Parola d’ordine: razionalizzare

Francesca Fossi lavora in Fastweb,  il secondo operatore  italiano di servizi di telecomunicazione  su rete fissa,  dal momento dello start up, circa  dieci anni fa. Da otto segue il comparto  del travel, all’interno di un  ufficio preposto ai servizi alle persone  che riporta alla Direzione del  Personale.
«Abbiamo realizzato un modulo di  prenotazione viaggi sulla rete intranet  aziendale a cui possono accedere  tutti i dipendenti. Fastweb ha  una fitta rete di sedi su tutto il territorio  nazionale – racconta Francesca  Fossi –. La travel policy e le  procedure da espletare per un dipendente  che deve affrontare un  viaggio sono le medesime per tutte  le sedi. Il dipendente inserisce tutti  i dati necessari per la richiesta di  trasferta: la tratta, se intende spostarsi in aereo o in treno, le date.  Il sistema invia in automatico  quattro copie del modulo: una al dipendente  come ricevuta, un’altra  all’ufficio viaggi, la terza al responsabile  di costo per l’opportuna approvazione  e l’ultima al responsabile  della direzione di competenza».
La travel policy di Fastweb è molto  rigorosa. «Tramite il modulo, il  dipendente è obbligato a comunicare  l’intenzione di viaggio al proprio  responsabile diretto e il responsabile  del centro di costo deve  esplicitamente approvare il  viaggio».
Nel 2008 la società ha speso circa  3 milioni di euro per i viaggi d’affari  dei suoi dipendenti, quasi tutte  trasferte nazionali. Due milioni di  euro sono stati spesi per la biglietteria  aerea, di cui 1,5 milioni per  voli nazionali. «Nel 2008, mentre  l’incremento delle transazioni effettuate  è aumentato di circa l’80%  rispetto al 2007, il costo dei viaggi  è cresciuto soltanto del 20%». La  tratta percorsa più di frequente è  la Milano-Roma, che lo scorso anno  ha generato ben 700mila euro  di volato. Mentre per la seconda  tratta, la Milano-Napoli, è stata registrata  una spesa di 200mila euro.
«A breve – spiega Fossi – introdurremo  un travel tool perché il nostro  volume d’affari, ormai, è cresciuto  al punto da richiedere un  controllo esterno».
La società ha un accordo quadro  biennale con l’agenzia Carlson Wagonlit  Travel, che emette per conto  di Fastweb tutta la biglietteria aerea  e ferroviaria e i voucher per gli  hotel. Fastweb, a sua volta, paga il
tutto con una carta di credito lodge,  l’Airplus Company Account.  «L’accordo con l’agenzia prevede  che quest’ultima ci proponga sempre  le migliori tariffe sul mercato.  Dal canto nostro, abbiamo stipulato  accordi diretti con le compagnie  aeree, ma anche con le principali  strutture alberghiere, soprattutto  quelle dislocate nelle vicinanze  delle nostre sedi. Sono tutti hotel  dagli standard elevati, mai sotto i  quattro stelle. L’agenzia riceve annualmente  un elenco delle strutture  alberghiere con cui sono state  rinnovate le convenzioni e quando  richiediamo un pernottamento,  controlla la disponibilità delle camere  partendo da quell’elenco».
Negli ultimi mesi, Francesca Fossi  è stata impegnata soprattutto nella  modifica delle abitudini dei viaggiatori,  al fine di razionalizzare le  spese di viaggio. «Abbiamo evidenziato  notevoli margini di miglioramento:  ad esempio, la nostra popolazione  viaggiante prenotava i voli  troppo a ridosso della partenza, lasciandosi  sfuggire le tariffe più  convenienti. Così abbiamo fornito  al direttore del personale, responsabile  di tutte le policy aziendali,  dati che evidenziavano come, fissando  precise regole di comportamento,  fosse possibile diminuire la  spesa in maniera significativa: advance  booking di almeno tre giorni  lavorativi, maggiore utilizzo del  treno rispetto all’aereo (soprattutto  sulla tratta Milano-Roma), permesso  di prenotare un volo solo in  caso di trasferta con andata e ritorno  in giornata. In più, abbiamo  implementato sistemi di video e  audioconferenza, in un’ottica di risparmio,  ma anche di rispetto per
l’ambiente».
Grazie a questi interventi, nel secondo  semestre di quest’anno, Fastweb  prevede un sensibile aumento della spesa di biglietteria ferroviaria  rispetto all’anno precedente.  «Vogliamo spingere i nostri dipendenti  a sostare una notte di più  nella località della trasferta, ma a  viaggiare meno nell’arco del mese  – dichiara Fossi –. Da ciò deriverà  un incremento della spesa in alberghi  e treni, ma al contempo una  forte diminuzione dei volumi di biglietteria  aerea. Quando tutta la  popolazione viaggiante di Fastweb  avrà “metabolizzato” queste direttive,  e avremo implementato il nuovo  travel tool, il dipendente potrà  prenotare le trasferte autonomamente,  con un notevole risparmio  di tempo e risorse».
Infine, per quanto riguarda gli extra,  i dipendenti di Fastweb pagano  in prima persona e poi presentano una nota spese che deve essere  approvata dal loro diretto responsabile.  Solamente i membri  del comitato direttivo e l’amministratore  delegato utilizzano una  carta di credito aziendale.

Le nostre schede
Azienda: 
Fastweb
Sedi in Italia e all’estero: 
quartier generale a Milano e rete su tutto il territorio  nazionale
Riferimento in azienda: 
Francesca Fossi
Numero dei dipendenti: 
3500 in tutta Italia
Per contattarla: 
tel. 02/45451
Inquadramento nell’organigramma: 
travel manager con riferimento alla direzione
personale
Agenzia: 
Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: 
contratto quadro biennale
Scadenza contratto: 
2011
Spese di viaggio nel 2008: 
3 milioni di euro
Numero di biglietti aerei e ferroviari nel 2008: 
27.000 transazioni totali, di cui  7000 voli, 6.000 prenotazioni alberghiere, 13.000 biglietti ferroviari
Carte di credito utilizzate: 
carta Lodge Airplus Company Account per la biglietteria  aerea e le spese alberghiere. Solo i top manager dispongono di una carta di  credito su conto corrente aziendale

Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 5, giugno-luglio 2009

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