Fuel card: le aziende non possono più farne a meno

C’era una volta la carta carburanti. Timbri, spazi da compilare, dati da riportare, giri  di fatture e di burocrazia. Il tutto, da  moltiplicare “n” volte per quanti erano i veicoli in  uso presso l’azienda. Con l’avvento dei sistemi di  pagamento elettronico dei rifornimenti, tutto  questo si è semplificato notevolmente. E oggi le  fuel card sono diventate uno strumento accessorio  indispensabile per tutti coloro che utilizzano  l’auto per gli spostamenti di lavoro.  In questo servizio MissionFleet intende proporre  ai lettori uno speciale che riassume tutti i vantaggi  dell’utilizzo delle fuel card, come funzionano e  quali sono le più diffuse sul mercato.

I vantaggi delle fuel card
Chi utilizza i sistemi di pagamento elettronici  quando effettua il rifornimento di carburante e  gli acquisti di tutti i servizi erogati dai distributori,  ha almeno dieci buone ragioni per farlo:
1) evita l’utilizzo di denaro contante;  2) riduce i rischi di rapina per i driver;  3) ottiene una dilazione del pagamento;  4) si garantisce condizioni economiche privilegiate  non solo da un unico gestore, ma da  una rete di punti vendita estesa sul territorio  nazionale, se non addirittura in tutta Europa;  5) semplifica gli adempimenti amministrativi;  6) effettua un monitoraggio puntuale sulle spese  di rifornimento;  7) controlla le eventuali anomalie di funzionamento  dei veicoli (per esempio registrando un  consumo anomalo);  8) può programmare e preventivare manutenzioni  e scadenze;  9) pagare il reale valore di acquisto senza spese  aggiuntive;  10) usufruire di servizi assistenziali specializzati e  personalizzati.
Come si può notare, i vantaggi sono molteplici, e  hanno un impatto su tutto il ciclo della mobilità  aziendale e su tutti i reparti dell’impresa: dal fleet  administrator all’ufficio acquisti, dalle risorse  umane al fleet manager, dai driver ai contabili,  dai controller agli uffici di statistica.
Solitamente, l’adozione di una fuel card viene  fatta soprattutto per semplificare la burocrazia e  per ottenere uno sconto maggiore sui rifornimenti:  invece i vantaggi, come illustrato sono anche  molti altri.

Come funzionano
La fuel card è in pratica una carta di credito con  la quale il possessore autorizzato può prelevare  carburante (e altri servizi erogati dai distributori),  fornendo un codice utilizzatore che identifica  l’azienda titolare della carta, un codice segreto  personale, il chilometraggio complessivo del veicolo al momento del rifornimento e firmando lo  scontrino relativo all’operazione, esattamente come  avviene per le carte di credito.
Le fuel card hanno validità fiscale perché espressamente  previsto da una risoluzione ministeriale  (4 luglio 1996) e da un’apposita circolare del ministero  delle Finanze (n. 205/E del 12 agosto  1998). Il gestore della stazione in cui è stato effettuato  il rifornimento tramite fuel card fattura  l’importo erogato alla propria compagnia petrolifera,  la quale provvede a fatturare all’azienda, oppure  al noleggiatore, che a sua volta rifattura al  cliente finale. Ovviamente la fatturazione al  cliente finale è unica e riassuntiva di tutti i consumi  di carburante effettuati nel periodo da tutti  i mezzi aziendali. Questo consente dunque una  semplificazione amministrativa notevole.
La società petrolifera fornisce anche la reportistica,  inviata con periodicità prestabilita, che riassume  i rifornimenti eseguiti nel periodo, il relativo  importo e anche una quantità di dati tratti dagli  scontrini di rifornimento. In questo modo l’azienda  può vedere quanti rifornimenti ha effettuato  ogni singolo veicolo, quanti chilometri ha percorso,  quale è stato il consumo medio.
Le fuel card  sono un sistema di pagamento elettronico molto  sicuro, in particolare quelle (oramai sono molto  diffuse) dotate di microchip, che non sono clonabili.  Tutte le compagnie petrolifere che emettono  fuel card mettono a disposizione dei clienti un  numero verde per bloccare l’utilizzo delle card  smarrite o sottratte.

Gli aspetti amministrativi
La parola d’ordine è “semplificazione”. L’utilizzo  delle fuel card consente una gestione contabile  molto più agevole. Viene inviata un’unica fattura  per ogni singolo periodo che comprende tutti i rifornimenti  di tutti i mezzi compresi nel parco  aziendale. È possibile, in opzione, ricevere una  fattura suddivisa per comparti aziendali, per sedi,  o per reparti, per rendere più agevole l’attribuzione  ai vari centri di costo. La struttura di questo tipo  di fatture consente di evidenziare i costi relativi  a ciascun automezzo nel dettaglio. La semplificazione  amministrativa prevede anche un risparmio  di stampa e di archiviazione: non occorre più,  per esempio, tenere archiviate le schede carburanti  di ogni singolo utente. Il che è un significativo  risparmio di spazio perché, giova ricordarlo,  le carte carburanti devono essere conservate per  un periodo di 10 anni.

I servizi di reportistica
In un periodo in cui le aziende sono concentrate  al massimo sul contenimento dei costi, potere  controllare puntualmente i consumi è fondamentale.  A richiesta, i fornitori di fuel card rilasciano  report sui consumi puntuali di ogni singolo mezzo,  sui consumi medi di ogni driver, statistiche su  sugli  scostamenti eccetera. L’analisi dei dati ha un  impatto significativo e importantissimo anche sugli  aspetti del rispetto ambientale: il monitoraggio  dei consumi e l’applicazione di criteri di correzione  sugli stili di guida dei driver volti alla riduzione  degli sprechi di carburante serve a ridurre le  emissioni di CO2 (la produzione di anidride carbonica  è strettamente correlata all’utilizzo dell’acceleratore,  e quindi ai consumi). L’osservazione della  statistica relativa ai consumi permette di monitorare  lo stato di salute dei motori, e quindi di accelerare  o diminuire la frequenza della manutenzione,  per mantenere la meccanica sempre in ordine  (e quindi ottimizzando le emissioni).

Consumi ed emissioni
Funzione fondamentale delle fuel card è il controllo  dei consumi del parco auto e, di conseguenza,  la possibilità di verificare puntualmente il  livello di emissioni delle vetture e dei veicoli commerciali  che compongono la flotta. Poiché ogni  rifornimento riporta i litri erogati e il chilometraggio  al quale è stato effettuato il pieno, è molto  semplice realizzare una reportistica che verifica  la media dei consumi di ciascun driver. La stretta  correlazione che esiste tra consumi ed emissioni  di CO2 permetterebbe anche un’azione di controllo  sull’inquinamento emesso da ciascun veicolo.  Si potrebbe così verificare il livello di emissioni  effettivo del parco aziendale.

I fornitori di fuel card
Tutti le principali compagnie petrolifere offrono il  servizio di fuel card alle aziende, o direttamente,  oppure attraverso le società di noleggio a lungo  termine. Nelle tabelle che pubblichiamo in questo  servizio (scaricabili sotto in formato Pdf), abbiamo messo a confronto le specifiche  offerte delle otto primarie compagnie e i servizi  accessori alle fuel card.

Testo di Marco Di Pietro, MissionFleet n. 2, marzo-aprile 2009