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Viaggi d’affari dopo il Coronavirus: parlano i travel manager, tecnologie e assicurazioni

I viaggi d’affari dopo il Coronavirus tra smart working, nuove polizze e strumenti tecnologici. Sono gli elementi che fanno da filo conduttore alla seconda puntata di Road to IMA 2020, appena andata in onda sui nostri canali social media. E che vi riproponiamo in questo articolo, con anche il video da rivedere. Vi facciamo anche una sintesi, ma va assolutamente completata con l’ascolto dei panelist.

Nella prima sessione abbiamo ospitato i travel manager di tre imprese molto differenti per struttura e prodotti. Da Cimolai di Pordenone, azienda italiana specializzata nella progettazione, costruzione e posa in opera di strutture metalliche. A Edison, attiva nei settori dell’approvvigionamento, produzione e vendita di energia elettrica, gas e olio grezzo, controllata interamente dal gruppo francese Électricité de France. Infine la pay TV Sky. Grandi opere, energia e informazione oltre che intrattenimento in tre realtà tutte italiane.

 

viaggi d'affari dopo il Coronavirus

A Martina Capovilla, travel manager di Cimolai Group, abbiamo chiesto a quali garanzie assicurative daranno più importanza. Il suo focus si sposta anche sugli accompagnatori dei dipendenti in viaggio.

«La nostra polizza è già esaustiva in caso di pandemia: non mi ero posta questa domanda fino a oggi, ma dovremo tenerne conto. I dipendenti ce lo hanno chiesto immediatamente. Un trasporto aereo in un centro ospedaliero durante il Coronavirus diventa prioritario. Così come abbiamo constatato che l’interruzione di esercizio non viene rimborsata durante una pandemia salvo franchigie. Proveremo a interrogare la nostra compagnia assicurativa se esiste la possibilità di integrare l’interruzione del servizio durante un caso di epidemia o similari. Farò poi molta attenzione alle prenotazioni per le persone che accompagnano il nostro personale. Chiederò a tutti se hanno sottoscritto un’assicurazione. Sarà sempre più necessario stimolare ad averne una. Poi dal 1° gennaio nel Regno Unito occorrerà un’assicurazione obbligatoria. Un cambiamento importante anche dal punto di vista leisure e non solo del business travel. Non lo dimenticherò tra i consigli di viaggio dell’immediato futuro».

Agenzie di viaggio a garanzia della compliance

Ad Alferio Paolillo, responsabile facility, services & wellbeing in Edison, abbiamo chiesto come sta sviluppando la nuova travel policy. Su tutto una priorità: la prenotazione attraverso l’intermediazione diventa garanzia di compliance.

«Abbiamo continuato a viaggiare durante il lockdown in quanto i servizi essenziali di produzione non sono stati interrotti, seppur le trasferte sono state limitate al minimo essenziale. La ripresa s’intensifica da maggio e abbiamo la necessità di viaggiare in assoluta sicurezza. L’aspetto più critico è quello delle strutture alberghiere, non tanto dei trasporti che riteniamo sufficientemente sotto controllo. Abbiamo emesso linee guida, che riguardano le trasferte domestiche poiché l’internazionale è ancora fermo. La principale accortezza è quella di utilizzare esclusivamente il canale delle agenzie di viaggio per prenotare. Questo perché è in grado di verificare i nostri protocolli e quelli governativi: l’agenzia dovrà aiutarci nei controlli. In secondo luogo richiederemo di anticipare le prenotazioni. Questo perché i limiti di accoglienza possono generare riduzioni della disponibilità alberghiera. Non in ultimo per importanza, abbiamo predisposto consigli pratici sui dispositivi e sulla frequentazione dei ristoranti, un aspetto particolarmente delicato. A tal proposito pagamenti con carte e prenotazione online diventano un must».

Rischi di viaggio

A Sara Pavesi, travel manager di Sky TV, abbiamo chiesto come evolverà il ruolo del travel manager a seguito dell’emergenza sanitaria. Per lei la professione espanderà le competenze e andrà sempre di più a lavorare in sinergia con diversi reparti aziendali.

«Il nostro ruolo si conferma estremamente complesso e trasversale tra le funzioni aziendali. Siamo coinvolti con il duty of care e con il ramo specifico della travel security. Sky si sta occupando con le consociate internazionali di un progetto intitolato Care for People in cui ci occupiamo di come proteggere i colleghi durante i viaggi. Ecco, credo che la figura del TM diventerà strategica dal punto di vista consulenziale. Lavorando con HR e procurement, la mente e il braccio del nostro settore. Poi parliamo di mobility management: questo coinvolgerà il welfare e la nostra intenzione è di spingere la flessibilità dello smart working. I costi di viaggio li consideriamo stazionari e anche al ribasso, con moderata ripresa a fine anno. Abbiamo scoperto che si lavora molto bene da remoto. Continueremo con le travel restrictions, ma non diventeranno travel ban, in definitiva staremo più attenti sui rischi».

viaggi d'affari dopo il Coronavirus

Viaggi d’affari dopo il Coronavirus: tecnologie al centro

Nella seconda sessione. con i partner di Italian Mission Awards 2020 abbiamo parlato di proposizione di valore. I loro osservatori sono di rilievo, gestendo decine di migliaia di pratiche che svelano informazioni preziose.

A Gabriele Indrieri, country manager Italia, Malta e Grecia di Sap Concur, chiediamo di offrirci elementi di riflessione sugli elevati risparmi generati dal suo settore, quello delle note spese digitalizzate. «Il nostro osservatorio su 70 milioni di utenti attivi in 150 Paesi ci mostra un trend di automazione che va spostandosi dalle persone a processi che si appoggiano al digitale per essere più scalabili in un contesto di smart working. Ad esempio gli audit, notoriamente molto labour intensive, oppure la gestione della carta che viene completamente rimossa nella gestione delle note spese. Per non dimenticare una più accentuata responsabilità tra i rischi sia dell’ambiente di lavoro sia dei viaggiatori».

Da Roberto di Leo, Ceo di eMinds, vogliamo sapere come risponderanno i tool tecnologici alle aumentate esigenze di digitalizzazione dei viaggiatori, vuoi per rimanere distanziati vuoi per continuare il percorso di innovazione.

«Sarà molto importante lavorare tra azienda e Tmc per farle diventare un’organizzazione unica. Nei tre bisogni principali: risparmio, aumento dell’efficienza e della redditività. Quali saranno gli strumenti più adeguati? Saremo spettatori di questa creazione. Avere un’organizzazione capace di dialogare in maniera trasversale nella filiera potrà essere una carta per dare risposte più rapide a scenari che oggi è realisticamente inimmaginabile definire. Ma sono ottimista: l’inventiva nei momenti di crisi dà il meglio di sé. Lo smart working ci ha sorpresi per quanto abbia aiutato a focalizzare meglio gli obiettivi. In futuro la mobilità non potrà che essere più forte: noi ci prepariamo a dare soluzioni sempre più velocemente».

Infine, di duty of care e safety come bisogni davanti a tutto ci ha spiegato Massimiliano Zampieron, head of group personal insurance di Aig Europe.

Per l’occasione, l’assicuratore si è messo nei panni del viaggiatore d’affari e spiega: «Se torniamo indietro a vent’anni fa con le Torri Gemelle, il duty of care si spostò sulla sicurezza fisica e sui pericoli di un attacco terroristico. Le assistenze sanitarie erano andate “sullo sfondo”. Oggi si capovolge la situazione: l’epidemia porta i rischi della salute al centro dell’attenzione. Un assist ce lo dà il trasporto aereo che sconsiglia persino di mettersi in viaggio avendo il sospetto di non sentirsi bene. Ecco che la salute diventa un ostacolo alla partenza e il perimetro del duty of care si estende alla comunicazione. Per di più in un contesto globale, di geografia internazionale. Poi sottolineo un rischio che emergerà: prevedo che nell’immediato futuro il viaggio di media distanza si svolgerà in auto più che in treno o in aereo. Tuttavia se parliamo di pericolosità e di rischi, questi mezzi di trasporto sono statisticamente più sicuri. Quindi il duty of care dovrà tenere conto anche di queste valutazioni».

Guarda e ascolta la seconda puntata di Road to IMA 2020

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