Le linee guida per eventi e congressi: ultimi aggiornamenti

La Conferenza delle Regioni e delle Province autonome ha aggiornato le “Linee guida per la ripresa delle attività economiche e sociali”. Il documento è stato trasmesso al Presidente del consiglio e al Ministro della salute. Questo affinché le norme possano essere adottate con ordinanza in attuazione dell’articolo 12 del Decreto-legge 65/2021.

Per quanto riguarda il Mice c’è una sola novità rispetto alle regole precedenti, del maggio dello scorso annoLa distanza dei posti a sedere nelle sale convegni rimane infatti di un metro, ma è estendibile negli ambienti al chiuso ad almeno due. Questo in base allo scenario epidemiologico di rischio.

Consulta qui il documento delle linee guida aggiornate a maggio 2021.

Linee guida per eventi e congressi: sì ai buffet

Le indicazioni si applicano a: convegni, congressi, grandi eventi fieristici, convention aziendali ed eventi assimilabili. E vanno integrate, in funzione dello specifico contesto, con quelle relative alla ristorazione. Con particolare riferimento alle modalità a buffet.

Per quanto riguarda questi ultimi, sono consentiti mediante somministrazione da parte di personale incaricato. E’ esclusa, quindi, la possibilità per i clienti di toccare quanto esposto.

I clienti e il personale devono mantenere la distanza. Rimane l’obbligo dell’utilizzo della mascherina. La modalità self service può essere eventualmente consentita. Ma solo per buffet realizzati esclusivamente con prodotti confezionati in monodose. Esattamente come prima.

La distribuzione degli alimenti deve avvenire con modalità che evitino la formazione di assembramenti. Sì, dunque, alla riorganizzazione degli spazi in relazione alla dimensione dei locali. E sì a misure quali segnaletica a terra e barriere. Con l’obiettivo di garantire il distanziamento interpersonale di almeno un metro, durante la fila per l’accesso al buffet.

Nessun limite numerico di partecipanti

Di seguito alcuni punti essenziali delle linee guida per eventi e congressi, utili agli organizzatori di eventi e ai gestori delle location.

▪ Il numero massimo dei partecipanti all’evento deve essere valutato in base alla capienza degli spazi individuati. L’obiettivo è sempre quello di ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale.

Nel caso in cui l’evento fieristico sia frazionato su più sedi/padiglioni, fisicamente separati tra loro, va individuato il numero massimo dei partecipanti per ogni sede/padiglione.

Di conseguenza devono essere utilizzati sistemi di misurazione degli accessi. Non solo. Sono necessarie strategie per limitarli e scaglionarli. Ad esempio, attraverso la prenotazione del giorno e dell’orario di ingresso.

▪ Gli spazi vanno riorganizzati, per garantire l’accesso in modo ordinato. Il fine è di evitare assembramenti e assicurare il mantenimento di almeno 1 metro di separazione. Ad eccezione, chiaramente, delle persone che in base alle disposizioni vigenti non siano soggette al distanziamento interpersonale. Questo aspetto afferisce alla responsabilità individuale.

Se possibile, è sempre meglio organizzare percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.

La schermata della check list per rispettare le linee guida per eventi e congressi

Foto di Dimitri Karastelev su Unsplash

Comunicare le buone norme

Inoltre, occorre predisporre un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione.

Questo significa che deve essere comprensibile anche ai clienti stranieri. Sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a personale addetto. Quest’ultimo è incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione. Ovviamente facendo anche riferimento al senso di responsabilità del visitatore.

Scegliere il digitale e tenere il registro per 14 giorni

Le linee guida suggeriscono di promuovere l’utilizzo di tecnologie digitali per automatizzare i processi organizzativi e partecipativi.

Per esempio, sistema di prenotazione, pagamento ticket, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento, consegna attestati di partecipazione.

Inoltre, nel rispetto della privacy, si deve mantenere un registro delle presenze per una durata di 14 giorni.

La postazione dedicata a segreteria e accoglienza, se non già dotata di barriere fisiche, deve essere eventualmente adeguata.

Si deve consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati. Dunque, si procede alle seguenti prassi:

  • Può essere rilevata la temperatura corporea, impedendo l’accesso in caso di temperatura superiore ai 37,5 gradi
  • Nei guardaroba, gli indumenti e oggetti personali devono essere riposti in sacchetti porta abiti
  • Rendere disponibili prodotti per l’igiene delle mani per gli utenti e per il personale in più punti. E promuoverne l’utilizzo frequente

Distanziamento dei posti a sedere

Nelle sale convegno, i posti a sedere devono prevedere un distanziamento minimo, tra un partecipante e l’altro, frontalmente e lateralmente, di almeno 1 metro. Questo parametro è estendibile negli ambienti al chiuso ad almeno 2 metri. In base cioè allo scenario epidemiologico di rischio.

Rimane infine l’obbligo di utilizzo della mascherina.

Le distanze possono essere ridotte solo ricorrendo a barriere fisiche per prevenire il contagio tramite droplet.

Il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni devono essere riorganizzati per consentire una distanza di sicurezza che permetta a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina.

Gestione dei microfoni e dispostivi tecnologici

I dispositivi e le attrezzature quali microfoni, tastiere, mouse e puntatori laser, devono essere disinfettati. Verificando prima dell’utilizzo iniziale che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Successivamente devono essere protetti da possibili contaminazioni con una pellicola per uso alimentare o clinico.

Possibilmente, si deve sostituire la pellicola a ogni utilizzatore.

Tutti gli uditori e il personale addetto all’assistenza devono indossare la mascherina per tutta la durata delle attività. Procedendo a una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti.

Riorganizzazione aree poster ed espositive

Nelle aree poster, si deve riorganizzare gli spazi in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale.

Va valutato il contingentamento degli accessi e promossa la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti. Eventuali materiali informativi e scientifici possono essere resi disponibili. Ma preferibilmente in espositori con modalità self service, cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani. Oppure ricorrendo a sistemi digitali.

Nelle aree espositive, è bene riorganizzare gli spazi tra le aree dei singoli espositori in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale. Il contingentamento degli accessi ai singoli stand è un altro parametro di valutazione.

Materiali informativi, promozionali e gadget possono essere resi disponibili. Ma preferibilmente in espositori con modalità self service, cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani. Oppure ricorrendo a una fruizione digitale.

Linee guida per eventi e congressi: la disinfezione e il ricambio dell’aria

Deve essere garantita la regolare pulizia e disinfezione degli ambienti.

In ogni caso, al termine di ogni attività di un gruppo di utenti, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle parti comuni.

Mantenere aperte, il più possibile, porte, finestre e vetrate al fine di favorire il ricambio d’aria negli ambienti interni.

L’efficacia degli impianti va verificata in ragione dell’affollamento e del tempo di permanenza degli occupanti. La ragione è di garantire l’adeguatezza delle portate di aria esterna secondo le normative vigenti.

In ogni caso, l’affollamento deve essere correlato all’introduzione di aria da fuori.

Per gli impianti di condizionamento, è obbligatorio, se tecnicamente possibile, escludere totalmente la funzione di ricircolo. Vanno rafforzate ulteriormente le misure per il ricambio di aria naturale e/o attraverso l’impianto. Infine, quando è fermo, si devono pulire i filtri di ricircolo per mantenere i livelli di filtrazione/rimozione adeguati.

Se possibile, va aumentata la capacità filtrante. Sostituendo i filtri esistenti con altri di classe superiore, garantendo il mantenimento delle portate. Nei servizi igienici va mantenuto in funzione continuata l’estrattore d’aria.

Approfondisci i decreti attuativi dei contributi per fiere, congressi e agenzie.

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