute a seguito dell’internazionalizzazione del gruppo. Da qui l’esigenza di gestire questi costi con maggiore attenzione e professionalità».
Tra i passi compiuti, di concerto con i vertici aziendali, l’adeguamento della travel policy alle mutate esigenze. In particolare sono stati introdotti massimali di spesa (giornalieri e per tipologia merceologica), regolamentati gli anticipi di cassa e prescritto l’utilizzo della carta di credito come strumento di pagamento. Tutto il personale viaggiante (circa 250 persone di cui 150 frequent flyer) è stato quindi dotato di una carta di credito corporate appoggiata su conto corrente aziendale. «Inoltre – racconta Dal Molin – abbiamo selezionato una nuova agenzia di viaggio, che ci potesse garantire in prospettiva un approccio globale, comparando le offerte di tre diverse realtà operanti a livello worldwide. Ma soprattutto abbiamo lavorato sull’automatizzazione dei processi. A fine 2003, infatti, dopo un anno di analisi e di preparazione, abbiamo adottato un sistema di gestione automatica delle note spese. Il test iniziale ha interessato circa quaranta dipendenti appartenenti a diversi settori aziendali, ma l’utilizzo del tool (Concur, distribuito in Italia da The Knowledge Team) è stato ormai esteso a tutti i viaggiatori».
Ma come funziona il sistema? Il dipendente compila online il modulo di richiesta di missione che viene inviata in automatico al responsabile e, una volta approvata, passa all’ufficio viaggi per le prenotazioni, al personale per la copertura assicurativa e alla cassa per eventuali anticipi. Il tool “cattura” tutte le transazioni effettuate con carta di credito, aggiornandole ogni 24 ore, e le ordina in un “box virtuale” per ciascun utente. Il viaggiatore, in qualunque parte del mondo si trovi (il tool è web based), trova così già parzialmente “precompilata” la sua nota spese, aggiunge quanto pagato in contanti e a fine mese invia automaticamente il rendiconto al proprio responsabile per l’approvazione. A questo punto la nota spese entra direttamente nel programma Erp aziendale, senza dover più digitare alcun dato. «I vantaggi ottenuti sono rilevanti – afferma Dal Molin – sia a livello di costi diretti sia indiretti. Non solo, infatti, è aumentata la compliance alla travel policy, grazie ai controlli automatici sui massimali di spesa. Ma questo ha anche consentito di dirottare il personale precedentemente dedicato su altre attività. Inoltre, l’automazione ha semplificato i flussi interni e abbreviato i tempi di compilazione della nota spese da parte dei viaggiatori e di approvazione dei diretti responsabili, spesso dislocati in sedi diverse. Senza dimenticare che con la diffusione delle carte di credito gli anticipi di contanti si sono ridotti del 70%. Infine, siamo ora in grado di consolidare i dati di spesa e questo ci permetterà di essere più efficaci nelle trattative dirette con i fornitori dei servizi di viaggio, ottenendo ulteriori saving. A regime contiamo di raggiungere risparmi vicini al 15% del totale dei costi di viaggio.
«Insomma, per quanto riguarda il travel – continua Dal Molin – nell’arco di un anno Costan è passata dalla preistoria all’innovazione. Ma questa è solo la prima fase. La prossima sarà l’introduzione di un tool che consenta ai viaggiatori di effettuare direttamente online le prenotazioni dei servizi di viaggio. Mentre lo step ancora successivo, previsto per il 2005, estenderà l’automatizzazione alle altre aziende del gruppo, operanti in Francia, Germania, Inghilterra e Spagna».
Le nostre schede
Azienda: Costan Spa
Sedi in Italia e all’estero: Dieci succursali in Italia, cinque all’estero
Riferimento in azienda: Luciano Dal Molin
Per contattarlo: tel. 0437/968327 – fax 0437/970437
Inquadramento nell’organigramma: direttore amministrativo e finanziario
Agenzia: Bopa Spa
Tipo di contratto: transaction fee
Scadenza contratto: 31.12.2004
Inplant: no
Stp: sì
Spese trasferte 2003: 1,5 milioni di euro tra biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Tecnologie a supporto: Concur per le note spese
Carte di credito utilizzate: CartaSi
