Fino a poco tempo fa, per ottenere un rimborso spese o per dedurre fiscalmente un costo, bastava quasi sempre conservare scontrini, ricevute e fatture. Oggi non è più così: per alcune spese sostenute durante le trasferte di lavoro diventa fondamentale anche il modo in cui vengono pagate.
A partire dal 2025, è entrato ufficialmente in questo ambito il concetto di pagamento tracciabile. Questo significa che, in molti casi, usare contanti può creare problemi fiscali sia al lavoratore sia all’azienda o al professionista.
Questa serie di novità riguarda dipendenti, Partite IVA e imprese, ma non tutte le spese seguono le stesse regole. Alcune devono obbligatoriamente essere pagate con carta, bancomat o strumenti elettronici. Altre invece possono ancora essere sostenute in contanti senza perdere il diritto al rimborso o alla deduzione fiscale.
Ed è proprio qui che nasce la confusione. Molti pensano, ad esempio, che dal 2025 tutto debba essere pagato con carta. In realtà non è così. Esistono differenze importanti tra spese come hotel, taxi, ristoranti, pedaggi, parcheggi e rimborsi chilometrici. Per questo è utile capire in maniera semplice cosa cambia davvero, chi è coinvolto, quali spese devono essere tracciate, cosa succede se si paga in contanti e quali documenti bisogna conservare.
Ecco una serie di consigli e informazioni utili per evitare errori che potrebbero trasformare un normale rimborso in un costo tassato o non deducibile.
Cosa è cambiato davvero per le spese di trasferta
La novità relative alle spese sostenute durante le trasferte di lavoro sono state introdotte con la Legge di Bilancio 2025 e con i successivi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate. Il principio è abbastanza semplice: alcune spese legate alle trasferte diventano fiscalmente valide solo se pagate con strumenti tracciabili.
Tradotto in modo molto pratico:
- non basta più avere la ricevuta
- bisogna poter dimostrare anche come è stato effettuato il pagamento
Questo significa che, per determinate spese, il pagamento in contanti può far perdere importanti vantaggi fiscali. Nel caso dei dipendenti, il rimborso potrebbe diventare imponibile e quindi essere tassato in busta paga. Nel caso dell’azienda o del professionista, invece, il costo potrebbe non essere più deducibile fiscalmente. In sostanza, il Fisco vuole che alcune spese siano completamente “tracciabili”, cioè verificabili sia nel documento commerciale sia nel metodo di pagamento utilizzato.
A chi sono rivolte le nuove regole
Le nuove disposizioni coinvolgono praticamente tutti i soggetti che lavorano con trasferte, missioni o spostamenti professionali. Nello specifico:
- lavoratori dipendenti
- aziende
- professionisti e Partite IVA
- collaboratori
- committenti che rimborsano spese
Il motivo è semplice: il sistema dei rimborsi oggi collega direttamente il trattamento fiscale del lavoratore con quello dell’impresa o del professionista. Se una spesa non rispetta i requisiti richiesti, il problema non si ferma a una sola parte. Per esempio:
- il dipendente rischia che il rimborso venga tassato
- l’azienda rischia di non poter dedurre il costo
È quindi importante che chi organizza trasferte e chi le effettua seguano le stesse regole operative.
Quali spese devono essere tracciate
Eccoci giunti al punto che crea più dubbi. La prima cosa da precisare è questa: non tutte le spese di trasferta richiedono obbligatoriamente un pagamento elettronico. Le regole attuali distinguono infatti tra spese che devono essere tracciate e spese che possono ancora essere pagate in contanti.
In particolare, devono essere pagate con strumenti tracciabili le spese di:
- hotel e alloggio
- ristoranti e pasti
- taxi
- NCC (noleggio con conducente)
Per queste spese è consigliabile usare strumenti come carta di credito, bancomat, bonifico, app di pagamento elettronico o strumenti collegati a IBAN.
Esistono però diverse spese che continuano a essere fiscalmente valide anche senza pagamento elettronico. Tra queste troviamo:
- rimborso chilometrico (da calcolare tramite le apposite tabelle ACI)
- pedaggi autostradali
- parcheggi
- treni
- autobus
- aerei
- traghetti
- noleggio auto senza conducente
La distinzione può sembrare strana, ma deriva dal fatto che il legislatore ha voluto concentrare l’obbligo soprattutto su alcune tipologie di servizi considerate più “sensibili” dal punto di vista fiscale.
Cosa succede se paghi in contanti
Qui bisogna fare molta attenzione. Se una spesa che richiede tracciabilità viene pagata in contanti, le conseguenze possono essere concrete.
Nel caso del lavoratore dipendente:
- il rimborso potrebbe diventare imponibile
- potrebbero quindi applicarsi tasse e contributi.
Nel caso dell’azienda:
- il costo potrebbe non essere deducibile
- la spesa potrebbe quindi aumentare il carico fiscale dell’impresa
Per i professionisti e le Partite IVA il problema riguarda soprattutto la deducibilità del costo e il corretto trattamento fiscale del rimborso.
Facciamo un esempio molto semplice. Un dipendente va in trasferta, cena in ristorante e paga 70 € in contanti. Anche se conserva lo scontrino, quel rimborso potrebbe non avere più il trattamento fiscale agevolato previsto dalla normativa. Se invece la stessa cena viene pagata con carta o bancomat, il rimborso mantiene il corretto trattamento fiscale. La logica della norma è quindi questa: “Non conta solo quanto hai speso. Conta anche come hai pagato“.
Le differenze tra dipendenti e professionisti
Anche se la regola della tracciabilità riguarda entrambi, dipendenti e professionisti vivono il problema in modo diverso. Per il lavoratore dipendente il tema principale è il rimborso.
Quando la trasferta rispetta tutte le condizioni richieste, il rimborso:
- non viene tassato
- non aumenta lo stipendio imponibile
- non genera contributi aggiuntivi.
Se invece manca la tracciabilità dove richiesta, il rischio è che quelle somme vengano trattate come reddito.
Per i professionisti e le Partite IVA, invece, il punto centrale è la deducibilità fiscale.
Dal 2025 i rimborsi analitici documentati seguono regole più precise e la tracciabilità diventa fondamentale soprattutto per:
- vitto
- alloggio
- taxi e NCC
- spese di rappresentanza
In pratica, il dipendente usa la tracciabilità per mantenere il rimborso “pulito” fiscalmente mentre il professionista la usa soprattutto per mantenere la deducibilità del costo.
Trasferte all’estero: la regola cambia
Una delle novità meno conosciute riguarda le trasferte internazionali. Inizialmente le nuove norme sulla tracciabilità sembravano applicarsi anche alle spese sostenute fuori dall’Italia. Successivamente, però, la normativa è stata modificata.
Oggi il principio generale è questo:
- le spese sostenute in Italia seguono le regole sulla tracciabilità
- le spese sostenute all’estero non sono soggette allo stesso obbligo
Questo significa che una spesa effettuata durante una trasferta internazionale non perde automaticamente validità fiscale se viene pagata in contanti. Naturalmente resta sempre consigliabile utilizzare strumenti elettronici anche all’estero, soprattutto per semplificare controlli, rendicontazioni e gestione amministrativa.
Quali documenti bisogna conservare?
La tracciabilità non elimina l’obbligo di conservare i documenti della spesa. Molti fanno confusione su questo punto e pensano che basti l’estratto conto della carta.
In realtà servono entrambe le cose:
- il documento commerciale della spesa
- la prova del pagamento tracciabile.
Quindi è importante conservare fatture, ricevute scontrini, ricevute POS, conferme di pagamento elettronico, contabili di bonifico o e-mail di conferma dei pagamenti digitali.
Anche quando si utilizza l’estratto conto bancario, è buona norma mostrare soltanto i movimenti collegati alla trasferta, evitando di condividere dati personali non necessari.
In pratica, il sistema corretto oggi è questo:
- conservare il documento della spesa
- conservare la prova del pagamento
- collegare chiaramente quella spesa alla trasferta effettuata
La regole più importanti da ricordare
Le nuove regole sui pagamenti tracciabili durante le trasferte possono sembrare complicate, ma nella pratica seguono una logica abbastanza semplice: il Fisco vuole che alcune spese di trasferta siano completamente verificabili. Per questo motivo oggi non basta più dimostrare di aver sostenuto una spesa. In molti casi bisogna dimostrare anche di averla pagata con strumenti elettronici.
La buona notizia è che, una volta capite le differenze principali, evitare problemi è piuttosto semplice:
- usare carta o bancomat per hotel, ristoranti, taxi e NCC
- conservare sempre ricevute e prove di pagamento
- compilare correttamente note spese e documentazione della trasferta
In questo modo dipendenti, professionisti e aziende possono continuare a gestire rimborsi e trasferte senza rischiare contestazioni fiscali o perdite di deducibilità.
