Pagamenti digitali e automazione delle note spese rimangono “il cuore” dell’efficienza di gestione del business travel. Il più recente webinar di formazione di Gbta Italia se ne è occupato con panelist d’indubbia competenza come Airplus e Sap Concur. Dal meeting online emerge anzitutto che i due anni di emergenza sanitaria hanno spinto le aziende a una profonda riflessione sulla revisione delle procedure, per ragioni di sicurezza ma anche perché da oggi in poi si torna a viaggiare per lavoro con più consapevolezza delle trasferte poco redditizie.
«L’Osservatorio sul turismo digitale del Politecnico di Milano rileva in processi più efficienti e nell’innovazione i principali booster. Sicurezza, duty of care e sostenibilità sono i nuovi pilastri», osserva Daniele Aulari, country manager di Airplus International.
«La tecnologia in azienda deve essere la spina dorsale del cambiamento, pensiamo debba essere un abilitatore all’interno di un processo diffuso. Lo vediamo molto bene nei pagamenti digitali: paghiamo in Europa in un modo e in Cina usiamo We Chat. I sistemi di Sap Concur dialogano con molteplici piattaforme nel mondo, siamo un connettore che interloquisce con provider di mobilità locale, agenzie di viaggio, carte di credito adattandosi alla fiscalità di ogni Paese», argomenta Gabriele Indrieri, country manager Italia, Malta e Grecia.
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Accelerazione dei pagamenti digitali
Intanto, è in atto un’accelerazione fortissima dei pagamenti digitali dal 2020, in Italia. L’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico milanese rileva il +23% a 145 milioni tra gennaio e giugno 2021. Con impennata di quelli contactless: +66%, a 52 milioni. Infine, nel 2020 l’utilizzo di contante è diminuito del 48%.
Aulari: «A ciò si aggiunga che dopo l’introduzione della Psd2 e a un anno dalla Sca (autenticazione a due fattori), l’e-commerce ha incassato più “abbandoni del carrello” durante le transazioni online. Parallelamente, si è verificato l’aumento degli acquisti da mobile, che conquista il 36% del totale online».
Insomma, se la sicurezza aumenta, con essa anche la complicazione, per quanto riguarda lo shopping sul web.
Come si comportano le aziende?
Da un’indagine su 400 società, Airplus può confermare l’accelerazione dell’e-commerce con conseguente adozione di nuovi sistemi di pagamento e di incasso (il 53% nel BT). Nel Travel lo ha fatto un’azienda su due, in Italia. Ad esempio, hanno attivato canali nuovi per accedere a garanzie sui pagamenti degli hotel.
Nel frattempo, si fanno largo soluzioni di pagamento centralizzate a favore del miglioramento dei flussi di cassa e del capitale circolante. E a vantaggio della sostenibilità finanziaria.
«Prevediamo anche una maggiore diffusione delle carte di pagamento virtuali», aggiunge il manager. Perché? «Sono sicure e semplici da usare, favoriscono l’automazione dei processi, necessaria all’efficienza».
Infatti, al momento della generazione possono essere impostate con i limiti di utilizzo, per quale servizio, in quale valuta. Inoltre, catturano i dati della prenotazione in automatico. Se poi si potesse aggiungere un livello elevato di integrazione tra i sistemi (di booking, note spese, altro), il cerchio dell’efficienza si chiuderebbe.
Purtroppo il 35% delle imprese non ha una integrazione dei dati.
Pagamenti e note spese: Airplus e Sap Concur sono integrati
Sull’integrazione delle tecnologie in azienda si può ancora fare molto.
Spiega Gabriele Indrieri: «Ad esempio, nel processo di rendicontazione: siamo in grado di fornire con Airplus una completa automazione della spesa. Prendiamo la digitalizzazione delle ricevute che in Italia è legalmente equipollente al documento cartaceo, tuttavia questo passaggio è difficile perché a livello globale non c’è omogeneità. Sap Concur è preparata per predisporla».
Un processo paperless in Italia è assolutamente possibile. L’approccio alla fiscalità digitale va coordinato tra travel manager e commercialista dell’azienda.
Continua: «Dozzine di aziende sono passate alla completa gestione digitale delle ricevute. Dopo che sono inviate alla Conservazione Sostitutiva, i tagliandi possono essere buttati, secondo una Legge del 2014».
Serve agilità nell’adattare i processi del BT all’innovazione in corso: questo il suggerimento di chi ogni giorno si misura con la digitalizzazione.
Il manager di Sap Concur cita uno studio di Forrester Research che dimostra come l’organizzazione del lavoro sarà influenzato da questi macro trend:
- Lavoriamo ovunque: cambia l’esperienza di viaggio d’affari stesso e gli spostamenti casa-lavoro. Ci sarà un’armonizzazione di questa modalità iniziata con la pandemia. Il posto di lavoro tradizionale cambierà l’approccio alla mobilità aziendale;
- Necessità di automazione: il business travel si trova al centro di questa esigenza. Come accaduto per l’HR in dieci anni: prima i responsabili del personale si occupavano di time management e cedolini, oggi parlano di esperienza del dipendente e welfare. Perciò andrà creato anche nel BT una organizzazione che supporti una crescita strutturata.
- Ultimo macro trend: la crescita dell’attenzione alla sostenibilità, anche se ancora ferma agli executive nelle aziende. Ma l’Europa sta cambiando le regole di offsetting (compensazione della CO2) e le operazioni di green washing si sposteranno su altri asset. Ecco, qui il business travel può orientare i comportamenti e sarà protagonista nella sostenibilità.
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Sostenibilità attraverso i pagamenti digitali e le note spese
Un’altra domanda cui Airplus risponde è come i sistemi di pagamento supportano la sostenibilità dei viaggi. Anzitutto con la dematerializzazione dei processi (risparmio di carta), poi con la compensazione (green washing) di MyClimate, per cui utilizzando una carta Airplus tutto il processo di pagamento azzera le CO2.
C’è anche un Green Report per riepilogare i dati di consumo di anidride carbonica, certificati da Atmosphere.
Aulari: «Da 10 anni offriamo questo tool che per ogni acquisto misura il consumo di C02 e per i voli filtra per destinazione. Ci sono almeno 4 modalità di calcolo della C02: alcune industrie come le banche usano un metodo.
Nel nostro Green Report sono contemplate tutte. Inoltre, questo calcolo può andare nel Bilancio di Sostenibilità. È anche possibile fare sia delle sintesi annuali sia per un periodo circoscritto».
Indrieri: «Purtroppo le fonti per la misurazione della CO2 sono eterogenee, ma abbiamo una tecnologia in grado di aggregarle.
Spiego: il calcolo delle C02 non è standardizzato, non c’è una regolamentazione cogente. Ogni azienda sceglie lo standard di reporting. Noi a quel punto creiamo un set per aggregare tutte le fonti di dati e realizzare una dashboard in grado di elaborare un report in linea con il Bilancio di Sostenibilità dell’azienda.
Ad esempio, se non consumo carta per i biglietti, l’impatto di carbonio diventa positivo e migliora il risultato finale».
Il professionista sottolinea che il travel manager è al centro della capacità di orientamento della spesa della mobilità. Sap Concur ha collaborato con Airplus e altri partner per raccogliere i dati dell’impronta di carbonio in un unico strumento. In Italia, 1300 aziende sono sue clienti.
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Business travel, lo status quo analizzato da Andrea Giuricin
Dopo due anni di sofferenza, il trasporto aereo è ancora molto lontano dai livelli di normalità pre pandemia.
Lo mette in evidenza Andrea Giuricin, analista esperto dell’industria e con un focus sul business travel. «Europa e Asia Pacifico rimangono le aree più complesse – osserva -, gli Stati Uniti sono ancora a -40% e lo stesso rimarranno i cieli europei nel 2022».
Il quadro offerto durante il webinar di Gbta Italia mostra che in termini di offerta di voli persiste una flessione del 25%, rispetto al 2019. Per un outlook del 2021, i dati di Assaeroporti chiudono l’anno post pandemico con -35% dei passeggeri sul domestico e -70% dell’internazionale, con benchmark sempre sul 2019.
Giuricin: «Il tema della regolazione è chiave: viaggiare è complesso non solo Covid-19, ma anche per requisiti di viaggio negli Stati e in Italia le “Liste Paesi” hanno a lungo frenato sia i viaggi leisure sia quelli d’affari».
Per quanto riguarda la spesa di business travel, le stime di Gbta a livello globale non cambiano: solo nel tardo 2024 torneremo verso il 1.400 miliardi di dollari di due anni fa.
Giuricin fa notare che le liberalizzazioni imprimerebbero un booster. L’esempio più recente viene dalla recentissima liberalizzazione ferroviaria spagnola: i passeggeri dell’agosto scorso sono quasi raddoppiati sull’alta velocità, dopo che la società di Stato (Renfe) è stata affiancata da un competitor.
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